Catena di approvvigionamento aziendale:
come gestirla al meglio
Catena di approvvigionamento: fondamentale in tutte le aziende, strategica per quelle che installano impianti tecnologici.
In questo contenuto parliamo proprio di approvvigionamenti nelle aziende di impianti, in particolare di strategie di acquisto dei materiali, attività fondamentali per realizzare una commessa.
Sei un titolare di un’azienda che installa impianti tecnologici o un responsabile tecnico che gestisce e coordina le attività relative a commesse e cantieri? Allora sei nel posto giusto, qui parliamo proprio del tuo lavoro!
Catena di approvvigionamento aziendale:
cos’è e come funziona
Partiamo dal concetto generale di catena di approvvigionamento aziendale.
Puoi chiamarla anche supply chain, è la gestione integrata e organizzata degli acquisti dei materiali, delle forniture e dei servizi da fornitori esterni all’azienda, necessari per realizzare prodotti e servizi.
In cosa consiste?
Questa funzione si occupa di definire la strategia di acquisto: come scegliere i fornitori, pianificare le scorte di magazzino, programmare le attività di acquisto, verificare l’andamento delle consegne e valutare la qualità dei materiali ricevuti.
Insomma …. gestire gli approvvigionamenti significa predisporre, organizzare, svolgere e controllare tutte le operazioni necessarie alla scelta del fornitore e al corretto utilizzo dei materiali.
Riferito alle aziende di impianti, parliamo di quella funzione che deve garantire acquisti di materiale efficienti per il cantiere.
Fasi della Supply Chain: quali sono?
Se installi impianti (elettrici, idraulici o di altra natura), sai bene che gestire correttamente gli approvvigionamenti è una competenza molto importante per contenere i costi di realizzazione dell’opera, quindi per far procedere i lavori come previsto e conseguire il risultato economico atteso.
Questo ovviamente vale in tutte le aziende che fanno acquisti, indipendentemente dal settore.
Ma qui, come detto all’inizio, ci concentriamo sulla catena di approvvigionamento nel settore impiantistico.
La supply chain (quindi la gestione dei materiali e delle forniture) nelle aziende di impianti si svolge in più fasi, collegate tra loro:
- elaborazione del fabbisogno di commessa
- scelta dei fornitori
- gestione dei fornitori e negoziazione
- acquisto di materiali e componenti
- gestione degli ordini
- verifica di conformità dei materiali
Entra in gioco, a questo punto, il concetto di Supply Chain Management, cioè dell’insieme di tutte quelle attività e responsabilità che servono a coordinare le operazioni di acquisto.
Supply Chain Management nell’azienda di impianti
Chi svolge questo ruolo nell’azienda impiantista? Soprattutto … c’è questo ruolo, vale a dire un ruolo specifico dedicato agli acquisti?
L’ufficio acquisti impiantista
Lavoriamo da oltre 30 anni nel settore degli impianti tecnologici e collaboriamo con oltre 300 aziende del settore. Parlando con i nostri clienti – aziende dei comparti elettrico, idraulico, sicurezza, telecomunicazioni, comfort in generale – possiamo dire che nella gran parte delle aziende esiste un ruolo dedicato agli acquisti, un ruolo che fa in modo che gli acquisti siano regolari e non fuori controllo.
A volte lo fa il titolare stesso, spesso invece c’è proprio un Ufficio Acquisti che riesce a ottenere prezzi migliori, instaura un rapporto di fiducia con i fornitori e lo cura nel tempo, ottiene materiali conformi, riceve un servizio di qualità medio-alta.
In alcune aziende questo ruolo è svolto dal responsabile di commessa, con i suoi pro e contro che stanno, da un lato, nel fatto che il processo di acquisto è più veloce e, dall’altro, nel fatto che gli acquisti sono influenzati dai rapporti personali che il singolo responsabile ha con il fornitore (e quindi non si compra sempre alle migliori condizioni di mercato).
Quello che è chiaro, è che sempre più aziende – anche nel settore impianti – capiscono l’importanza di gestire con organizzazione e metodo le procedure di acquisto dei materiali.
Vuoi leggere alcuni consigli per migliorare le strategie di acquisto dei materiali?
Catena di approvvigionamento azienda impianti: cosa cambia?
Focalizziamoci allora sulla catena di approvvigionamento nelle aziende impiantiste: quali sono le differenze con la catena di approvvigionamento di un’azienda (diciamo) tradizionale?
Sicuramente l’attenzione si concentra su due aspetti:
- l’importanza della gestione dei fornitori
- l’approvvigionamento dei materiali in relazione al cantiere e alla commessa
I fornitori dell’azienda di impianti
Per le aziende impiantiste, la gestione dei fornitori è fondamentale perché spesso in cantiere servono componenti e materiali specifici e altamente specializzati.
In queste aziende tutti gli acquisti sono orientati al cantiere.
La scelta del fornitore, quindi, non è solo economica (chi negozia di più sul prezzo).
Anzi, l’aspetto economico “pesa” tanto quanto altri fattori, come la specializzazione su alcuni marchi di prodotti, l’affidabilità, la disponibilità di materiale e soprattutto il rispetto dei tempi di consegna.
Non è raro che, mentre la commessa è in progress, cambino le esigenze del cantiere.
In questo caso è fondamentale poter contare su un fornitore in grado di rispondere a questi cambiamenti e di garantire comunque la consegna dell’ordine e l’approvvigionamento per l’intera durata dei lavori.
I materiali dell’azienda di impianti
Parlando invece di materiali, va da sé che siano “il cuore” dei lavori in cantiere.
Materiali, attrezzature, componenti permettono la realizzazione pratica dell’opera (quindi permettono ai tecnici di lavorare in cantiere). Quando sono giusti e arrivano in tempo, evitano problemi di ritardi, fermi, sostituzioni di componenti in progress, malcontento del cliente, contestazioni con i fornitori.
Approvvigionamento dei materiali:
l’importanza della gestione fornitori e degli ordini di materiale
Abbiamo capito che la catena di approvvigionamento nelle aziende impiantiste ruota attorno a due parole chiave: acquisto dei materiali (ordini) e gestione dei fornitori.
Il processo di selezione dei fornitori – l’abbiamo visto sopra – è estremamente importante per garantire la conformità e la qualità dei materiali.
Per le aziende di impianti poi, il fornitore è spesso un partner con cui collaborare in modo costante, continuo e duraturo.
Fidelizzare il fornitore e instaurare un rapporto di fiducia è infatti strategico per ottenere disponibilità e affidabilità, sia nelle consegne che nella qualità dei materiali da installare.
Dal fornitore, all’acquisto … quindi all’ordine di materiale.
Quando parliamo di ordine fornitore, parliamo di un documento importante nella catena di approvvigionamento dell’azienda impiantista.
L’ordine infatti contiene e specifica tutto quello che serve per realizzare la commessa e per il corretto avanzamento dei lavori in cantiere.
Ordine materiale: costi, prezzi e qualità degli acquisti
L’ordine fornitore è anche il documento che tiene traccia del costo dei materiali. Per questo permette di misurare il “peso” degli acquisti sul budget di commessa.
Capisci bene, quindi, quanto sia fondamentale che l’ordine sia compilato con attenzione e precisione, indicando il tipo e la quantità di materiale necessario, le specifiche tecniche, il prezzo di listino, il prezzo in ordine (se negoziato), le modalità di pagamento e le scadenze di consegna.
Insomma … man mano che ne parliamo, emerge l’importanza di avere un ufficio acquisti in azienda, cioè un ruolo dedicato a comprare bene e a svolgere in modo organizzato tutte le procedure legate alla catena di approvvigionamento.
Non basta infatti fare e inoltrare l’ordine.
Occorre anche monitorare la sua evoluzione, verificando i tempi di consegna, la conformità dei materiali al fabbisogno di commessa e la presenza di eventuali difetti o problemi che possano portare all’annullamento della fornitura.
C’è un rapporto stretto tra la buona gestione degli acquisti e la riduzione di problemi anche seri, come le ore perse dai tecnici per inattività, i prezzi di acquisto non ottimali ma anche altri aspetti che riguardano il rapporto con il cliente e le scadenze di pagamento.
Per questo motivo, le aziende impiantiste devono fare affidamento su personale competente e qualificato dedicato agli acquisti e sulla tecnologia affidabile e specialistica per ottimizzare il processo di gestione degli approvvigionamenti.
Acquisti 4.0:
l’importanza di un software di gestione approvvigionamenti
Ecco allora che parliamo di strumenti, di procedure specializzate, di software di gestione degli approvvigionamenti.
Perché è importante averlo nell’azienda impiantista?
Per due obiettivi: aumentare l’efficienza e garantire la sicurezza nella gestione degli acquisti dei materiali utilizzati dai tecnici in cantiere.
In questo senso, un software gestionale specialistico è in grado di garantire un controllo accurato sui costi e sul valore del processo di approvvigionamento di materiale .
Un buon software per impiantisti consente di organizzare tante attività strategiche:
- redigere il fabbisogno di commessa
- contattare i fornitori
- verificare la disponibilità dei prodotti
- elaborare le richieste di acquisto
- negoziare prezzi e sconti
- emettere gli ordini di acquisto
- monitorare l’andamento delle consegne
Tutte queste attività sono parte del lavoro quotidiano dell’ufficio acquisti e possono essere eseguite con efficacia grazie a un buon software gestionale.
Come scegliere il software di gestione approvvigionamenti?
I software gestionali sono tanti e sicuramente molte aziende si confrontano quotidianamente con la scelta giusta per la propria attività.
Fortunatamente esistono soluzioni verticali, sviluppate in modo specialistico per gestire i processi, i flussi e le attività di settori precisi: tra questi i software per impiantisti.
Questo discorso è valido anche quando si parla di acquisti.
Le aziende di impianti con cui collaboriamo, infatti, sono tutte concordi nell’affermare che gestire bene gli acquisti, con procedure e flussi strutturati, agevola le operazioni di approvvigionamento e agevola anche il margine.
O meglio, aiuta a realizzare il margine di commessa previsto.
Spesso, infatti, il materiale che compone la commessa è una parte importantissima, anche prevalente sulla manodopera. Quindi ancora di più acquistare bene significa realizzare economicamente bene l’impianto.
E allora, come scegliere il software giusto?
Ci sono dei fattori da tenere in considerazione nella scelta:
1. valutare le funzionalità del software
si tratta di verificare la compatibilità del sistema con le esigenze da gestire. In pratica, valutare che le funzionalità siano specifiche per l’azienda di impianti. Il software gestisce il fabbisogno di commessa? Gestisce i listini fornitori nei tracciati più comuni (come Metel o Angaisa)? Permette di confrontare le offerte dei fornitori? Esegue il monitoraggio dei tempi di consegna? Gestisce tutti i dati relativi agli acquisti, dall’arrivo del materiale a magazzino, al carico delle bolle, all’emissione delle fatture?
2. valutare l’esperienza d’uso del software
è importante considerare la facilità d’uso del software. Questo è un aspetto che può evitare problemi di formazione del personale: più il software è semplice (ad, esempio offre anche un’esperienza via app), più sarà corretta la gestione dei materiali.
3. valutare la capacità di analisi del margine di commessa
molti impiantisti ci dicono che oggi il margine sui materiali è un “margine sicuro” (benché non elevato).
È quindi molto importante che il software aiuti nella gestione economica della commessa.
Oltre a saper acquistare ai prezzi migliori, il software deve essere un supporto per verificare lo scostamento del margine rispetto al valore considerato in offerta.
Un software strutturato misura quanto incidono gli acquisti sul margine di commessa, quanto impattano gli accordi con i fornitori. Ti sembra poco??? 😊
Perfetto: il miglior software di gestione ordini e approvvigionamenti per impiantisti
A chiusura di questa dettagliata analisi sulla catena di approvvigionamento nelle aziende di impianti, vogliamo presentarti uno strumento specifico, già usato negli Uffici Acquisti di tante aziende: Perfetto.
Perfetto è il software gestionale verticale per il controllo della commessa nelle aziende di impianti.
Come ti aiuta?
Ti offre funzionalità complete focalizzate sul controllo della commessa in generale e, ovviamente, sulla gestione degli acquisti dei materiali.
Ecco cosa fa Perfetto per i tuoi approvvigionamenti:
- importa e aggiorna in automatico i listini di tutti i tuoi fornitori
- genera la richiesta di acquisto da commessa o da preventivo
- invia la richiesta di acquisto a più fornitori nello stesso momento
- confronta le offerte di fornitori diversi e calcola la convenienza economica per un articolo, un marchio o per l’intera fornitura
- elabora gli ordini a fornitore
- verifica l’avanzamento degli ordini: materiale consegnato e da consegnare
- carica i costi del materiale direttamente sulla commessa
- estrae automaticamente l’elenco dei materiali impiegati nella commessa per la redazione della Dichiarazione di Conformità
Se la tua azienda crede che le tecnologie e gli strumenti specialistici possano contribuire ad aumentare in modo significativo l’efficienza degli acquisti, allora è pronta per Perfetto.
Sì, perché Perfetto accompagna il cambiamento dell’azienda impiantista verso nuovi modelli di gestione e controllo della commessa e verso scelte sicure per l’organizzazione delle attività di realizzazione degli impianti.
Controllare i dati per ottimizzare i processi aziendali, risolvere i problemi reali di gestione della commessa: sono questi i due obiettivi di Perfetto.
In conclusione: il software gestionale verticale ottimizza gli acquisti
Quando parliamo di processo di acquisto e di organizzazione degli approvvigionamenti, parliamo di due concetti che sono alla base del buon andamento della commessa.
Gestire in modo ottimale le operazioni di acquisto significa infatti raggiungere una maggiore efficienza nella commessa: questo è possibile con un software specifico per gli acquisti di materiale per il cantiere.
Un sistema di questo tipo permette infatti di svolgere e analizzare tutte le attività utili per acquistare nel miglior modo possibile: gestire i fornitori, controllare i materiali ordinati, verificare i prezzi di listino, i prezzi in ordine e quelli fatturati, seguire l’avanzamento dei contratti di subappalto e l’acquisto di servizi accessori come i noleggi di attrezzature.
E allora … vuoi ottimizzare i tuoi acquisti di materiale?
Vuoi gestirli in modo efficiente?
Allora non farti scappare l’opportunità di uno strumento nato apposta per assicurare l’efficienza del cantiere e la marginalità della commessa.
