Quando parliamo di commessa nell’azienda di impianti, parliamo di tanti processi e attività complesse: dalla scelta dei materiali da installare alla gestione fornitori, dall’uso del materiale al controllo dell’avanzamento lavori, dalla certificazione dell’impianto alla consegna al cliente.
Qui parliamo della gestione dei fornitori, aspetto fondamentale per la commessa: permette infatti all’azienda impiantista di controllare gli acquisti e di assicurarsi che i materiali utilizzati in cantiere siano della giusta qualità, che il prezzo sia conveniente e che la consegna avvenga nei tempi stabiliti.
Gestione fornitori: cosa significa?
Per tutte le aziende la gestione dei fornitori è fondamentale.
Per le aziende impiantiste è fondamentale e strategica, perché spesso in cantiere servono componenti e materiali specifici e altamente specializzati.
La gestione dei fornitori è una responsabilità normalmente assunta dal direttore della commessa o dal responsabile acquisti. In cosa consiste?
- nel definire gli obiettivi di acquisto
- nello stabilire dove comprare i materiali da utilizzare (individuare il fornitore giusto)
- nell’organizzare la fornitura (ordini, tempi e destinazione dei materiali)
- nel controllare i costi delle forniture
- nel controllare l’andamento della fornitura (scadenze e quantità)
- nel verificare la redditività degli acquisti in riferimento al piano economico della commessa
Quindi gestire i fornitori significa controllare le attività di selezione e acquisto, per far lavorare bene il cantiere, ridurre i rischi di inattività o non conformità, migliorare continuamente la qualità del servizio al cliente e garantire rendimento all’azienda.
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Perché ottimizzare la gestione dei fornitori?
Gestire i fornitori è dunque un’attività chiave.
La scelta dei fornitori giusti permette di evitare problemi anche seri, come la mancanza del materiale, le ore perse dei tecnici per inattività, i prezzi di acquisto non ottimali ma anche altri aspetti che riguardano il rapporto con il cliente e quelli amministrativi.
La gestione fornitori, se organizzata al meglio, permette di:
- evitare sprechi di materiale
- favorire la sicurezza in cantiere
- migliorare l’efficienza della commessa
- disporre di dati certi e aggiornati sui materiali e i servizi disponibili
- semplificare la contabilità
- avere maggiore controllo sui costi di commessa
La gestione dei fornitori nelle aziende di impianti è un’attività che richiede attenzione, competenza e una buona dose di pianificazione. Ma i vantaggi che se ne possono trarre, sia in termini di efficienza aziendale che di soddisfazione del cliente, sono sicuramente notevoli.
Cosa sapere sui fornitori nelle aziende di impianti
Abbiamo chiesto alle aziende di impianti con cui collaboriamo da molti anni di spiegare come avviene la gestione dei fornitori.
In particolare:
- quali sono i criteri di selezione dei fornitori (come si scelgono)
- come si verifica un fornitore
- quanto dura il rapporto con il fornitore (se resta costante nel tempo)
- come si differenzia un fornitore dall’altro
Come scegliere il fornitore
Le risposte sono molto interessanti e riassumono i 3 aspetti più rilevanti nella scelta dei fornitori in questo mercato: fidelizzazione, negoziazione, affidabilità.
Al primo posto la fidelizzazione.
Gli impiantisti scelgono fornitori ricorrenti. È molto importante instaurare col fornitore di materiale una collaborazione continuativa nel tempo per facilitare gli accordi commerciali.
Possiamo quindi dire che si premia la continuità del rapporto, anche per un motivo di convenienza economica degli acquisti.
Al secondo posto la negoziazione.
Gli impiantisti negoziano sia per gli acquisti per la commessa, sia per gli acquisti per il magazzino.
Di solito c’è una negoziazione iniziale sulle condizioni di acquisto (si determinano prezzi e scalette sconti), poi – di volta in volta – ci sono trattative mirate sui prezzi per gli acquisti di commessa in progress.
Al terzo posto l’affidabilità.
Gli impiantisti ci dicono che questo aspetto, dopo le recenti evoluzioni di mercato sui materiali, è diventato importante tanto quanto quello economico. L’affidabilità del fornitore, la disponibilità di materiale e soprattutto il rispetto dei tempi di consegna sono elementi di gran valore e peso nella scelta dei fornitori.
Il fornitore è spesso “un alleato” con cui collaborare in modo costante, specialmente quando si tratta di un progetto che richiede lavori a lungo termine. Una volta che un cantiere è stato avviato, le esigenze possono cambiare, la richiesta di determinati materiali o prodotti può aumentare o diminuire, e questo richiede una costante attenzione e una grande capacità di adattamento da parte del fornitore.
Il fornitore diventa quindi un partner che deve essere in grado di seguire il cantiere per tutta la sua durata e garantire l’approvvigionamento dei materiali in modo costante e affidabile.
Nelle aziende di impianti tutti gli acquisti sono orientati al cantiere. La scelta del fornitore, quindi, non è solo economica, non vince per forza chi negozia di più sul prezzo. Anzi, l’aspetto economico “pesa” tanto quanto altri fattori, come la specializzazione su alcuni marchi di prodotti, l’affidabilità, la disponibilità di materiale e soprattutto il rispetto dei tempi di consegna.
Non ultima, l’offerta di consulenza tecnica, preziosa quando le esigenze del cantiere cambiano durante il corso dei lavori e occorre trovare soluzioni alternative valide.
I vantaggi di una gestione fornitori ottimizzata
Alla luce di quanto detto fin qui e sempre grazie al contributo dei nostri clienti impiantisti, possiamo riassumere i tre vantaggi che una buona gestione fornitori porta in azienda:
RAPPORTO CON IL CLIENTE: i lavori avanzano come da preventivo, non ci sono resi e contestazioni, si riesce a dare massimo servizio al cliente.
GESTIONE ECONOMICA DELLA COMMESSA: buoni acquisti favoriscono la buona gestione economica della commessa, il risultato economico di commessa è positivo perché non si sforano i tempi previsti e quindi non si riduce il margine.
GESTIONE OPERATIVA DEI CANTIERI: se il fornitore rispetta le date di consegna pianificate, si riducono i rischi di fermi in cantiere perché i tecnici hanno tutto quello che serve per lavorare.
Possiamo quindi dire che, per questi tre motivi (rendimento economico, avanzamento dei lavori e rapporto positivo con il cliente) è importante gestire bene i fornitori.
5 consigli per la gestione dei fornitori
Abbiamo capito che la scelta dei fornitori è essenziale per la gestione della commessa.
Nella tua azienda come li gestisci?
Se ti va di leggerci ancora, abbiamo alcuni consigli per migliorare la gestione dei fornitori e quindi la gestione delle commesse.
1
individua in azienda un ruolo specifico dedicato agli acquisti.
Sarà questo ruolo ad occuparsi di coordinare le attività di approvvigionamento, incluse quelle relative ai fornitori. Sarà anche il riferimento (interno ed esterno) per tutto il processo di acquisto.
2
favorisci la collaborazione tra tecnici e addetti agli acquisti.
In questo modo puoi unire le conoscenze tecniche sui materiali di chi lavora operativamente sulla commessa alle competenze commerciali dell’ufficio acquisti. Ne beneficeranno gli accordi con i fornitori.
3
fai aggiornare costantemente le persone sui prodotti.
È importante avere sia tecnici che commerciali aggiornati sui prodotti e sui materiali. Questo ti permette di selezionare i fornitori migliori, specializzati su marche o categorie di articoli e di evitare errori di acquisto anche seri.
4
definisci la tua gestione dei fornitori.
Organizza un flusso con procedure chiare, ruoli chiari e momenti di controllo. Questo ti permette di risparmiare tempo e denaro (ad esempio quando devi cercare informazioni) e di avere maggior controllo sulle attività dei fornitori.
5
utilizza un software che ti aiuta a seguire le procedure in modo semplice e completo.
Parliamo di un software specialistico per gli acquisti di materiale, inclusa la gestione dei fornitori. Un buon software ti permette di confrontare le offerte di fornitori diversi e di comprare ai prezzi migliori, oltre che di misurare precisamente “quanto pesano” i tuoi acquisti nella gestione economica della commessa.
Gestione dei fornitori: le nostre conclusioni
Abbiamo visto che la buona gestione dei fornitori è fondamentale per un’azienda che lavora in commessa.
E allora, come farla al meglio?
Impostando una serie di attività e controlli che possono essere eseguiti sia tramite un software di gestione commessa (meglio se specialistico e verticale per il settore impianti), che con attività organizzative semplici ma ben definite e strutturate.
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