Nel lavoro di un installatore di impianti elettrici e idraulici, mantenere buoni rapporti con i clienti è fondamentale. Ed è fondamentale anche tenere i conti in ordine. A volte, però, capita di dover chiedere il pagamento di una fattura scaduta, quindi di mandare un sollecito di pagamento.
Questo può metterci in difficoltà. Come facciamo un sollecito con gentilezza e professionalità, senza rovinare il rapporto con il cliente?
In questo articolo, vedremo cos’è un sollecito di pagamento, quando è il momento giusto per inviarlo e come scriverlo in modo efficace e cortese. Alla fine, troverai anche un esempio pratico specifico per chi lavora nel settore impiantistico.
Il sollecito di pagamento
Un sollecito di pagamento è un promemoria che si invia al cliente quando una fattura non viene pagata entro la data di scadenza.
Diciamo che è una specie di “promemoria” che serve a ricordare al cliente un impegno economico ancora aperto.
Quando gestisci commesse e lavori nei cantieri, in grandi o piccoli progetti, è normale che tu faccia il tuo lavoro e poi aspetti di essere pagato come stabilito. Se il pagamento ritarda, il sollecito aiuta a chiarire questa situazione senza arrivare a toni forti o azioni legali.
Nonostante i contratti o gli accordi commerciali definiti all’inizio del rapporto tra azienda e cliente, si possono incontrare infatti dei clienti che non pagano rapidamente o che non pagano proprio (esistono purtroppo anche questi casi).
In questo caso, inviare un sollecito di pagamento per una fattura insoluta è un passaggio necessario anche per tutelare la tua azienda. I solleciti, infatti, si utilizzano perché tenere il flusso di cassa regolare è vitale. Senza liquidità che entra regolarmente, ci potrebbero essere problemi a pagare i fornitori, acquistare materiali o coprire le spese quotidiane.
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Quando e perché si invia un sollecito di pagamento: casi comuni nel settore degli impianti
Nel settore degli impianti elettrici e idraulici, inviare un sollecito di pagamento è una pratica comune, molto più di quanto si pensi.
Ad esempio, dopo aver finito un lavoro di installazione o manutenzione di un impianto, potrebbe accadere che il pagamento non arrivi nei tempi stabiliti e la fattura rimanga non pagata. In questi casi, un sollecito è il modo per far sapere al cliente che è il momento di saldare il conto.
Abbiamo visto, dalla nostra esperienza diretta accanto alle aziende di impianti, che i casi più comuni in cui si rende necessario inviare un sollecito, sono:
- il mancato pagamento di un’installazione terminata da più di 30 giorni
- lavori di manutenzione regolare non saldati
- interventi straordinari su chiamata che non sono stati ancora coperti economicamente
Queste situazioni possono accadere per vari motivi, come un errore nella gestione delle finanze da parte del cliente o semplicemente una dimenticanza.
Quando inviare un sollecito?
Solitamente, se il pagamento non arriva entro la data di scadenza indicata sulla fattura, aspettiamo qualche giorno di cortesia, poi inviamo il primo sollecito.
È una pratica comune e accettata, un po’ come un promemoria amichevole.
Perché è importante inviare un sollecito?
Mandare un sollecito non è solo questione di ricevere i soldi che ci spettano.
È anche un modo per mantenere una buona organizzazione finanziaria.
Come abbiamo accennato all’inizio di questo articolo, senza un flusso di cassa regolare l’azienda potrebbe trovarsi in difficoltà a coprire le spese operative o a investire in nuovi progetti.
Inoltre, inviare solleciti in modo professionale e rispettoso aiuta a conservare una buona relazione con i clienti, che vedono serietà e impegno nel mantenere tutto in ordine.
Come scrivere un sollecito di pagamento in modo gentile
Scrivere un sollecito di pagamento in modo cortese è fondamentale per mantenere buoni rapporti con i clienti.
Ricordiamo infatti che l’obiettivo è ottenere il pagamento dovuto senza rovinare la relazione.
Ecco alcuni suggerimenti su come farlo:
1
Inizia con un tono positivo e cordiale
inizia ringraziando il cliente per la collaborazione o per la fiducia dimostrata finora. Questo crea una base positiva e mostra che apprezzi il rapporto di lavoro
2
Sii chiaro e diretto
prepara i documenti, specifica quale fattura è in ritardo e qual è l’importo dovuto. Includi i dettagli come il numero della fattura, la data di scadenza e qualsiasi altro dettaglio rilevante che aiuti il cliente a identificare il pagamento mancante. Questo dimostra che stai lavorando per risolvere la situazione sulla base di informazioni precise
3
Usa un linguaggio cortese
anche se è importante essere diretti, assicurati di usare un linguaggio cortese. Frasi come “Potrebbe essersi trattato di una svista“, oppure “Ti saremmo grati se potessi controllare,” o “Ti preghiamo di considerare il saldo della fattura al tuo più presto” sono modi educati per sollecitare l’azione e per comunicare fiducia e comprensione
4
Offri soluzioni
se pensi che il ritardo nel pagamento possa essere dovuto a problemi finanziari del cliente, offri opzioni come un piano di pagamento o un’estensione del termine di pagamento. Questo mostra comprensione e disponibilità a lavorare insieme per risolvere la situazione
5
Chiudi con un appello positivo
termina il messaggio esprimendo la speranza di una rapida risoluzione e ribadendo la tua disponibilità per qualsiasi domanda o discussione. Un esempio potrebbe essere: “Speriamo di poter risolvere questa questione al più presto e restiamo a tua completa disposizione per qualsiasi chiarimento.“
6
Includi i tuoi contatti
assicurati di lasciare un recapito telefonico o un indirizzo email dove il cliente può raggiungerti facilmente, facilitando così una rapida comunicazione
Seguendo questi passaggi, potrai formulare un sollecito di pagamento che sia professionale ma amichevole, mantenendo un buon rapporto con il cliente anche in situazioni potenzialmente delicate.
Esempio pratico di sollecito di pagamento
Vogliamo darti un esempio concreto di quanto detto fin qui.
Supponiamo che tu debba inviare un sollecito per una fattura emessa per l’installazione di un impianto idraulico che non è stata ancora saldata. Ecco come potresti scrivere la lettera:
Oggetto: Promemoria per la fattura n. 12345
Gentile [Nome del Cliente],
spero che questa email ti trovi bene.
Vorrei innanzitutto ringraziarti per aver scelto [Nome della tua azienda] per l’installazione del tuo impianto idraulico. È stato un piacere lavorare al tuo progetto.
Mi permetto di ricordarti che la fattura n. 12345, emessa il [data] per un importo di €[xxxx], risulta ancora non saldata e la data di scadenza era il [data scadenza].
Sono certo che si tratti di una semplice svista, o di un ritardo che può capitare.
Ti sarei grato se potessi dare un’occhiata alla situazione. Se hai bisogno di copie della documentazione o se ci sono problemi di cui dovremmo discutere, non esitare a contattarmi. Siamo qui per aiutarti in qualsiasi modo possibile.
Puoi contattarmi direttamente al [numero di telefono] o rispondere a questa email.
Grazie in anticipo per la tua attenzione e per la tua pronta risposta.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
Facilitare i solleciti di pagamento con un software gestionale
Utilizzare un software gestionale può semplificare notevolmente la gestione dei solleciti di pagamento, rendendo l’intero processo più efficiente e meno soggetto a errori.
Un software di gestione commesse, ad esempio, non solo ti aiuta a tenere traccia delle fatture e dei pagamenti in sospeso, ma può anche automatizzare l’invio dei solleciti di pagamento
Noi ti suggeriamo di approfondire Perfetto, il software che facilita la gestione quotidiana, non solo amministrativa ma anche del cantiere e dei fornitori.
Con Perfetto, puoi impostare promemoria automatici che inviano solleciti gentili ai tuoi clienti non appena una fattura supera la data di scadenza. Questo non solo ti risparmia tempo, ma mantiene anche un tono professionale e cortese, esattamente come l’esempio di sollecito che abbiamo appena visto sopra.
Inoltre, il software può fornirti rapporti dettagliati sullo stato dei pagamenti per commessa, permettendoti di avere sempre una visione chiara della tua situazione finanziaria e di agire rapidamente in caso di ritardi negli incassi.
Utilizzare uno strumento come Perfetto ti libera da compiti amministrativi ripetitivi e ti permette di concentrarti su altri aspetti del tuo business, migliorando l’efficienza e la soddisfazione sia tua che dei tuoi clienti.
Conclusione: cortesia e professionalità per tutelare il rapporto con il cliente
La tua azienda ovviamente vorrebbe che i clienti pagassero sempre entro i termini.
Lo sappiamo … la gestione dei pagamenti è una parte fondamentale del tuo lavoro e incide sulla gestione amministrativa e finanziaria delle tue commesse e della tua azienda.
Nonostante questo, quando un cliente è in ritardo scrivere un sollecito di pagamento non deve essere un compito arduo o sgradevole.
Con il giusto approccio e un tono cortese, puoi non solo incrementare le possibilità di ricevere il pagamento dovuto, ma anche rafforzare le relazioni con i tuoi clienti.
Utilizzare un software gestionale come Perfetto può ulteriormente semplificare questo processo, automatizzando i solleciti e mantenendo un tono professionale e rispettoso in ogni comunicazione.
L’adozione di uno strumento tecnologico migliora l’efficienza, riduce gli errori e ti libera tempo da dedicare ad altri aspetti del tuo lavoro. Questo ti permette di mantenere una gestione finanziaria ottimale senza compromettere la qualità delle tue relazioni commerciali.
Ricordati, la chiave è sempre la comunicazione chiara, gentile e l’uso strategico della tecnologia.
Buona fortuna nella tua gestione dei solleciti di pagamento e nel mantenere relazioni positive e produttive con i tuoi clienti!
