Scegliere il software gestionale

La scelta del sistema gestionale è una delle più importanti in azienda.

Il software gestionale è infatti lo strumento organizzativo e di controllo per eccellenza, quello che permette all’azienda di conoscere lo stato della propria attività e la situazione economica e finanziaria.


Il software di norma aiuta a migliorare il lavoro del personale aziendale, sia interno che esterno.
Per questo bisogna sceglierlo con attenzione.

Come faccio a scegliere il software gestionale migliore per me?

Questa domanda capita almeno una volta nella vita di un imprenditore e diventa assillante se la scelta è urgente per far tornare i conti dell’azienda.


Scegliere il software gestionale: valutazione dell'imprenditore

Innanzitutto … un occhio alla specializzazione

Hai un’azienda di impianti e stai cercando un software gestionale?

Benché la scelta da fare sia complessa e importante, c’è una bella notizia per te: esistono software sviluppati sulle esigenze specifiche del tuo settore.

Queste soluzioni si chiamano software (o soluzioni) verticali.

La specializzazione è infatti una delle prime caratteristiche da tenere presenti quando si valuta una soluzione gestionale.
Nella gestione aziendale esistono ovviamente delle funzioni tradizionali, o meglio trasversali.
Si tratta in particolare di quelle funzionalità che permettono di gestire i flussi presenti in qualsiasi azienda: la contabilità, il ciclo attivo, il ciclo passivo, il magazzino sono alcuni esempi.

Accanto a queste funzioni, ci sono però delle gestioni tipiche che connotano i singoli settori.
Per gestire queste esigenze, esistono dei software (detti appunto verticali) che presentano caratteristiche specifiche per quel mercato e che ne determinano il livello di qualità e di idoneità.

Nel settore impiantistico, ad esempio, un’esigenza tipica è quella di gestire le attività per commessa. Dunque un buon software gestionale è quello che permette di dividere costi, ricavi e margine in questa ottica.

A  Completezza funzionale

B  Conoscenza del mercato

C  Funzionalità verticali per il settore

D  Attenzione alle esigenze tipiche

E  Miglioramento dei processi

software specializzato

 

I 4 elementi di un buon software gestionale

Premesso che ogni azienda ha le sue esigenze gestionali in funzione del settore di attività, l’obiettivo primario di un gestionale è quello di portare miglioramenti in termini di organizzazione, uso del tempo e capacità di controllo.

In generale, dopo la specializzazione, sono questi i 4 elementi importanti di un software per la gestione aziendale:

Funzionalità

I software gestiscono tanto, tutto in azienda!
Capire innanzitutto quali sono le priorità gestionali della nostra azienda ci aiuterà ad individuare il software che potremo approfondire e valutare.
Un’azienda commerciale ha infatti bisogno di una efficiente gestione del magazzino, un’azienda meccanica di una completa gestione delle anagrafiche articoli, un’azienda impiantista di un controllo dei costi di commessa in tempo reale. E così via …

Facilità d’uso

Di  norma il sistema gestionale in azienda viene utilizzato da più soggetti, diversi per ruolo, capacità e preparazione informatica.

E’ importante quindi scegliere una soluzione che permetta procedure semplici e magari automatiche.
Certo, stiamo parlando di un software gestionale e dunque di un sistema complesso per definizione.
Non si può pensare di implementarlo senza un adeguato percorso di formazione per le risorse interne all’azienda.

L’aspetto importante da valutare però è che i tempi di apprendimento non siano eccessivamente lunghi e che il software offra delle procedure in grado di velocizzare e semplificare il lavoro quotidiano. Meglio ancora se questo è testimoniato da chi già lo usa.

Apertura verso sistemi esterni

In ogni azienda ci sono delle abitudini lavorative. Ci sono dei software già in uso che le varie persone utilizzano per le proprie attività.

Spesso il “trauma” per il personale aziendale è l’idea di dover abbandonare questi software a causa dell’implementazione del nuovo sistema gestionale.

Non è sempre vero! Molti software gestionali presentano l’importante requisito dell’integrazione con sistemi esterni. Questo vuol dire che sono in grado di scambiare i dati con altre fonti (files Excel, database vari, sistemi CRM…..) per ottimizzare i processi aziendali ed evitare la ripetizione delle stesse procedure o gli errori di trascrizione.

Scalabilità

Le esigenze aziendali cambiano nel tempo, crescono e si modificano.
Per questo anche il software gestionale deve poter “crescere nel tempo”.

L’azienda che lo sceglie deve avere la possibilità di iniziare il progetto utilizzando una prima parte delle funzionalità. Le altre potranno essere implementate nel tempo, man mano che se ne presenti il bisogno.

Questi quattro elementi non possono mancare in un progetto di introduzione o di sostituzione di un sistema gestionale in azienda, indipendentemente dalle dimensioni aziendali, dal settore di appartenenza e dalle risorse coinvolte.

 


I consigli di

Stai dunque scegliendo un sistema gestionale per la tua azienda?

Perfetto ti consiglia di fare le seguenti considerazioni:

Scegli un software per il tuo settore 

Cerca di capire se esistono soluzioni verticali per il tuo mercato. Quindi valutale in base a chi le sviluppa e a quanto conosce il settore.

Valuta fornitori che, tra i loro clienti, hanno aziende simili alla tua. In tal modo potrai relazionarti con persone che conoscono e vivono il tuo settore senza improvvisare.

Non scegliere solo in base al prezzo 

Ricorda che il gestionale diventerà il principale supporto nella gestione della tua azienda.

Non cercare solo il risparmio, potrebbe essere il criterio sbagliato. Cerca di definire un budget per questo investimento. Tieni conto di quello che effettivamente la tua azienda può sostenere ma anche di quali benefici vuoi ottenere in termini di miglioramento ed efficienza.

Il gestionale non è un elemento superfluo e dunque va scelto in base al risultato finale raggiungibile e al fatto che possa garantire un effettivo sviluppo aziendale.

Procedi un pò alla volta 

Una buona idea potrebbe essere quella di procedere a step nell’implementazione del nuovo sistema.

Dai priorità ai flussi strategici o a quelli che, se migliorati, possono davvero dare un valore aggiunto alla tua azienda.

Coinvolgi prima di tutto i collaboratori chiave. Parliamo di quelli che condividono l’idea del cambiamento e quelli che, se dotati di uno strumento efficace, possono davvero migliorare la produttività e l’efficienza.

Affidati ad esperti in organizzazione aziendale  

Stiamo parlando della gestione della tua attività imprenditoriale!

Scegli una società con esperienza, meglio se nel tuo settore, o comunque con consulenti già avviati nella gestione aziendale.
Sono loro infatti che ti accompagneranno nell’evoluzione della tua azienda.

Quando l’azienda vuole controllare i dati in modo puntuale, la necessità di un gestionale è una certezza. Flussi, processi, informazioni non possono essere gestiti senza un idoneo strumento informatico.

E tu hai già fatto la tua scelta? Ti ritrovi nei nostri consigli?

Faccelo sapere e inviaci i tuoi commenti …. oppure contattaci per saperne di più!

 


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