Le aziende impiantiste – parliamo di quelle che installano impianti tecnologici in ambito elettrico, idraulico, sicurezza, domotica e telecomunicazioni – hanno un’esigenza primaria: organizzare cantieri e commesse, che si traduce nel bisogno di poter contare su un buon software di gestione cantieri e impianti.
Le attività in cantiere sono tante, tantissime, lo sai meglio di noi.
E rispettare i tempi di consegna dell’impianto è fondamentale per contenere i costi (e mantenere il guadagno previsto).
È quindi importante avere chiaro il quadro di tutte le commesse: sapere chi fa che cosa, sapere in quale fase lavora, conoscere l’operatività aziendale, conoscere lo stato di avanzamento dei lavori, sapere tutto quello che è stato trasportato in cantiere.
Sembra difficile? In realtà non lo è, se usi lo strumento adatto.
Un software di gestione di cantieri e impianti permette, in particolare, di controllare l’ambiente nel quale un’azienda impiantista svolge il proprio lavoro.
Il cantiere, infatti, è un ambiente operativo ma è anche un insieme di flussi economici e finanziari. Qui si verificano fatti, che si trasformano in documenti, numeri, dati e informazioni utili. Il controllo e – se necessario – la correzione di questi flussi determina il successo (o l’insuccesso) della commessa e dell’impresa intera.
La gestione del cantiere in un’azienda impiantista: le 3 fasi
Parliamo allora di gestione del cantiere per la realizzazione di un impianto.
Se fatta bene, è un’attività che passa attraverso tre fasi:
1
Stima economica delle opere
ovvero la valutazione dei lavori fatta in base alle risorse umane disponibili, ai materiali necessari per eseguirli, alla complessità dell’impianto da realizzare.
2
Controllo di gestione
cioè il calcolo dei costi e dei tempi effettivi e la verifica che questi valori siano in linea con le previsioni iniziali.
3
Controllo amministrativo
ovvero la gestione di tutta la fatturazione e la documentazione contabile, fiscale e gestionale necessaria.
Il cantiere è la tua “casa”, è dove svolgi il tuo lavoro.
Quindi, se vuoi lavorare bene (e con profitto) devi gestirlo bene, perché è qui che si producono i dati delle tue commesse.
Cosa significa gestire il cantiere
Il cantiere è avviato, ottimo. Ora occorre gestirlo. Come?
Il primo passo, dopo l’inizio dei lavori, è aggiornare in tempo reale lo stato della commessa attraverso un sistema di monitoraggio e di controllo, principalmente basato su strumenti informatici e digitali.
Per una buona gestione del cantiere (o per migliorare la gestione in corso) possono essere utili dispositivi che facilitano la raccolta dei dati. Quindi non solo tracce cartacee compilate a mano, ma tablet o smartphone utilizzati per inserire i dati via app.
L’importante è che documenti di trasporto, rapportini di lavoro, libretti delle misure, stati di avanzamento dei lavori e tutti i documenti di cantiere siano raccolti e trasformati in numeri e dati per un controllo tempestivo.
Gestire il cantiere significa dunque:
- Organizzare la manodopera: gestire le persone e conoscere l’efficienza delle proprie risorse
- Gestire i materiali (ordini, scelta dei fornitori, noleggi di attrezzature)
- Rendicontare le attività calcolando costi, ricavi, tempi
- Digitalizzare la raccolta dei dati per avere le informazioni aggiornate in tempo reale e favorire il controllo sull’andamento degli indicatori gestionali
Cosa significa NON gestire il cantiere
Quanto detto sopra ci porta, per differenza, a dire cosa significa NON gestire il cantiere.
Significa, in poche parole, incorrere nei numerosi problemi di cattiva gestione e controllo di commessa.
NON gestire il cantiere significa dunque avere:
-
Tempi di lavorazione non controllati
e rischio di non rispettare le date di consegna. Se ci pensiamo bene, il rischio è un mancato incasso (se la consegna è in ritardo, il cliente paga nei termini stabiliti?). È anche fonte di danni ingenti all’immagine dell’azienda -
Costi non controllati e quindi scostamenti non corretti
quando l’azienda non riesce a prevedere in tempo lo scostamento finale fra preventivo e consuntivo, non riesce neppure a prendere le decisioni giuste al momento giusto e quindi contenere eventuali perdite. -
Qualità delle opere non controllata
qui c’è il rischio di lavorare con fornitori non affidabili Anche questo è un grande rischio, in quanto il fornitore non di qualità può compromettere la reputazione dell’azienda
L’azienda organizzata e orientata a produrre rendimento controlla i costi e i ricavi, controlla i tempi e la qualità dell’esecuzione delle opere. Cura il rapporto con clienti e fornitori, gestisce in maniera ordinata tutte le informazioni aziendali, correttamente correlate tra loro.
Questo è il controllo direzionale di cantieri e commesse.
Perfetto: il miglior software di gestione cantieri e impianti
Abbiamo parlato dell’importanza di gestire correttamente tutte le informazioni sui lavori e anche del fatto che, per farlo, occorre utilizzare un software di gestione di cantieri e impianti. Questo è vero sia nel settore degli impianti elettrici che in quello degli impianti idraulici o meccanici.
A questo punto, lasciamo la teoria ed entriamo nel pratico parlando di un sistema dedicato all’impiantistica: Perfetto.
Perfetto è il software specifico per il controllo della commessa nelle aziende che installano impianti tecnologici (elettrici, idraulici e affini).
In cantiere – lo abbiamo visto – è necessario rilevare e controllare i tempi di lavorazione, compilare i rapportini di lavoro, calcolare i costi dei mezzi, delle lavorazioni in subappalto, redigere i documenti analitici.
Perfetto nasce per aiutare l’imprenditore a tenere sotto controllo costi e ricavi e per agevolare la gestione delle attività di commessa.
Myperfetto: software per l’impiantista
Il bello di Perfetto è la sua doppia modalità di utilizzo.
Lo usi in ufficio come un normale software gestionale.
Ma lo usi anche via app, quindi direttamente dal cantiere tramite dispositivi mobili (telefono o tablet). Scendiamo nel dettaglio e vediamo tutto ciò che è in grado di gestire Myperfetto.
Le ore lavorate dai tecnici
Perfetto gestisce, come principale documento di manodopera, il rapportino di lavoro.
Dall’app le tue risorse possono compilare il rapportino mentre sono in cantiere, caricando ore, attività, materiali, spese.
Non solo le persone risparmiano tempo, ma registrano i dati di commessa direttamente mentre la svolgono.
I dati di commessa
Perfetto ha l’obiettivo di aiutare l’imprenditore nel controllo della commessa. Per questo, i dati sull’avanzamento delle opere sono sempre aggiornati.
Il controllo non arriva solo a chiusura dei lavori. È fatto in progress mentre la commessa avanza. I due strumenti più utili di Perfetto sono il Centro di Controllo della Commessa e il Bilancio di Commessa di Perfetto app. Con entrambi è possibile consultare in ogni momento i costi e le statistiche di manodopera e materiali, da pc, telefono o tablet.
I materiali impiegati per commessa
Perfetto app ricerca i materiali e li carica sulla commessa mentre le persone li utilizzano.
I tecnici dichiarano il materiale mentre lo usano, senza errori di trascrizione dei codici degli articoli.
I costi e i ricavi
Perfetto offre strumenti evoluti per tracciare l’andamento dei costi (divisi per tipologia) e dei ricavi di commessa. Il controllo è possibile in ufficio o via app. In ogni situazione puoi sapere sempre quanto spendi e quanto guadagni.
La contabilità di cantiere si fa con Perfetto
Possiamo parlare di gestione del cantiere senza pensare alla contabilità di cantiere?
Assolutamente no, visto che nella gestione dell’azienda di impianti le due attività vanno a braccetto!
Infatti, la contabilità di cantiere fa parte del sistema informativo di un’azienda impiantista.
CONTABILITA’ DI CANTIERE
Sono tutte le operazioni e i documenti che permettono di calcolare lo stato di avanzamento e il valore (prezzo) del lavoro svolto all’interno di un cantiere. Con la contabilità di cantiere si calcola inoltre il risultato economico finale in base agli accordi contrattuali sottoscritti tra le parti (appaltante e appaltatore).
Perfetto gestisce la contabilità di cantiere, in base alle procedure obbligatorie e alle regole vigenti in materia di direzione dei lavori. Lo fa con quattro documenti:
1
Libretto delle misure
È il documento che riepiloga i materiali installati in cantiere e attesta l’avanzamento dei lavori in una commessa a corpo. Si redige in riferimento alle voci di capitolato associate e ai materiali previsti in commessa.
2
Stato avanzamento lavori (SAL)
È il documento riepilogativo delle quantità installate sul cantiere e rilevate tramite i libretti delle misure. Per questo, un S.A.L. può riepilogare uno o più libretti delle misure redatti per una commessa. Con il S.A.L. l’azienda periodicamente dichiara al cliente l’avvenuta esecuzione dei lavori commissionati.
3
Riepilogo avanzamento lavori (RAL)
È il documento per conoscere le quantità effettive installate per commessa e per verificare i quantitativi residui da installare in base ai preventivi. Il R.A.L. quindi serve a fornire un riepilogo delle quantità previste in commessa.
4
Fattura dei lavori eseguiti
Il flusso della contabilità di cantiere di Perfetto si conclude con l’emissione della fattura di vendita. La fattura (elettronica) riepiloga il totale dei lavori svolti in commessa e presenta al cliente il valore economico da pagare.
Il processo di installazione di un impianto è oggi particolarmente regolamentato, sia dal punto di vista amministrativo, sia da quello esecutivo e questa è una tendenza in continuo divenire.
Quindi è sempre più importante redigere una contabilità precisa e strutturata, necessaria per il controllo dei costi e per il monitoraggio dei singoli lavori svolti dall’azienda. Soprattutto in fase di avanzamento.
Avanzamento e gestione del cantiere: non rischiare, usa la soluzione perfetta
Abbiamo visto quanto sia importante verificare i costi e i ricavi legati alla realizzazione di un impianto. È necessario controllare in tempo reale le risorse utilizzate in ogni lavorazione, i dati di commessa e i costi sostenuti.
La singola commessa e il singolo cantiere fanno infatti parte del risultato economico e finanziario dell’azienda. Questo risultato oggi non può più dipendere dal caso o da una gestione “a spanne” che molte imprese utilizzavano fino a qualche decennio fa, in condizioni di mercato molto meno agguerrite di quelle attuali.
Oggi le aziende di impianti hanno bisogno di un sistema di monitoraggio e di controllo, impostato su strumenti gestionali digitalizzati, collaudati ed efficaci.
Perfetto è la soluzione senza rischi, che evidenzia le anomalie delle commesse e permette alla Direzione di prendere decisioni immediate basate su dati certi, reali e strategici per la guida dell’azienda.