Se gestisci un’azienda che installa impianti tecnologici, sai quanto sia importante fare preventivi precisi e competitivi per acquisire nuove commesse (oltre che per gestire il progetto, poi, man mano che i lavori avanzano). Ma qual è il modo migliore per fare i preventivi? E quanto può essere vantaggioso avere un programma per preventivi, cioè un software specializzato per gestire questa fase critica del processo commerciale?
Nel preventivo del tuo impianto elettrico o idraulico fai le previsioni di costo, dalle quali calcoli il prezzo di vendita della tua commessa.
In questo articolo ti spieghiamo come e con quale strumento conviene fare la preventivazione.
L’importanza del preventivo nell’azienda di impianti
Se ti diciamo concorrenza, ti suona nuovo?
Sicuramente no … nel settore degli impianti tecnologici, la concorrenza è alta e i clienti sono sempre alla ricerca della migliore offerta. Siamo certi che lo sai (e lo vivi).
È qui allora che entra in gioco il preventivo: un documento con cui presenti non solo il costo dell’impianto, ma anche il valore che la tua azienda può offrire. Un preventivo fatto bene non solo aumenta le probabilità di vincere la commessa, ma contribuisce anche a conquistare la fiducia del cliente e chiudere positivamente la trattativa.
Ma c’è anche un altro aspetto da non sottovalutare.
Una buona preventivazione permette all’azienda di programmare l’andamento economico della commessa in base ai costi previsti, alle entrate previste e ai margini di guadagno stimati.
Nell’azienda di impianti, il preventivo è un vero e proprio strumento di analisi e controllo che permette di valutare l’impatto economico del lavoro, la copertura necessaria per assicurare un adeguato guadagno e la sostenibilità del progetto.
Per questo è fondamentale usare un software di gestione adatto, cioè un programma per preventivi specializzato.
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Consigli su come fare preventivi di successo?
Programma per fare preventivi: quale usare?
Quando si tratta di fare preventivi per impianti tecnologici, affidarsi a fogli di calcolo, app o software generici potrebbe non essere sufficiente per evitare brutte sorprese ed errori di valutazione.
Questi strumenti comuni infatti spesso fanno fare i calcoli molte volte, fanno impiegare molto tempo per arrivare a stime abbastanza precise, fanno spesso “impazzire” chi deve controllare se i costi reali del cantiere rientrano nel preventivo (e non è detto che alla fine forniscano questa informazione).
Un software gestionale per preventivi di impianti specializzato offre una serie di vantaggi importanti:
- organizza in modo preciso le informazioni
- usa in automatico listini, prezziari, capitolati, elenchi prezzi per inserire i materiali
- riduce gli errori di calcolo
- accelera i tempi di elaborazione
- personalizza l’offerta per il cliente
- aiuta a controllare anche i costi, se il preventivo si trasforma in commessa
- allega documenti tecnici importanti per la trattativa
Nello specifico, ti parliamo di un programma per preventivi dedicato agli impiantisti che conosciamo molto bene: Perfetto.
Programma per preventivi specialistico: Perfetto
Sezioni, righe, elenchi prezzi, capitolati, distinte base, schemi tecnici, ricariche, sconti, politiche commerciali … sono tutti termini che conosci già bene, giusto?
Perfetto li gestisce tutti, perché è il software specializzato per le aziende di impianti tecnologici, che semplifica e ottimizza il processo di creazione dei preventivi.
Preventivare con Perfetto infatti permette di:
- creare velocemente preventivi di diverse tipologie
- calcolare i costi delle risorse, sia interne sia esterne
- trovare e inserire facilmente i dati tecnici di prodotti e materiali
- gestire sconti, ricariche, margini e quindi simulare ipotesi economiche diverse
- coordinare la preventivazione con il tuo magazzino e con l’ufficio acquisti
- conoscere in tempo reale, grazie ai report, l’andamento delle offerte che presenti e anche il loro tasso di trasformazione in commesse
- conoscere il margine di guadagno previsto per ciascun preventivo
Vediamo allora come funziona il flusso di lavoro con Perfetto.
La preventivazione con Perfetto
Preventivare con Perfetto significa usare un software che semplifica e ottimizza la creazione dei preventivi.
Per Perfetto, il preventivo è il documento da cui partire per la gestione della commessa.
Per fare un preventivo si passa attraverso fasi successive. Ci sono infatti sei passaggi:
1
Crea una nuova sezione del preventivo
quando crei un preventivo, lo puoi suddividere in sezioni in base alle categorie di lavori da svolgere. Le sezioni compongono la struttura del preventivo e consentono di organizzare le informazioni di dettaglio dei materiali e delle attività di manodopera riportati sulle righe del documento. Nelle sezioni inserisci le voci di elenco prezzi, valorizzate automaticamente in base al prezzo standard.
2
Inserisci le righe nelle sezioni
All’interno della sezione, puoi creare le righe del preventivo per dettagliare i componenti specifici dell’impianto, come ad esempio materiali, manodopera e costi accessori.
Carichi le righe in diverse modalità:
- da un elenco prezzi o da un capitolato
- da codice o descrizione dell’articolo/componente
- in modo specifico selezionando componenti come manodopera, materiali, oneri accessori
Le righe, quindi, specificano il tipo di componente (merce, servizio, manodopera, distinta, oneri, …), la sua quantità, la sua descrizione (breve o estesa), il prezzo di acquisto.
Una riga di un preventivo può contenere anche una distinta base, che include tutte le voci di costo (materiale, manodopera, oneri accessori etc ….).
Ad esempio, se la riga del preventivo contiene un “punto luce”, la relativa distinta base conterrà l’elenco di tutti i materiali e della manodopera necessari per la realizzazione di un punto luce.
3
Valorizza i componenti sulle righe
Create le sezioni e le righe, Perfetto permette poi di valorizzare ogni componente in modo dettagliato secondo due modalità:
1. Costo + % Ricarica = Prezzo di vendita
2. Prezzo impostato dall’utente – Costo = % Ricarica applicata sul costo
La valorizzazione determina ovviamente il prezzo della commessa e l’importo del preventivo.
Puoi applicare il ricarico percentuale di default. Questo consente di applicare una ricarica alle tipologie di riga utilizzate nel preventivo (merce, manodopera, servizi, oneri e altro). La ricarica si applica quindi in tutte le righe di quella tipologia.
Puoi però anche modificare la ricarica su una singola riga del preventivo per personalizzare la tua valorizzazione. Oppure, tramite il cruscotto del preventivo, imposti ricariche e sconti specifici per gruppi di righe.
4
Allega un documento
Puoi allegare nell’anagrafica di un preventivo documenti digitali a libera scelta (documenti tecnici, schemi o illustrazioni). Basta semplicemente:
- richiamare il preventivo
- accedere alla sezione dei documenti
- cercare il documento da allegare
- salvare l’allegato
Oppure, puoi allegare documenti digitali utilizzando la gestione dei file allegati codificati. In questo caso devi:
- richiamare il preventivo
- accedere alla sezione dei documenti
- censire il tipo di allegato
- scegliere il tipo di allegato
- scrivere una descrizione libera
- cercare il documento da allegare
- salvare l’allegato
5
Controlla i valori finali del preventivo
La quinta fase è la verifica dei totali dell’offerta divisi per tipologia di componente.
Prima di presentare il preventivo al cliente controlli i risultati economici, cioè i costi e i ricavi.
Allo stesso modo, puoi controllare il margine di guadagno sul preventivo (inteso come differenza tra costi e ricavi previsti) e la percentuale media di ricarica applicata sui componenti.
Se fai modiche al preventivo, sia massive che puntuali, il processo ricalcola i totali del preventivo e li puoi consultare in un’apposita area dell’offerta. Puoi controllare:
- i totali dei costi, dei ricavi e del margine
- la percentuale di ricarica
- la marginalità dell’offerta
6
Stampa il preventivo o invialo via e-mail
L’ultima fase è la consegna del preventivo al cliente.
Puoi stampare il preventivo direttamente dalla sua anagrafica.
Ci sono 3 opzioni di stampa disponibili. Puoi scegliere:
- il tipo di riclassificazione (per capitolato, per capitolato diviso per sezioni, nessuna riclassificazione)
- il tipo di descrizioni da stampare (brevi o estese)
- il numero di livelli di stampa (righe accorpate, distinte esplose, formule stampate)
La stampa finale è composta di tre parti:
- la copertina con i dati anagrafici del cliente, numero del preventivo e indicazioni generali
- il corpo con le righe del preventivo e relative voci di elenco prezzi/capitolato
- i totali con i totali per sezione e il totale generale del preventivo
Non vuoi stampare il preventivo? Nessun problema …. Perfetto invia anche il PDF direttamente al cliente con il tuo sistema di posta elettronica.
Grazie a Perfetto, il processo di preventivazione diventa più veloce ed efficiente, permettendoti di presentare ai tuoi clienti preventivi più precisi, professionali e competitivi.
Conclusione: un buon software di preventivazione semplifica la preparazione delle offerte
Cosa dire in chiusura?
Che scegliere il programma per preventivi giusto è davvero importante per le aziende di impianti tecnologici.
Con un software come Perfetto, infatti, il processo di preventivazione si semplifica, passaggio dopo passaggio.
Puoi creare preventivi dettagliati e convincenti, che conquistano i clienti e aumentano le tue commesse. Quindi, non perdere tempo: scopri Perfetto e quello che può fare per la tua azienda! 👇
