Ordine materiale per la commessa: com’è e come funziona

Ordine materiale: parliamo di uno dei documenti più importanti nella gestione dei fornitori e delle commesse.

Nelle aziende impiantiste, si tratta del documento che serve a richiedere al fornitore gli articoli da utilizzare nel cantiere ed è quindi indispensabile per gestire la commessa e far procedere correttamente i lavori di realizzazione dell’impianto.

Approfondiamo allora la gestione dell’ordine di materiale nelle aziende di impianti.

I nostri stessi clienti ci dicono che la buona gestione degli ordini di materiale (quindi degli acquisti) è direttamente connessa alla buona gestione operativa del cantiere.

Come? Vediamolo.

Ordine materiale: cosa è?

L’ordine di materiale permette di gestire tutto il processo di acquisto di articoli e componenti da utilizzare durante l’esecuzione della commessa.

In particolare, si tratta del modello (o formulario) che l’azienda utilizza per chiedere al fornitore (o al distributore) di consegnare le risorse necessarie in azienda o direttamente in cantiere.

Indica il fornitore scelto, i materiali da acquistare, le quantità, le condizioni di pagamento, il prezzo finale.
Vista la sua importanza, questo documento deve essere ben fatto, ben redatto, ben organizzato.

Serve a controllare i materiali: lo stato delle consegne, il loro corretto utilizzo, la loro corretta gestione. Ma vediamo come lo gestiscono le aziende di impianti.

Ordine materiale: come funziona e che ruoli coinvolge?

L’ordine è un documento fondamentale in qualsiasi azienda che acquista beni, attrezzature e servizi (come, ad esempio, i subappalti) per realizzare e vendere i propri prodotti. Nel nostro caso, parliamo di un impianto elettrico, idraulico, fotovoltaico, di sicurezza, di telecomunicazioni, ecc…

Con l’ordine del materiale l’impresa impiantista richiede al fornitore di acquistare e consegnargli una quantità specificata di materiale, indicando anche le caratteristiche tecniche e le quantità necessarie.
Questo materiale è di solito definito dal fabbisogno di commessa che, nelle aziende di impianti, viene indicato dal capo-cantiere o dal project manager. L’ordine a fornitore viene emesso proprio in seguito alle richieste di acquisto tecniche.

Gestione ordine materiale per la commessa: perché è importante?

Se ti occupi di impiantistica, sai bene che il materiale rappresenta, nella gestione della tua azienda, una voce di spesa importante (spesso la voce più importante).

Il materiale è infatti un elemento indispensabile per la realizzazione di qualsiasi commessa.

Per questo è fondamentale gestire in modo organizzato e strutturato tutto il flusso degli approvvigionamenti, partendo proprio dall’ordine a fornitore.

L’ordine svolge tre ruoli fondamentali:

La gestione nella fase di selezione e scelta del materiale

Per gestire al meglio l’ordine di materiale è importante stabilire dei precisi criteri di scelta dei fornitori. Sì, perché chi è addetto agli acquisti deve valutare sia la qualità e la disponibilità del materiale stesso, sia il costo che l’azienda dovrà sostenere per l’acquisto.

Inoltre, è necessario che i fornitori selezionati abbiano una buona organizzazione logistica, in modo da poter garantire tempi di consegna rapidi, il rispetto della pianificazione dei lavori e la soddisfazione del cliente.

La gestione nella fase di controllo di conformità

Una volta ricevuto il materiale, è indispensabile controllare attentamente la conformità dei prodotti ricevuti e, in caso di eventuali difetti o mancanze, attivare l’eventuale procedura di annullamento dell’ordine (se prevista).
Solo in questo modo si può garantire la qualità dell’impianto realizzato e la corretta gestione dei costi.

Possiamo dire, anche in base all’esperienza che abbiamo maturato lavorando con le aziende impiantiste, che c’è un altro elemento da non sottovalutare nella gestione dei fornitori e degli acquisti.
Stiamo parlando della presenza, in azienda, di un ufficio acquisti.
È fondamentale avere delle risorse qualificate e specializzate, in grado di gestire con competenza e precisione le attività di approvvigionamento.

Solo così puoi garantire ai tuoi clienti un servizio di qualità e alla tua azienda un acquisto efficiente.

I vantaggi di una buona gestione degli ordini e degli acquisti: cosa pensano gli impiantisti?

La buona gestione degli ordini di materiale permette di ottenere diversi benefici, sia per l’azienda che per il cliente.

Ce lo dicono proprio le aziende di impianti con cui collaboriamo da oltre 25 anni che, con noi, hanno fatto un’analisi costi-benefici per valutare se il modo in cui si acquistano i materiali (ordini e fornitori) garantisce una migliore gestione della commessa.

Gestire bene gli ordini significa:

• portare avanti una buona gestione operativa del cantiere, sia di quello in corso che degli altri programmati
• lavorare bene, senza imprevisti, senza ritardi, senza necessità di sostituire il materiale messo in preventivo, senza inattività e senza grosse problematiche da gestire

Esiste un rapporto tra la buona gestione degli acquisti e la facilità di evitare problemi in cantiere anche seri, come la mancanza del materiale, le ore perse dei tecnici per inattività, i prezzi di acquisto non ottimali.

Al contrario, acquistare male significa “lavorare male”.
Salta la pianificazione delle attività, ci sono ritardi, bisogna giustificarsi col cliente, cala la produttività.

Si generano inoltre costi morti, si riduce il margine di commessa, ci sono contestazioni al fornitore, problemi amministrativi, di fatturazione e si acquista a prezzi non ottimali.

In sintesi, l’ordine di acquisto del materiale è il primo passo verso il successo di una commessa, ma la sua gestione è altrettanto importante per raggiungere gli obiettivi di qualità, tempi e costi prefissati.

Gestione ordini fornitori: perché un software gestionale?

Abbiamo capito che uno degli obiettivi della tua azienda di impianti è quello di controllare e monitorare gli ordini di acquisto di materiali dai fornitori.

Cosa ti serve per farlo bene?
Ti serve un software gestionale per le commesse, che abbia anche funzionalità per la gestione – appunto – degli approvvigionamenti.

Questo tipo di software (verticale per il tuo settore) ti permette di creare ordini di materiale in modo semplice e veloce, monitorando ogni fase del processo di approvvigionamento, dalla richiesta di preventivo fino alla consegna dei materiali in cantiere. In questo modo hai sempre sotto controllo:

• lo stato degli ordini
• i costi di acquisto
• i tempi di consegna
• la gestione di ogni fornitore

La funzione acquisti richiede tante attività quotidiane: gestire i fornitori, verificare le disponibilità dei prodotti, approvare le richieste di acquisto che vengono dal fabbisogno di cantiere, emettere gli ordini di acquisto, negoziare prezzi e sconti, controllare l’avanzamento delle consegne.

Possono essere tutte organizzate con efficacia con un buon software per impiantisti.

Insomma, se vuoi far bene il tuo lavoro e controllare al meglio gli ordini di acquisto dei materiali dai fornitori, non ti resta che scegliere il software gestionale giusto e metterti al lavoro!

Conclusione – dalla buona gestione degli ordini parte la buona gestione della commessa

Abbiamo visto che gli ordini di materiale sono il “mezzo” attraverso il quale acquisti le risorse necessarie per realizzare una commessa.

Dalla buona gestione degli ordini parte la buona gestione della commessa.
E per essere certo di organizzare e controllare tutte le operazioni necessarie alla scelta dei fornitori e al corretto utilizzo dei materiali, ti serve un software specialistico per impiantisti.

Sei d’accordo con noi che gestire in modo efficiente l’acquisto dei materiali sia una sfida importante per la tua attività? Se hai risposto sì, allora inizia ad usare gli strumenti giusti.