Excel … chi non lo usa?

In ogni azienda, di qualsiasi dimensione e settore, c’è un obiettivo da realizzare: il margine di guadagno.
E c’è un punto di partenza per conseguirlo: la gestione dei dati economici.

Il settore impiantistico non fa eccezione.
Uno fra gli applicativi più diffusi  è senza dubbio Excel, soprattutto per memorizzare le informazioni, impostare un controllo delle attività svolte in cantiere e quindi gestire i dati di commessa.

Perché Excel è così diffuso?

Perché permette di creare e organizzare quantità di dati piuttosto ampie e di risolvere problemi legati principalmente all’elaborazione di questi dati.
Nel caso di un’azienda parliamo dunque dei dati riferiti ai costi, ai ricavi e al margine economico.

Imprenditore che sceglie Excel per la gestione delle commesse

Come lo usano le aziende impiantiste?

Capita spesso che nelle aziende impiantiste vengano realizzati dei modelli gestionali su Excel, più o meno articolati. Questi modelli sono di solito relativi alle commesse, al bilancio, alle spese, alla manodopera.

Facciamo un esempio
Di seguito riportiamo un modello di gestione delle commesse realizzato con Excel in un’azienda impiantista.
L’azienda in questo modo controlla lo stato dei lavori (chiusi o in progress), la programmazione delle attività, il bilancio delle commesse e l’impiego della manodopera:

Gestione con Excel:
controllo delle commesse

Gestione delle commesse con foglio Excel

Gestione con Excel:
elenco commesse da consuntivare

Gestione commesse con Excel: elenco commesse aperte da consuntivare

Gestione con Excel:
riepilogo mensile ore dei dipendenti

Gestione commesse con Excel: riepilogo mensile ore dei dipendenti

Question
I dati utili alla Direzione Aziendale più o meno ci sono.
Ma Excel rappresenta davvero un sistema in grado di soddisfare le esigenze di gestione precisa, completa e attendibile delle informazioni?
E soprattutto … questi dati sono sufficienti per pianificare strategie di sviluppo aziendale?

I vantaggi e i limiti di Excel per la gestione aziendale

Siamo tutti d’accordo nel dire che questo tool si adatta bene alle fasi iniziali di organizzazione aziendale.
Inserire i dati è facile, come pure impostare le tabelle di analisi.
Excel inoltre permette di modificare la struttura delle informazioni con la massima semplicità, senza vincoli rigidi che invece si possono ritrovare nelle applicazioni più complesse.

Ma non ci sono solo vantaggi …

Usato come sistema unico di gestione e di strategia aziendale, Excel presenta infatti rischi e limiti abbastanza elevati.

La stessa facilità di modifica dei dati è un rischio. Come pure la frequenza degli errori nei dati, la difficoltà di aggiornamento dei valori, la non integrazione tra i fogli di calcolo e la difficoltà di eseguire analisi approfondite.
Tutti limiti che un’azienda vive man mano che crescono le attività, le persone da gestire e quindi la quantità di dati da controllare.

Question
Quali sono le reali esigenze di un’azienda impiantista che deve controllare in modo ottimale la commessa e deve essere sicura dei dati economici?

  • massima precisione e sicurezza delle informazioni
  • aggiornamento dei dati di commessa in tempo reale
  • gestione veloce e non ripetuta dei dati
  • interazione ottimale con i clienti
  • condivisione dei valori economici

Passare a un sistema di gestione più strutturato

Quando l’azienda cresce e inizia ad avere esigenze gestionali più complesse, può essere utile valutare il passaggio ad un sistema gestionale ben progettato e verticale per il settore.

Un esempio può essere Perfetto, il sistema gestionale specifico e completo per aziende impiantiste, che offre strumenti innovativi  di analisi e di gestione dei dati.

Il Centro di Controllo della Commessa, in particolare, aiuta l’azienda nell’organizzazione dei dati e sopratutto nell’analisi economica aziendale.

passare da excel al centro di controllo di Perfetto

Il Centro di controllo di Perfetto migliora e rende più efficace il controllo di commessa, grazie agli indicatori visuali immediati e all’interpretazione logica per ogni commessa.

Se l’azienda impiantista cerca un sistema affidabile, con il Centro di Controllo di Perfetto può rispondere alle domande principali sull’andamento delle commesse e dell’attività in generale.
Eccone alcune:

1 quanto ho guadagnato realmente sulla commessa, in valore e in percentuale
2 quanto sto spendendo per l’acquisto dei materiali o per la manodopera
3 come stiamo andando rispetto alle previsioni di guadagno
4 qual è il valore totale dei costi di una commessa
5 qual è l’efficienza della gestione tecnica del cantiere

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Centro di Controllo: helpbox sempre disponibile

Centro di Controllo:
HelpBox sempre disponibile

Centro di controllo: il controllo visuale della commessa

Centro di Controllo:
Controllo visuale della Commessa

Centro di Controllo: l'analisi tecnica della commessa

Centro di Controllo:
Analisi Tecnica della Commessa

Tu da che parte stai: Excel o sistema gestionale?

Lascia un commento! Oppure, se vuoi conoscere meglio uno strumento come Perfetto per la tua azienda

 

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