Quando parliamo di ordine fornitore, parliamo di un documento che nelle aziende impiantiste – focus di questo contenuto – fa parte del processo di acquisto dei materiali, cioè di tutto quello che serve per la realizzazione della commessa e per l’avanzamento dei lavori in cantiere.
Può capitare che un ordine di acquisto del materiale a un fornitore venga annullato?
Eh sì, capita.
Parliamo allora di questa situazione, l’annullamento dell’ordine fornitore: quando succede e come si gestisce.
Cosa significa annullare un ordine fornitore
L’annullamento di un ordine fornitore è quel processo con cui si interrompe l’accordo commerciale stabilito con un fornitore.
È quindi la decisione, presa dal titolare oppure dal responsabile dell’ufficio acquisti, di non proseguire più il rapporto di fornitura. L’annullamento rende infatti operativa la sospensione della fornitura.
Si fa quando l’ordine è sbagliato, oppure quando ci sono dei problemi o dei disguidi che lo stanno rendendo problematico da gestire.
In una parola, si annulla un ordine quando gli accordi presi in fase di acquisto dei materiali per la commessa non vanno più bene.
A prescindere dal motivo, una volta che l’ordine è annullato, è importante informare il fornitore della decisione presa e delle motivazioni alla base di questa scelta.
Vista l’importanza della decisione, sia per l’azienda acquirente che per il fornitore, l’annullamento dell’ordine deve essere eseguito in modo chiaro, certificato e trasparente, al fine di evitare fraintendimenti e controversie future.
Ma vediamo quando capita di decidere un annullamento di fornitura.
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Quando si procede con la richiesta di revoca dell’ordine?
Si può scegliere di annullare un ordine per diversi motivi:
- un cambiamento nelle necessità dell’azienda
- un’esigenza di riduzione dei costi
- l’impossibilità del fornitore di rispettare le date di consegna stabilite
- materiale consegnato non conforme al fabbisogno di commessa
Il terzo motivo (il mancato rispetto dei tempi di consegna) può, in particolare, essere molto importante nel processo di gestione della commessa in quanto se il materiale non arriva in cantiere (perché il fornitore non lo ha disponibile o perché non è più gestito) o se arriva con grande ritardo, l’esecuzione della commessa è messa a rischio.
In questo caso quali sono i rischi per l’azienda impiantista?
Possono nascere notevoli e comprensibili problemi di gestione del rapporto col cliente, di organizzazione delle attività dei tecnici e – non ultimo – di rendiconto economico (perché ritardi = costi imprevisti).
E se invece l’ordine è stato parzialmente evaso dal fornitore ma il materiale non corrisponde a quanto richiesto?
In questo caso, è anche necessario definire le modalità per la restituzione del materiale ricevuto.
Se poi non si riesce a trovare un accordo per la sostituzione del materiale non conforme, nei tempi compatibili con l’esecuzione dei lavori dell’impianto, l’ordine intero di norma viene annullato appunto per un motivo di non conformità.
Parliamo allora adesso del caso più ricorrente di annullamento nelle aziende di impianti: la revoca a fronte di materiale non disponibile e quindi non consegnabile.
Vediamo com’è fatto il documento principale: la lettera di annullamento.
Lettera annullamento ordine fornitore: cosa deve contenere
Gli impiantisti ci dicono che uno dei casi principali di annullamento di un ordine nelle loro aziende è quello del ritardo di consegna del materiale da parte del fornitore.
Questo capita, ad esempio, quando dei materiali promessi per una data vengono ultra-posticipati, oppure quando questi materiali proprio non arrivano anche se l’ordine è in corso da mesi.
L’azienda impiantista in questo caso cosa fa?
Ha due strade: o aspetta i tempi di consegna allungati (se la programmazione della commessa se lo può permettere), oppure – caso più frequente – annulla l’ordine.
Lo fa con la lettera di annullamento, un documento scritto utilizzato appunto per annullare un ordine.
Un esempio di lettera di annullamento
Com’è fatta questa lettera?
Non c’è in realtà un modello univoco, esistono esempi diversi utilizzati dalle aziende.
L’importante è che comunichi in modo chiaro e conciso la richiesta al fornitore, per evitare incomprensioni o controversie.
In primo luogo, nella lettera devono essere nominati il fornitore e il materiale in questione, indicando il motivo e i dettagli dell’annullamento dell’ordine.
Ad esempio, se l’ordine è stato annullato a causa di materiale consegnato non conforme, la lettera deve includere ulteriori dettagli sulla difformità.
Seguono poi i dati dell’ordine: numero, data di emissione, data di consegna prevista.
Se l’azienda ha subito un danno a causa del ritardo nella consegna, questo deve essere specificato e quantificato. Ad esempio, il costo aggiuntivo di eventuali materiali sostitutivi che l’azienda ha dovuto cercare (perché quelli ordinati non sono mai stati consegnati), o i costi di gestione operativa del cantiere, come ritardi o spostamento di tecnici da un cantiere all’altro (in caso di slittamento della consegna pattuita).
Infine, se una parte dell’ordine è già stata fatturata, si può richiedere il rimborso dell’importo già pagato per l’ordine annullato.
Annullamento ordine fornitore: perché conviene gestirlo con un software?
Anche la procedura di annullamento, come l’ordine, deve essere gestita nel modo corretto.
E, per questo, vogliamo parlare dell’importanza di usare procedure specifiche come quelle disponibili nei software gestionali per impiantisti.
Un software specialistico, infatti, offre vari strumenti e funzionalità relative alla gestione degli ordini fornitore:
- strumenti di analisi e selezione dei fornitori
- procedure per la corretta generazione della richiesta di acquisto e dell’ordine di acquisto
- stampe dettagliate per vedere tutto il materiale ordinato per fornitore
- stampe sul materiale non ancora consegnato alla data indicata nell’ordine (ritardi di consegna)
- analisi del materiale arrivato e non arrivato per tipologia, quantità e fornitore
- solleciti automatici pre-impostati ai fornitori in ritardo
Procedure strutturate di gestione degli acquisti e di controllo sullo stato delle consegne aiutano, di solito, a risolvere i problemi connessi ai materiali.
O meglio a individuarli e riuscire a trovare una soluzione in tempi utili per non compromettere l’esecuzione della commessa.
Diversi impiantisti con cui parliamo, grazie al nostro lavoro con aziende di questo settore, ci confermano che gestire gli acquisti per commessa con un software gestionale li ha portati ad accantonare molti fornitori perché inaffidabili. E quindi, di conseguenza, a ridurre di molto (se non addirittura a evitare) le situazioni di annullamento degli ordini.
Conclusione: l’annullamento di un ordine fornitore deve essere ben gestito
L’annullamento di un ordine fornitore è una situazione che può capitare nella gestione aziendale.
Se gestisci cantieri e commesse, oppure sei responsabile degli acquisti dei materiali, è bene che tu sappia come gestire l’annullamento di un ordine fornitore.
La procedura di annullamento si collega in modo molto stretto alla procedura di gestione degli acquisti.
Abbiamo più volte sostenuto quanto sia importante gestire gli approvvigionamenti di materiale con degli strumenti operativi validi e completi – come i software gestionali specifici per impiantisti.
Questo infatti fa sì che gli acquisti siano gestiti e controllati in tutte le fasi (dalla selezione del fornitore alla consegna del materiale in cantiere) e che vengano minimizzate le situazioni di cattiva gestione che portano alla decisione di annullamento degli ordini.
