Scommettiamo che almeno una volta nella tua vita di imprenditore ti avranno detto che per risparmiare (sui costi e sulle spese) devi fare il controllo di gestione sulle commesse. Scommessa vinta?
Vogliamo parlare proprio di questo argomento, che interessa comunque tutte le aziende, dalle piccole alle grandi, alle global. Quindi le riflessioni che seguono sono dedicate certamente anche alla tua azienda di impianti.
Il tema che affrontiamo è questo: cos’è il controllo di gestione e perché un’azienda di impianti ne trae beneficio sempre, evitando di navigare “a vista” e di perdere informazioni utilissime.
Iniziamo allora … buona lettura!
Il controllo di gestione della commessa: cos’è e perché è una necessità?
Partiamo dalla definizione.
Il controllo di gestione è una metodologia che consente alle aziende di monitorare e migliorare la propria situazione economico-finanziaria. In particolare, nelle aziende impiantiste il controllo si focalizza sulle commesse: cioè sui contratti stipulati con i clienti per la fornitura di beni o servizi (il tuo impianto).
Sicuramente conosci bene come lavora un’azienda di impianti: lavora a commessa, organizza tecnici e squadre, spesso segue contemporaneamente più cantieri e opere.
Le attività sono tante, per non parlare delle cose da gestire: persone, materiali, fornitori, tempi, resoconti, incassi, pagamenti, risorse finanziarie.
E allora, le imprese come la tua hanno un vantaggio competitivo nel settore proprio grazie al controllo di gestione sulle commesse.
Questo permette, infatti, di sapere in tempo reale come sta andando l’azienda e quali sono i punti deboli e forti della gestione operativa.
Inoltre, il controllo di gestione aiuta a ridurre i costi, gli sprechi e i rischi finanziari.
Vuoi leggere alcuni consigli per migliorare la marginalità dei tuoi impianti?
L’imprenditore impiantista spesso gestisce l’azienda “a sensazione”
Capita spesso che l’imprenditore impiantista gestisca le attività in corso con pochi dati perché, ad esempio, ha in mente tutte le informazioni sui costi o sul cliente che ha commissionato l’impianto.
Insomma, sono l’intuito, le proprie esperienze e intuizioni a guidarlo, senza una strategia oggettiva, ma questa metodologia può causare errori.
Avere una gestione di commessa può evitare alcuni errori che, altrimenti, potrebbero verificarsi.
Qual è infatti il ruolo dell’imprenditore? È quello di garantire una redditività per singola commessa. Deve cioè fare in modo che tutte le fasi operative e gestionali della commessa siano economicamente sostenibili per l’azienda e producano un margine positivo.
E quindi, capisci bene che per ottenere questo risultato non bastano l’intuito, la sensazione o l’esperienza.
Serve un sistema strutturato per raccogliere e controllare i dati. Un sistema per calcolare il costo della commessa, misurare quanto quel costo pesa sul fatturato e valutare se e come quella commessa porta margine all’azienda.
Serve il controllo di gestione.
Serve cioè quel processo che, partendo da una stima accurata dei costi di commessa (materiali necessari, risorse da impiegare e tempi di realizzazione) tenga continuamente misurata, monitorata, controllata e – se necessario – corretta la situazione economico-finanziaria di quella commessa.
Come si svolge il controllo di gestione?
Il controllo di gestione prevede diverse fasi.
- Innanzitutto, è necessario identificare le commesse da analizzare e i relativi obiettivi (fase della pianificazione).
- In seguito, bisogna analizzare il rischio associato a ciascuna commessa e definire un piano d’azione per affrontarlo (fase della programmazione).
- Quindi, è necessario monitorare l’andamento delle commesse e valutare i progressi realizzati (fase della verifica).
- Infine, bisogna analizzare i risultati ottenuti, capire i motivi di eventuali scostamenti e individuare quei miglioramenti da apportare alla gestione dei lavori (fase della revisione).
Il controllo di gestione commessa serve insomma a riconoscere e – meglio ancora – a prevenire problemi economici e finanziari in azienda. Serve a organizzare nel modo più efficace tutte le risorse (umane, tecniche, economiche) per prendere decisioni che non si basino soltanto sull’andamento del fatturato o sull’intuito dell’imprenditore.
Controlla la tua azienda, ma non guardare solo il fatturato
Il controllo di gestione non è sinonimo di fatturato. Mentre il primo si focalizza sulle commesse, il secondo si basa esclusivamente sui ricavi.
Cerchiamo di capire perché nel controllo aziendale sia necessario andare oltre il fatturato che, da solo, non misura il benessere dell’azienda.
Tutti gli imprenditori vogliono aumentare il numero di clienti, avere più commesse e fatturare di più.
Ma accettare una commessa significa sempre portare guadagno in azienda?
Riflettiamoci un attimo …
Scommettiamo, di nuovo. Almeno una volta hai pensato “Se fatturo più dell’anno scorso vuol dire che la mia azienda va bene e guadagna”.
Scommessa vinta anche questa?
La crescita della tua azienda non arriva dall’aumento del fatturato (o meglio non solo da quello).
Arriva dalla corretta gestione dei costi, dal rispetto dei preventivi, dalla gestione equilibrata e non pericolosa di entrate e uscite.
Ecco allora la differenza tra i due metodi di controllo.
Il fatturato tiene conto solo dell’ammontare totale delle vendite e dei ricavi.
Il controllo di gestione strategico tiene invece conto della redditività dei contratti stipulati con i clienti.
Hai buona gestione aziendale quando i costi sostenuti per realizzare le commesse sono coperti totalmente dai ricavi. Ma questo non basta.
Non ti basta infatti fatturare i tuoi impianti … devi controllare se le scelte fatte per realizzarli sono state economicamente convenienti.
La commessa potrebbe farti fatturare di più – certo – ma potrebbe essere in realtà una commessa rischiosa.
Cosa succede, ad esempio, se il cliente paga in ritardo? La tua azienda va in squilibrio finanziario perché devi pagare i fornitori prima di incassare.
Quindi pensi ancora che ti basta il fatturato per andare bene?
Gli strumenti del controllo di gestione: bilanci e budget
Il controllo di gestione – lo abbiamo visto – si focalizza sulle commesse.
Ma quali sono gli strumenti che permettono alle imprese di fare un vero controllo di gestione?
Sono essenzialmente due. Vediamoli.
Il budget
Innanzitutto, c’è il budget.
Parliamo di un piano finanziario che descrive le previsioni di ricavi e di costi per un determinato periodo di tempo, per la realizzazione di una o più commesse.
Il budget tiene conto della situazione economica dell’azienda, delle aspettative dei clienti e delle condizioni di mercato. Inoltre, è importante conoscere i flussi finanziari: cioè le scadenze, gli impegni e i movimenti di denaro dell’azienda. Questa informazione permette di individuare (anche in modo preventivo) eventuali problemi finanziari come, ad esempio, un momento di uscite superiori alle entrate.
Il budget serve dunque a individuare gli obiettivi da raggiungere e a valutare se l’azienda sta procedendo nella direzione desiderata.
Il bilancio
Il secondo strumento del controllo di gestione è il bilancio.
Parliamo dello strumento che fornisce un quadro aggiornato e completo della situazione finanziaria dell’azienda in un certo periodo, consentendo di verificare se l’impresa sta guadagnando o perdendo denaro.
Il controllo di gestione sulle commesse tiene conto proprio dei dati forniti dal budget e dal bilancio.
Quindi perché è così utile?
Perché ti aiuta a capire se i ricavi generati dalle commesse sono in linea con le previsioni (budget) e se gli investimenti effettuati rientrano nella pianificazione finanziaria (bilancio).
Controllo di gestione. Ok, ma cosa ti serve?
Dopo questa importante e dettagliata analisi del perché fare controllo di gestione in tutte le aziende, dunque anche in quelle impiantiste, scendiamo più nel pratico e vediamo cosa occorre per passare all’azione.
Innanzitutto, servono quelle informazioni che possiamo definire come la “tabella riassuntiva delle commesse”. Cioè:
- Il cliente
- I prodotti e/o servizi richiesti
- Il budget previsto per quella commessa
- Gli stati di avanzamento lavori (in corso, completato, annullato)
- Le entrate e le uscite finanziarie
- La data di chiusura della commessa
Abbiamo quindi bisogno di strumenti adeguati.
Tra questi, spiccano il piano economico-finanziario (che fornisce un quadro generale della situazione economica), il budget (che indica gli obiettivi finanziari da raggiungere) e il reporting (che monitora l’andamento delle commesse e della gestione).
Tutti questi strumenti sono collegati tra loro, in modo da fornire una visione complessiva dell’azienda.
Perché – ricordiamolo – il controllo di gestione è un processo dinamico, che tiene conto non solo della situazione corrente ma anche delle previsioni future sull’andamento aziendale.
Controllo di gestione commessa: i software per impiantisti
Ti sembra complesso?
In realtà per te c’è una buona, anzi ottima notizia!
Esistono dei sistemi – tipicamente software gestionali – specifici per il settore impiantistico e già predisposti per fare il controllo di gestione sulle commesse.
Si tratta cioè di software che offrono funzioni specifiche per le imprese che lavorano a commessa.
Sono soluzioni moderne e complete per le aziende che vogliono fare questo salto in avanti nel controllo, possiamo dire un salto di qualità nella gestione economica delle attività aziendali.
Ti facciamo un esempio.
Per il controllo delle commesse è essenziale la funzione di Forecasting, che calcola in anticipo la redditività di una commessa. Questo significa che se utilizzi un sistema specializzato puoi prevedere, in base all’andamento della tua azienda e all’analisi dei dati storici, qual è il profitto che otterrai da una commessa. Inoltre, conoscendo questi dati potrai evitare rischi e intervenire tempestivamente per correggere eventuali errori nella pianificazione o nelle previsioni di vendita.
Di seguito ti parliamo di uno di questi software specialistici per il controllo di gestione nelle aziende impiantiste: Perfetto.
Il software “Perfetto” per il controllo di gestione
Conosci già Perfetto?
È il software gestionale per le aziende di impianti, specializzato nella gestione economica della commessa.
Come tale, include anche il controllo di gestione aziendale.
Con Perfetto l’imprenditore riesce facilmente a passare dal quadro di commessa al quadro economico dell’intera azienda per pianificare e migliorare i risultati d’impresa.
Come lo fa?
Tutte le informazioni economiche e finanziarie sono estratte direttamente dalla gestione delle commesse e sono elaborate in tempo reale.
Se uno o più dati di commessa cambiano, perché ad esempio modificati, il controllo di gestione si aggiorna in automatico e immediatamente.
Quali sono i vantaggi di Perfetto? Ti elenchiamo i primi quattro che ci vengono in mente:
- TEMPESTIVITÀ: grande velocità nell’elaborazione dei bilanci per commessa
- CERTIFICAZIONE DATI: controllo e correzione istantanea delle anomalie
- BUSINESS INTELLIGENCE: puoi fare analisi top-down delle informazioni (dagli indici ai dati analitici)
- SUPPORTO ALLE DECISIONI: puoi fare simulazioni di conto economico (analisi what-if)
E ti elenchiamo anche le prime quattro operazioni utili che puoi fare per controllare come sta andando la tua gestione:
- comparazione budget/conto economico: confronti i valori di budget e i consuntivi di periodo
- quadro economico aziendale: elabori il conto economico per commessa
- quadro economico per gruppo di commesse: elabori il conto economico raggruppando più commesse insieme
- analisi what-if sul quadro economico: fai le tue simulazioni di conto economico e le proiezioni dei risultati a fine esercizio
Non ti resta che provare!
Non ti resta che iniziare a impostare la tua strategia di controllo di gestione.
