La gestione della contabilità di magazzino è un’attività complessa, possiamo anche dire faticosa (e onerosa).
C’è qualcosa, però, che è probabilmente più oneroso della gestione del magazzino … è il non controllare il magazzino!
Per le aziende che si occupano di installazione di impianti tecnologici la gestione del magazzino è infatti sempre più importante: i materiali, le attrezzature e le componenti necessarie per gli impianti possono rappresentare una parte significativa del patrimonio aziendale e una loro corretta gestione è essenziale per garantire l’efficienza e la redditività dell’azienda.
In questo articolo esamineremo il ruolo del contabile di magazzino, quando scatta l’obbligo della contabilità di magazzino, come contabilizzare le rimanenze e come gestire le scritture ausiliarie.
Cosa fa il contabile di magazzino?
Il contabile di magazzino in un’azienda di impianti ha il compito di monitorare e registrare tutte le movimentazioni delle merci, delle attrezzature e dei materiali.
Parliamo di acquisto e consegna di nuovi materiali, di monitoraggio dei trasferimenti nei vari cantieri, di gestione delle scorte e delle rimanenze.
In particolare, questa figura si occupa di:
registrare le fatture di acquisto relative ai materiali di magazzino (quindi registrare tutte le merci che entrano in magazzino)
registrare gli altri documenti che riguardano i materiali di magazzino (es. DDT di cantiere, note di credito)
registrare le scritture relative a carichi, scarichi, movimenti o inventari di magazzino
gestire le rimanenze e le scorte (quindi valutare le rimanenze e la quantità dei materiali in magazzino e assicurarsi che ci siano sempre scorte sufficienti per l’esecuzione delle commesse)
Nel settore degli impiantisti, dove i materiali possono variare dalle tubazioni ai componenti elettronici, una registrazione precisa è fondamentale. Il contabile deve garantire che le quantità fisiche di materiali in magazzino corrispondano alle registrazioni contabili, evitando così inefficienze, mancanze e sprechi.
Quando scatta l’obbligo della contabilità di magazzino?
In Italia il decreto fiscale 2022 (DPR 600/73) ha modificato i valori monetari di riferimento relativi alle scritture ausiliarie di magazzino.
Per le aziende – parliamo anche di quelle di impianti – l’obbligo di tenere la contabilità di magazzino scatta al superamento di determinati parametri stabiliti dalla normativa fiscale, in base al volume d’affari e alla tipologia di attività.
Generalmente, l’obbligo c’è quando, per due esercizi consecutivi, l’azienda supera entrambi i seguenti limiti:
- Fatturato (ricavi) superiore a 5.164.568,99 euro
- Valore delle rimanenze annuali superiore a 1.032.913,80 euro
Se questi limiti vengono superati per due esercizi consecutivi, l’obbligo delle scritture ausiliarie di magazzino scatta a partire dal secondo esercizio successivo a quello in cui è stato superato il limite.
Ad esempio, se un’azienda supera questi limiti nel 2023 e nel 2024, sarà obbligata a tenere la contabilità di magazzino a partire dall’esercizio 2026.
Vale lo stesso principio per la cessazione dell’obbligo: se per due esercizi consecutivi l’impresa non supera più l’ammontare dei ricavi e il valore delle rimanenze previsti, l’obbligo termina a partire dal primo periodo d’imposta successivo a quello in cui per la seconda volta i limiti non vengono superati.
Quindi, ad esempio, se nel 2023 e nel 2024 l’azienda non supera i limiti, nell’esercizio 2025 non è più assoggettata all’obbligo di contabilità di magazzino.
Come si contabilizzano le rimanenze di magazzino?
Abbiamo detto che la contabilità di magazzino è un’attività che traccia tutto ciò che entra e tutto ciò che esce (dal magazzino aziendale).
È quindi una contabilità che:
- gestisce le rimanenze
- controlla carichi e scarichi
- controlla l’andamento dei fornitori
- registra tutte le movimentazioni
La contabilizzazione delle rimanenze di magazzino nelle aziende di impianti richiede attenzione e precisione.
Nei magazzini degli impiantisti troviamo solitamente tre categorie di rimanenze: materie prime, semilavorati e prodotti finiti.
Si tratta di cavi, tubi, apparecchiature elettriche, componenti parzialmente assemblate o cablaggi, o anche impianti completati e pronti per l’installazione.
Possono essere materiali acquistati per l’uso immediato nella commessa, oppure materiali a scorta che non vengono subito utilizzati per l’esecuzione dei lavori.
La contabilizzazione delle rimanenze di magazzino avviene attraverso il metodo del costo storico o del costo medio. È importante tener conto delle variazioni di prezzo dei materiali, che possono influire sul costo finale dei lavori.
Registrare precisamente le rimanenze non solo facilita la chiusura dei conti, ma permette anche di calcolare correttamente i margini di profitto sulle commesse.
Le rimanenze vanno contabilizzate a fine esercizio e devono riflettere il valore reale dei materiali disponibili.
Avere lo strumento giusto: il software di magazzino
Quindi, una volta che c’è l’obbligo, come si gestisce il magazzino?
Un buon software di contabilità aziendale (come, ad esempio, un gestionale o un ERP) permette di gestire le scritture di carico, scarico, inventario, trasferimento di magazzino e le scritture di valore per magazzino e contabilità di commessa. Queste scritture sono necessarie per tenere sotto controllo costi e ricavi e le scorte di magazzino.
Ma di questo parliamo qui di seguito.
Come devono essere tenute le scritture ausiliarie di magazzino?
Per tenere le scritture di magazzino – lo abbiamo appena scritto sopra – si utilizza il software di contabilità, che offre procedure di registrazione, contabilizzazione, valutazione dei movimenti di carico/scarico e valorizzazione delle rimanenze di magazzino.
Le scritture di magazzino includono i movimenti di entrata e uscita dei materiali, le giacenze ed eventuali resi o scarti.
È utile implementare un software di contabilità che includa funzionalità di gestione magazzino, per semplificare notevolmente questo processo.
Noi ti possiamo suggerire Perfetto, il software gestionale per impiantisti.
Un software contabile per impiantisti deve eseguire queste procedure necessarie (che quindi devi ricercare quando lo scegli):
1
Registrazione delle movimentazioni
il software deve consentire la registrazione in tempo reale di tutte le movimentazioni di magazzino, comprese le entrate (acquisti e resi) e le uscite (vendite e consumi). Questa funzionalità garantisce che le informazioni siano sempre aggiornate, riducendo il rischio di errori
2
Gestione delle giacenze
una buona soluzione software permette di monitorare le giacenze di magazzino in tempo reale. Gli impiantisti possono vedere immediatamente quali materiali sono disponibili, facilitando la pianificazione degli acquisti e la gestione delle commesse
3
Tracciabilità dei materiali
il software deve offrire la possibilità di tracciare ogni materiale, associando codici univoci a ciascun articolo. Questo è particolarmente importante per garantire la conformità alle normative e per gestire eventuali annullamenti o richiami di prodotti
4
Reportistica dettagliata
un buon software di contabilità deve generare report dettagliati sulle giacenze, sui movimenti e sui costi. Questi report aiutano nella pianificazione delle attività e nell’analisi dei costi, offrendo una visione chiara della situazione di magazzino
5
Integrazione con la contabilità generale
è fondamentale che il software di gestione magazzino si integri con il sistema contabile dell’azienda. Questo assicura che tutte le movimentazioni di magazzino siano automaticamente registrate nel libro contabile, riducendo il lavoro manuale e il rischio di errori
Il software di magazzino ti fornisce importanti indicatori
Utilizzare un software di contabilità con funzionalità di gestione del magazzino non solo facilita la tenuta delle scritture ausiliarie, ma contribuisce anche a una gestione più efficiente delle scorte.
Questo è essenziale per le aziende che operano nel settore degli impianti tecnologici che devono avere sempre sotto controllo i principali dati di riferimento per la gestione della merce:
- il saldo di magazzino (che ti informa sulla disponibilità di merce)
- il valore delle scorte (cioè il valore di merci e materiali in giacenza)
- la giacenza di magazzino (che ti informa sulle quantità di prodotti in giacenza)
- i costi, i ricavi e i margini stimati per ogni articolo in magazzino
Conclusione – inizia a mettere in ordine le tue scorte
Abbiamo cercato di spiegare in modo chiaro (e speriamo non noioso) quando e come puoi organizzare la contabilità di magazzino nella tua azienda di impianti.
Si, perché tenere traccia delle giacenze, delle movimentazioni e dei costi non è solo un obbligo, ma un’opportunità per migliorare l’efficienza e la redditività delle commesse che segui.
Assicurati quindi di avere un software di contabilità che gestisca anche il magazzino: ti aiuterà a tenere tutto sotto controllo in modo semplice e veloce. Non dimenticare che una gestione precisa delle scritture ausiliarie è la chiave per evitare sorprese e ottimizzare i tuoi progetti in cantiere.
Investire nella contabilità di magazzino è un passo importante per portare la tua azienda verso un futuro più organizzato e gestito. Non aspettare, inizia subito a mettere in ordine le tue scorte!
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