Benvenuti nella guida dedicata alla gestione delle commesse per impiantisti!
La gestione delle commesse nei cantieri non è mai una passeggiata, sicuramente lo sai bene.
Tra scadenze da rispettare, materiali da ordinare, attività da pianificare, tecnici da gestire e clienti da soddisfare, sembra che ci sia sempre qualcosa da tenere sotto controllo. Ma niente paura, questa guida ti darà informazioni, strumenti pratici e consigli utili che ti aiuteranno a capire se la tua azienda sta gestendo bene le commesse.
La commessa è il cuore della tua azienda, è la tua attività quotidiana. Gestirla bene significa sapere, di ogni impianto, quanto costa, quanto vale e quanto rende alla tua azienda.
Sei pronto ad iniziare?
Cos’è la gestione commessa e perché è fondamentale per gli impiantisti?
Partiamo allora dalle basi.
Per commessa si intende l’insieme delle attività legate all’installazione (o all’adeguamento) di un impianto elettrico o idraulico, dalla pianificazione alla realizzazione, fino alla chiusura dei lavori e consegna.
La gestione di una commessa riguarda tutte le fasi di questo processo:
- budget
- preventivazione
- definizione delle tempistiche
- definizione delle risorse (materiali, attrezzature, persone)
- documentazione
- rispetto degli accordi presi con il cliente
Include anche il monitoraggio dell’avanzamento lavori, la gestione di eventuali problemi che possono emergere durante l’esecuzione della commessa, il controllo dei costi rispetto al budget.
Se gestisci bene la commessa, riesci a mantenere tutto sotto controllo e a garantire la massima redditività alla tua azienda e la massima soddisfazione del cliente.
Le fasi della gestione commessa
Parliamo dunque della gestione di commessa per gli impiantisti cercando di capire come organizzare le varie attività da fare.
In particolare, ci sono cinque fasi che ti consigliamo di seguire.
Pianificazione di commessa
Si parte da qui. Prima di partire con i lavori, è fondamentale avere un piano chiaro:
- che tipo di impianto bisogna realizzare?
- quante ore di lavoro servono?
- quali materiali sono necessari?
- e soprattutto, quali sono le scadenze per la consegna?
Con una pianificazione ben fatta, eviti sorprese e riuscirai a rispettare i tempi.
Un ottimo strumento per organizzare le attività in modo visibile e strutturato è il diagramma di Gantt.
Se non lo conosci, ti consigliamo di approfondirlo.
Questo grafico ti permette di vedere in un colpo d’occhio le scadenze di ogni fase del progetto, chi è responsabile di fare le varie attività e quanto tempo ci vorrà per completare ogni lavoro.
Usarlo ti aiuta a mantenere il lavoro in linea con i tempi e a coordinare la squadra di tecnici in modo efficace, evitando ritardi e confusione.
Monitoraggio dell’avanzamento dei lavori
Ogni tanto, durante l’esecuzione della commessa, è utile fermarsi e verificare come vanno le cose. Questa è la fase numero due.
Uno dei fattori chiave per il successo (o l’insuccesso) della commessa è quindi la corretta gestione degli stati di avanzamento (SAL).
I SAL sono documenti che ti permettono di monitorare l’avanzamento del lavoro, registrare i progressi fatti e capire se ci sono ritardi o problemi da risolvere, ad esempio nell’ammontare dei costi sostenuti.
Per poter emettere lo stato di avanzamento lavori, il capo progetto quantifica un elenco di materiali effettivamente utilizzati, aggiornato alla data di emissione del SAL.
Il SAL, inoltre, è anche il riferimento dell’ufficio amministrativo per l’attività di fatturazione al cliente.
Contabilità di commessa e gestione economica
Non c’è progetto che funzioni senza tenere sotto controllo i costi.
Questa fase è molto molto importante!
Avere una contabilità dettagliata ti aiuta a non superare il budget iniziale e a evitare sorprese sul fronte economico.
È necessaria una buona organizzazione documentale e contabile per:
- fare fatture di stato avanzamento lavori
- gestire le attività di acquisto materiali
- registrare i documenti di cantiere
- redigere e consultare la situazione economico-patrimoniale della commessa
- calcolare l’ammontare dei costi e delle spese
- calcolare il valore del margine economico
Gestione operativa e documentazione di cantiere
Un’altra fase fondamentale è la raccolta dati da cantiere e la gestione dei rapportini di lavoro dei tecnici.
Monitorare l’avanzamento dei lavori in un’azienda che installa impianti, infatti, passa anche dalla raccolta ed analisi dei rapporti di lavoro.
I rapportini di lavoro sono documenti essenziali che permettono alle aziende di tener traccia del lavoro svolto ogni giorno.
Questi rapporti forniscono informazioni dettagliate sulla commessa: chi ha eseguito determinate attività, quanto tempo è stato dedicato ai vari compiti e quali materiali sono stati utilizzati.
Tutti dettagli fondamentali non solo per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, ma anche per assicurare che anche il cliente abbia una visione chiara e aggiornata della commessa.
Oggi, molte aziende scelgono di digitalizzare i loro rapportini di lavoro, utilizzando software e app dedicate.
Con i rapportini digitali, aggiornare i dati in tempo reale diventa semplice e si riduce la possibilità di errori dovuti alla compilazione manuale.
Gestione dei pagamenti
Altra fase, la quinta, è quella della gestione finanziaria della commessa.
Gestire incassi e pagamenti, entrate e uscite di una commessa è un altro aspetto fondamentale.
In questa fase occorre monitorare le fatture, le scadenze (attive e passive) e le transazioni, per evitare problemi con il cliente e garantire che i flussi di cassa siano sempre in ordine.
Per fare una buona gestione finanziaria occorre:
- usare strumenti per il monitoraggio delle entrate e delle uscite di commessa
- avere procedure che aiutano a gestire i pagamenti
- avere informazioni accessibili sulla situazione degli incassi
- analizzare le informazioni finanziarie e per valutare la sostenibilità economica della commessa
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Come scegliere lo strumento giusto per le tue commesse?
Rendicontazione commesse: strumenti, report, resoconti
Ti facciamo una domanda: quanto tempo impieghi oggi nella gestione e nel monitoraggio di una commessa di un impianto che installi?
Se impieghi molto tempo, in parte può dipendere dalla struttura organizzativa e dalle funzioni presenti nella tua azienda.
Ma molto probabilmente dipende dagli strumenti che utilizzi.
Ad esempio, gestire una commessa manualmente su carta o con fogli Excel può diventare un incubo, può essere molto complesso e impegnativo.
Fortunatamente oggi esistono diverse soluzioni tecnologiche che possono aiutarti a semplificare la gestione della commessa, renderla più efficiente e tenere traccia di ogni dettaglio in modo facile e veloce.
Sai infatti che puoi monitorare – anche in tempo reale – tutto ciò che succede in cantiere?
Sai che puoi (e “devi”) controllare lo stato di avanzamento della commessa, verificare i lavori eseguiti e i momenti di criticità?
Oppure, sai che puoi controllare velocemente che le spese siano entro i limiti del budget?
È proprio questo che fanno gli strumenti di gestione e di controllo delle commesse impiantistiche.
Le app di gestione commesse
si tratta di applicazioni per i cantieri che consentono ai tecnici sul campo (quindi appunto mentre sono in cantiere) di inserire i rapportini di lavoro in tempo reale, garantendo che le informazioni siano sempre precise e aggiornate per monitorare l’avanzamento lavori senza stress.
I software gestionali specifici per il settore degli impianti
ti fanno fare tutto da un’unica piattaforma: dai preventivi, agli ordini fornitore, dai pagamenti al monitoraggio dei SAL (Stato Avanzamento Lavori), fino alla gestione delle risorse.
E inoltre automatizzano processi come la fatturazione e il monitoraggio dei costi riducendo gli errori e risparmiando tempo prezioso.
Se lavori nel settore impiantistico, è molto probabile che tu stia affrontando la gestione di più cantieri con difficoltà e non riesci a supervisionare il loro andamento.
Hai bisogno allora di strumenti adeguati, soprattutto in un mercato competitivo e in continua evoluzione come quello attuale.
Perché è importante digitalizzare la gestione delle commesse
Abbiamo parlato sopra di app e di gestione digitale delle commesse, processi e strumenti che ti permettono di risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare la comunicazione in cantiere e tra i collaboratori.
Come si digitalizza la gestione delle commesse?
Con le app e i software di gestione specialistici, che ti permettono di avere sempre sotto controllo lo stato di ogni cantiere, ovunque ti trovi, senza dover perdere tempo con documenti cartacei o fogli Excel sparsi in giro..
Perfetto: il software gestione commesse per impiantisti
Se quanto detto finora ti sembra utile, ma ti chiedi come mettere in pratica tutte queste soluzioni in modo semplice e veloce, la risposta te la diamo noi: è Perfetto.
Per una gestione ottimale delle commesse è necessario infatti avere gli strumenti giusti!
Perfetto è il sistema gestionale verticale progettato specificamente per impiantisti come te.
Una potente piattaforma per gestire con efficienza ogni aspetto delle commesse e dei cantieri, dalla stima iniziale fino alla consegna finale dell’impianto.
Con una versione digitale (Perfetto app), ti permette di gestire i dati delle commesse e dei cantieri in tempo reale, direttamente dal cantiere o ovunque tu sia.
Dalla pianificazione delle risorse alla gestione dei SAL, dai rapportini di lavoro alla contabilità, Perfetto centralizza tutte le informazioni in un’unica piattaforma, semplificando il lavoro e migliorando l’efficienza delle tue squadre.
Quindi, cosa può fare Perfetto per te?
- preventivazione e stime precise degli impianti da installare
- pianificazione dei lavori, delle risorse e dei tempi (l’app della squadra in cantiere si aggiorna in tempo reale!)
- monitoraggio dell’avanzamento dei lavori in tempo reale
- controllo dei costi dal preventivo alle spese effettive
- gestione semplificata dei SAL
- gestione del cash flow di commessa
- rendicontazione dettagliata degli interventi dei tecnici
- controllo del margine di commessa e rilevazione rapida di eventuali inefficienze
Con Perfetto, rendi la gestione delle commesse non solo più semplice, ma anche più efficiente, potente e intuitiva.
Conclusione: porta la gestione delle commesse al livello successivo
Se hai letto fino a qui, sicuramente hai capito che gestire commesse complesse in aziende che installano impianti richiede competenze specifiche e strumenti idonei.
Usare strumenti giusti serve per rispettare le tempistiche e per per evitare che i costi (sia di installazione che di gestione) finiscano per lievitare e portare in perdita la commessa.
Fortunatamente, esistono delle soluzioni tecnologiche che semplificano davvero la gestione dei tuoi cantieri, progettate appositamente per le aziende di impianti elettrici e idraulici.
Perfetto è la soluzione che fa per te, con tutti i suoi strumenti gestionali e con l’app che mette a portata di mano tutte le informazioni utili per rendere ogni commessa più facile da gestire e più redditizia.
Se vuoi iniziare a controllare in modo efficace ed efficiente costi, tempi di esecuzione, qualità del lavoro svolto e rendimento economico di persone, attrezzature, fornitori e clienti, inizia a scoprire come farlo con Perfetto 👇
