Se sei un titolare di un’azienda impiantista o un responsabile tecnico di commessa, saprai quanto sia fondamentale tenere sotto controllo i costi delle tue attività. L’analisi dei costi degli impianti non è infatti solo una pratica amministrativa, è piuttosto una strategia per migliorare il rendimento delle commesse.
Spesso chi lavora in un’azienda di impianti trova difficoltà nel calcolare i costi e nell’analizzare l’efficienza dei cantieri. In questo articolo, parleremo delle diverse voci di costo che caratterizzano una commessa, vedremo alcuni strumenti – come Excel – che possono essere utilizzati per i calcoli e consiglieremo le migliori pratiche per l’analisi e la contabilità dei costi.
Analisi dei costi impianti: le principali voci di costo in una commessa
A cosa serve l’analisi dei costi di una commessa di impianti?
Tu che lavori in questo settore lo sai … serve a valutare se la realizzazione di un impianto (o più in generale di una commessa) ha un margine utile rispetto agli investimenti iniziali che richiede.
Per essere però fatta bene, questa analisi deve tener conto, appunto, di tutti i costi della commessa.
Quali sono?
Le principali voci di costo includono materiali, manodopera, attrezzature specializzate e costi generali.
E si possono dividere in due categorie principali: costi diretti e costi indiretti.
Costi diretti di commessa
I costi diretti sono quelli che possono essere direttamente attribuiti senza dubbi a una commessa e sono necessari per la realizzazione dell’impianto. Quindi:
- Materiali: vale a dire il costo delle materie prime, dei componenti (come cavi elettrici, tubazioni idrauliche, dispositivi di controllo e protezione, ecc …) e delle parti necessarie per l’installazione
- Manodopera: si tratta delle spese per gli operai e per i tecnici che lavorano direttamente sull’impianto. Questo include stipendi, ore straordinarie ed eventuali altri oneri sociali
- Macchinari e attrezzature: sono i costi per l’utilizzo di macchine specifiche o per il noleggio di attrezzature essenziali per la realizzazione del progetto
Costi indiretti di commessa
I costi indiretti, invece, sono quei costi che non sono direttamente riconducibili a una commessa specifica ma sono essenziali per il funzionamento dell’azienda. Parliamo quindi di:
- Spese amministrative: sono le spese generali dell’ufficio, stipendi del personale amministrativo, utilizzo di software di gestione e altri costi operativi
- Noleggi e canoni: si tratta dei costi per il noleggio di attrezzature che vengono utilizzate su più progetti
- Costi generali: sono i costi di trasporto, spese legali e altre spese accessorie necessarie per il corretto svolgimento della commessa
L’analisi dei costi aiuta i responsabili delle commesse a fare stime più accurate, elaborare preventivi precisi e realistici e a gestire più efficacemente le risorse.
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Consigli su come fare preventivi di successo?
Misurare i costi di commessa in Excel
Excel è uno degli strumenti più diffusi presso le aziende impiantiste, anche per fare l’analisi dei costi di un impianto.
Molto amato dalle aziende per la sua versatilità e per le sue funzionalità, Excel permette di creare modelli di calcolo dettagliati che possono semplificare molto l’analisi dei costi e il monitoraggio di entrate, uscite, margini di profitto.
Ecco le operazioni che puoi eseguire in Excel per gestire i costi:
1
Catalogazione delle voci di costo
crei tabelle dettagliate con colonne separate per ogni categoria di spesa (cioè materiali, manodopera, macchinari, costi indiretti)
2
Calcoli automatici
usi le formule per aggiornamenti automatici di totali e sotto-totali
3
Analisi dei dati
puoi usare funzioni avanzate come TABELLE PIVOT e CERCA.VERT per analisi dettagliate o per aggregare i dati
4
Visualizzazione dei dati
puoi costruire grafici e dashboard per una rappresentazione visiva e immediata dello stato dei costi
5
Monitoraggio del budget
confronti i costi previsti (budget di commessa) con quelli reali per monitorare l’andamento finanziario del cantiere
6
Previsioni
puoi rilevare e usare le tendenze storiche per prevedere futuri costi e ricavi
7
Reportistica di dettaglio
generi report personalizzati da usare nelle riunioni o anche nelle revisioni periodiche
Excel offre flessibilità nell’elaborazione e nell’analisi dei dati, è vero. Sottolineiamo però che, per le aziende impiantiste, esistono software gestionali specializzati che offrono funzionalità integrate specificamente progettate per il settore degli impianti.
Mentre Excel può essere utile per analisi di base, un software gestionale specialistico offre strumenti specifici per la gestione efficiente di progetti complessi e quindi diventa importante laddove l’azienda abbia bisogno di maggiore precisione, tempestività e affidabilità nel monitorare i costi e i processi aziendali.
Gli indici di efficienza aziendale nell’analisi dei costi impianti
Parliamo adesso di indici di efficienza aziendale … cosa sono?
Sono strumenti fondamentali per valutare le prestazioni di un’azienda, molto collegati all’analisi dei costi.
Nel settore degli impianti, in particolare, questi indicatori possono includere il ritorno sull’investimento (ROI), il margine operativo e il tempo medio per la chiusura di una commessa.
Se misuri questi indici con precisione, non solo puoi capire lo stato di salute finanziaria dell’azienda, ma ottieni anche indicazioni preziose per ottimizzare le attività in corso e future.
Abbiamo visto che Excel può essere utile per calcoli di base sui costi.
Qui però è ancora importante considerare i vantaggi di passare a un software gestionale specializzato, per usare funzionalità avanzate di gestione delle commesse, di monitoraggio dei costi, di ottimizzazione della pianificazione del lavoro e di calcolo degli indici di efficienza aziendale.
Software verticale per impiantisti
Vediamolo allora questo software specializzato.
Il software gestionale verticale può essere un valore aggiunto per le aziende impiantiste, per gestire gli indici di efficienza in modo più efficace e preciso rispetto ai metodi tradizionali.
Ti diamo una lista dei principali indicatori di efficienza che è possibile misurare e gestire con un software verticale per impiantisti:
1
Ritorno sull’Investimento (ROI)
misura il guadagno o la perdita generata su un investimento relativo al suo costo. È essenziale per valutare l’efficacia delle decisioni di investimento in attrezzature, tecnologie o risorse umane
2
Margine operativo
calcola la percentuale di reddito rimanente dopo aver dedotto i costi operativi diretti. È un buon indicatore della salute finanziaria e dell’efficienza operativa dell’azienda
3
Tempo medio per la chiusura di una commessa
misura il guadagno o la perdita generata su un investimento relativo al suo costo. È essenziale per valutare l’efficacia delle decisioni di investimento in attrezzature, tecnologie o risorse umane
4
Rapporto tra preventivi e lavori acquisiti
questo indice misura l’efficacia delle strategie di vendita e di quotazione dell’azienda, indicando quanti dei preventivi elaborati si trasformano in commesse
5
Tasso di utilizzo delle risorse
valuta quanto efficacemente l’azienda utilizza le sue risorse, inclusi macchinari, attrezzature e personale. Un utilizzo ottimale delle risorse può significare minori tempi morti, minori costi e maggiore produttività
6
Costo medio per commessa
rappresenta la somma totale dei costi (diretti e indiretti) divisa per il numero di commesse completate in un determinato periodo. Aiuta a migliorare la precisione dei futuri preventivi in base ai dati storici dei costi reali di commessa
Usare gli indicatori per migliorare la preventivazione
L’analisi degli indicatori di efficienza aziendale è molto legata al processo di preventivazione nelle aziende di impianti. Dai costi, infatti, dipendono redazione dell’offerta, calcolo del prezzo, gestione della commessa, fatturazione.
Preventivazione e analisi degli indicatori sono legati per due motivi principali:
MOTIVO 1
La preventivazione incide sulla precisione degli indicatori
il processo di preventivazione fornisce i dati iniziali per costruire i diversi indicatori di efficienza. Una preventivazione precisa aiuta infatti a stimare realisticamente i costi e i ricavi di una commessa, stime essenziali per calcolare gli indicatori (come, ad esempio, il ROI o il costo medio).
Se l’azienda non ha una buona preventivazione, dunque, questi indicatori potrebbero non riflettere precisamente la realtà operativa e finanziaria dell’azienda, portando a decisioni basate su dati errati
MOTIVO 2
Gli indicatori migliorano la preventivazione
d’altra parte, l’analisi continua degli indicatori di efficienza consente di affinare il processo di preventivazione. Ad esempio, comprendere il Costo Medio per Commessa attraverso dati storici aiuta a migliorare la precisione delle stime dei costi per commesse future.
Inoltre, analizzando l’indice di Margine Operativo, le aziende possono determinare quali tipi di commesse tendono a generare maggiori profitti, influenzando così le decisioni su quali commesse realizzare o evitare
C’è quindi un rapporto continuo tra preventivazione e analisi dei costi tramite gli indicatori di efficienza.
Quando una commessa viene completata, l’analisi dei costi effettivi rispetto ai costi preventivati fornisce informazioni preziose che possono essere utilizzate per affinare ulteriormente le tecniche di preventivazione. Possiamo parlare quindi di apprendimento continuo per il benessere dell’azienda.
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Analisi e contabilità dei costi: best practices
Per gli impiantisti, la gestione precisa della contabilità e l’analisi dei costi sono attività fondamentali per il massimo rendimento delle commesse.
Vediamo allora alcune best practices che possono aiutarti a ottimizzare questo processo:
1
Stabilisci procedure chiare e standard di contabilità
per la registrazione e il controllo dei costi. Utilizza categorie di spesa coerenti e assicurati che tutte le voci di costo siano documentate in modo uniforme. Questo aiuta a ridurre gli errori e facilita anche l’analisi dei dati nel tempo
2
Esegui un controllo regolare e costante
per monitorare i costi reali di commessa rispetto al budget preventivato. Questo non solo permette di identificare rapidamente gli scostamenti, ma offre anche l’opportunità di intervenire velocemente per correggere l’andamento della commessa
3
Adotta un software gestionale specialistico
che integri contabilità, amministrazione e gestione di commessa. In questo modo riesci ad automatizzare la raccolta dei dati e generare report dettagliati su costi, ricavi, incassi e pagamenti per commessa
4
Calcola il margine di contribuzione
per ciascuna commessa, per valutare la redditività delle attività. Identifica le commesse più profittevoli e quelle invece poco convenienti, magari da non ripetere in futuro
Buone pratiche organizzative e strumenti software specializzati sono i due elementi che garantiscono una buona analisi dei costi degli impianti.
Conclusione: costi sotto controllo nelle aziende di impianti
Nel settore degli impianti elettrici e idraulici, la gestione dei costi permette di capire l’andamento della commessa.
Abbiamo visto che strumenti come Excel e, meglio ancora, i software gestionali specializzati possono trasformare la complessa analisi dei costi in decisioni informate e strategiche.
Adottare best practices nella contabilità e nell’analisi dei costi non solo ottimizza i risultati aziendali ma permette anche di migliorare le stime per progetti futuri, i preventivi, la previsione dei tempi e dei materiali necessari.
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