Il 2019 è stato l’anno dell’arrivo dei software per la fattura elettronica.
Da allora le modalità di compilazione, di invio e di conservazione delle fatture sono cambiate drasticamente per tutti i settori. Non da meno per il settore impiantistico.
La fatturazione elettronica, infatti, accompagna ormai da tre anni la gestione amministrativa delle nostre aziende e, con essa, i software per rispettare tutti gli obblighi di legge connessi. Parliamo di un processo digitale che coinvolge diversi attori: il fornitore, il cliente, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura.
Che cos’è la fattura elettronica?
Oggi la conosciamo tutti! Non c’è imprenditore che non sappia rispondere a questa domanda!
È un documento elettronico in formato XML, il cui contenuto deve essere immutabile e non alterabile nel tempo.
La sua introduzione ha portato certamente a raggiungere obiettivi importanti:
- abbandono del supporto cartaceo a favore di un documento immutabile e non alterabile nel tempo (quello elettronico appunto)
- eliminazione di tutti i costi di stampa, spedizione e conservazione
- semplicità e velocità nella compilazione e nell’emissione della fattura
- controllo sicuro sugli elementi inseriti in fattura grazie al formato obbligatorio e univoco XML (eXtensible Markup Language)
- emissione di documenti con dati precisi al 100%
Si tratta di una trasformazione senza ritorno, che è stata supportata anche dallo sviluppo di numerosi software dedicati. Scopriamo allora cosa ricercare in un software per la fattura elettronica.
Le caratteristiche da ricercare in un software per la fattura elettronica
Nel mercato impiantistico elettrico e idraulico, come negli altri settori, il processo di fatturazione elettronica prevede un percorso standard che passa attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.
Il sistema serve a controllare il significato e la veridicità degli elementi contenuti nel documento.
Ed ecco il punto: in azienda serve un software per la fattura elettronica.
Infatti, si tratta di uno strumento indispensabile per gestire questo processo di digitalizzazione. Parliamo di un programma grazie al quale è possibile rispettare le disposizioni dell’Agenzia delle Entrate e i regolamenti fiscali.
Un software utile e vantaggioso quindi, in grado di agevolare il lavoro dell’ufficio amministrativo, deve avere alcune caratteristiche e funzionalità principali:
1
Gestione della fatturazione elettronica attiva
Tutte le fatture di vendita vengono emesse e inviate in formato digitale. Il software gestisce quindi il processo automatico di invio al Sistema di Interscambio (SDI) e, dopo i controlli tecnici previsti, consente il recapito del documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato (che sia un’azienda o altro soggetto)
2
Gestione della fatturazione elettronica passiva
Tutte le fatture di acquisto ricevute vengono registrate in formato digitale. Anche in questo caso il software deve garantire, con una procedura automatica, che tutte le fatture elettroniche inviate dal fornitore (tramite Codice Destinazione FE oppure tramite XML) arrivino all’indirizzo aziendale di Posta Elettronica Certificata
3
Operazioni semplici e in pochi passaggi
Un aspetto molto importante da ricercare in un software è la disponibilità di procedure per compiere le operazioni connesse alla fatturazione elettronica. Parliamo di inserire allegati in una fattura attiva, inviare una fattura al cliente, controllare lo stato di invio di una fattura, modificare una fattura già inviata, stampare le fatture attive e passive
4
Garanzia di sicurezza
I programmi gestionali per la fatturazione elettronica sono collegati al Sistema di Interscambio. Il software ottimale è dunque quello che, quando il Sistema di Interscambio evidenzia un errore, lo rilevi all’interno delle procedure gestionali. Nei software migliori, inoltre, i protocolli di sicurezza garantiscono una protezione ottimale per tutti i dati gestiti in modo digitale
5
Integrazione all’interno del software gestionale
Procedure di fatturazione elettronica già integrate nel sistema gestionale aziendale sono una soluzione migliore rispetto a procedure esterne semplicemente collegate.
Basti pensare alla fatturazione collegata alla gestione del magazzino: codici, articoli, descrizioni vanno direttamente in fattura, senza copia e incolla!
Creare e inviare una fattura elettronica è infatti più facile se i prodotti, i fornitori e i clienti sono già gestiti nel programma in uso.
I vantaggi di un software per la fatturazione elettronica sono tanti. Dalla gestione digitale di un’impresa, all’acquisizione automatica dei dati di un cliente, alla riduzione degli errori di compilazione. Le aziende hanno quindi l’opportunità di godere di tanti benefici. Questo dipende chiaramente dalla scelta del software giusto.
Fattura elettronica per impiantisti: i 7 vantaggi della digitalizzazione
Se gestisci un’azienda di impianti (che siano elettrici, idraulici o di altra tipologia) puoi trarre molti vantaggi dalla fatturazione elettronica, a condizione che venga utilizzato uno strumento idoneo e con le caratteristiche che abbiamo elencato sopra.
Quali vantaggi?
Ce ne sono almeno 7:
1
Notevole risparmio di tempo nella redazione della fattura
si eliminano le attività a basso valore aggiunto come l’inserimento manuale delle informazioni
2
Tracciatura di tutte le fatture emesse e ricevute
con conseguente riduzione del rischio di perdere i documenti o di modifica dei dati da parte di persone non autorizzate
3
Riduzione dei costi diretti correlati alla fatturazione
meno costi amministrativi, meno costi di stampa, consegna e distruzione dei documenti e recupero di tempo utile su queste attività
4
Riduzione degli errori di compilazione delle fatture
le procedure automatiche del software per la fattura elettronica identificano immediatamente eventuali errori nei dati prima che la fattura sia inviata
5
Automazione dei processi e dell’organizzazione
la gestione degli archivi diventa veloce, senza più documenti duplicati o difficili da ricercare, con meno costi per tutte le unità dell’azienda
6
Consultazione rapida dei dati
documenti, dati clienti e fornitori diventano più accessibili, senza ricorrere alla ricerca su archivi cartacei
7
Meno ritardi e disguidi nella consegna dei documenti
si eliminano i problemi connessi alla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere
L’adozione della fattura elettronica è l’opportunità di migliorare la gestione documentale e di sfruttare i vantaggi della tecnologia digitale.
Ma c’è di più!
La rivoluzione della fatturazione elettronica
porta nella tua azienda altri vantaggi
organizzativi e di efficienza
- Recupero di tempo per nuove attività produttive
I tuoi collaboratori non devono più svolgere attività time-consuming come l’inserimento delle fatture o la registrazione manuale dei dati sui clienti e sulle vendite. Possono recuperare questo tempo dedicandosi ad altre attività a valore aggiunto, come l’assistenza ai clienti o la comunicazione verso il mercato.
- Disponibilità di dati intelligenti
Con il formato XML – obbligatorio per le fatture elettroniche – si gestiscono in modo intelligente molti più dati rispetto a prima. Questo sistema permetterà, in un prossimo futuro, processi di Business Intelligence e di Business Analytics sui dati di vendita e di acquisto e su parametri di esposizione finanziaria dell’azienda.
Fattura digitale, impresa digitale
La scelta del software da utilizzare in azienda è molto importante e deve essere fatta considerando il mercato in cui si lavora, le esigenze dell’azienda e la specificità di quel prodotto per il settore.
Per molte aziende, specie per quelle medio-piccole, l’avvento della fatturazione elettronica è stata una innovazione di processo, organizzativa e culturale. Criticata all’inizio – come spesso capita con le novità che vengono imposte – ha però avviato una trasformazione digitale che forse non sarebbe avvenuta con la stessa velocità.
Se pensiamo alla prossima fatturazione elettronica europea, capiamo che oggi più che mai la strada digitale è senza ritorno. Abbandonata per sempre la vecchia gestione analogica delle fatture, il software per la fatturazione elettronica assume un ruolo indispensabile specie quando si sceglie un sistema aperto a tecnologia, aggiornamento fiscale e innovazione.
È questo il sistema capace di dare la sicurezza che tutta la contabilità e le fatture gestite risultino sempre a norma di legge.
