Svolgere interventi e lavori “in economia” è piuttosto comune nelle aziende che gestiscono commesse e che vogliono soddisfare i propri clienti. Alla fine del mese per l’area amministrativa spesso la gestione di tali interventi si trasforma in una “caccia al tesoro” per reperire all’interno dei documenti cartacei tutte le informazioni utili e importanti per rendicontare i lavori al cliente in base agli accordi presi.
1 sono interventi che svolgiamo senza redigere un preventivo iniziale e che spesso realizziamo in tempi molto rapidi
2 sono lavori che addebitiamo al cliente a consuntivo, in base a quanto effettivamente realizzato
3 sono interventi che si basano su un accordo commerciale preso con il cliente in merito ai valori di massima che verranno fatturati (il costo orario della manodopera, la valorizzazione dei materiali)
Ogni mese l’azienda può effettuare un numero elevato di interventi in economia o di assistenze, di importo variabile.
Alla fine del mese nasce l’esigenza contabile di riepilogare tutti gli interventi svolti e di fatturarli al cliente, valorizzando le ore di manodopera ed i materiali utilizzati ….. e questa può essere una vera impresa se non sei organizzato in modo ottimale!
Quali domande si fa l’area amministrativa?
a ho tutti i documenti per fatturare il lavoro fatto al cliente?
b ho tutti i rapportini di lavoro con le ore impiegate o le fatture di acquisto di materiale?
c dove trovo i prezzi dei materiali utilizzati?
d che prezzo abbiamo applicato la volta precedente a questo cliente per lo stesso articolo?
e dove trovo la descrizione dettagliata del lavoro svolto?
I lavori in economia sono spesso una componente non trascurabile del fatturato aziendale.
Gestirli in modo organizzato è importante per la tua azienda, per non perdere fatturato, realizzare la marginalità di queste commesse ed evitare problemi con i tuoi clienti.
Poter verificare in ogni momento l’elenco degli interventi svolti con l’esatta valorizzazione di materiali e manodopera non solo è possibile ma è condizione fondamentale per poter salvaguardare i ricavi aziendali.
La gestione dei documenti per commessa, la rendicontazione dei lavori in economia, la redazione di estratti conto automatici e la fatturazione rapida sono gli elementi che permettono alla tua azienda di lavorare per soddisfare il cliente e al tempo stesso conseguire gli obiettivi di rendimento.
Con Perfetto puoi gestire le commesse in economia in modo totalmente automatico. Vediamo come ….
Gestione delle politiche di rendicontazione
Perfetto permette di impostare la politica commerciale dei lavori in economia per cliente.
La politica definisce le condizioni di fatturazione e di addebito della manodopera, dei materiali e dei servizi impiegati.
Puoi definire un numero illimitato di politiche da associare ai tuoi clienti e stabilire le “regole” di fatturazione degli interventi (materiali addebitati a listino oppure con ricarica sul costo di acquisto, tariffa oraria della manodopera per qualifica o tipo di servizio, sconti da applicare, ecc….)
Raccolta e registrazione dei dati degli interventi
Con Perfetto puoi registrare quotidianamente tutti i documenti relativi agli interventi fatti, che documentano un costo da addebitare al cliente alla fine del mese. In particolare:
1 Rapportini di lavoro: inserisci i rapportini specificando la commessa a cui l’intervento si riferisce e, per ogni risorsa, le ore impiegate ed il servizio prestato (ordinario, straordinario, festivo….)
2 Documenti di trasporto: inserisci il DDT associandolo alla commessa, specificando tipo, quantità e valore dei materiali consegnati in cantiere
Rendicontazione delle commesse
Se registri correttamente i documenti di commessa, le informazioni per realizzare l’Estratto Conto al tuo cliente sono tutte presenti nel sistema e puoi riepilogarle in modo molto semplice e rapido.
La procedura “Generazione Estratti Conto” è automatica ed estrae tutti i documenti gestionali (DDT, rapportini, fatture di acquisto,….) non ancora fatturati.
Con questa procedura è veramente facile creare un Estratto Conto per ogni commessa.
Fatturazione degli Estratti Conto
Dopo aver creato in automatico l’estratto conto, puoi emettere direttamente la fattura con la procedura “Fatturazione Estratti Conto”.
Tale fattura è il documento ufficiale che presenterai al tuo cliente con la valorizzazione dell’intervento effettuato.
L’area amministrativa inserisce i documenti gestionali relativi all’intervento svolto. Nello specifico:
a un rapportino di lavoro che descrive quali risorse hanno lavorato sulla commessa e quante ore hanno impiegato
b un documento di trasporto che descrive il materiale utilizzato per la commessa
Vediamo l’inserimento del rapportino relativo a tre risorse che hanno prestato lavoro ordinario e straordinario:
- apriamo la gestione delle Economie di Perfetto
- entriamo nel nodo “Rapportini”
- apriamo la voce “Rapportino per Commessa”
- carichiamo il rapportino specificando la commessa (in economia)
- indichiamo le risorse che hanno lavorato sulla commessa
- specifichiamo le ore di manodopera prestata, dividendo il servizio tra lavoro ordinario e straordinario
A fine mese, rendicontiamo la commessa:
- entriamo nella procedura “Generazione Estratti Conto”.
- la procedura rileva in automatico tutti i documenti gestionali inseriti nel periodo di riferimento, non ancora fatturati, ed elabora un Estratto Conto per commessa
Successivamente fatturiamo l’estratto conto creato.
- entriamo nella procedura “Fatturazione Estratti Conto”.
- la procedura rileva l’estratto conto che abbiamo generato e crea la fattura in automatico
Come vedi, se utilizzi Perfetto per la rendicontazione dei tuoi lavori in economia riduci i tempi per la creazione degli estratti conto e delle fatture ed elimini gli errori di ricerca delle informazioni.
I principali vantaggi di Perfetto nella gestione delle commesse in economia:
1 riduzione degli errori di fatturazione e rispetto degli accordi presi col cliente
2 nessun intervento dimenticato e non fatturato
3 fatturazione automatica e precisa
4 riduzione dei tempi di rendicontazione
5incremento degli incassi grazie a minori errori e velocità di fatturazione
