Gestione commesse: Excel o gestionale?

Excel per la gestione aziendale

In ogni azienda, di qualsiasi dimensione e settore, c’è un obiettivo da realizzare: il margine di guadagno.
E c’è un punto di partenza per conseguirlo: la gestione dei dati economici.

Il settore impiantistico – elettrico o idraulico – non fa eccezione.
Uno fra gli applicativi più diffusi  è senza dubbio Excel, soprattutto per memorizzare le informazioni, impostare un controllo delle attività svolte in cantiere e quindi gestire i dati di commessa.

Perché le aziende usano Excel per la gestione economica?

Perché permette di creare e organizzare quantità di dati piuttosto ampie e di risolvere problemi legati principalmente all’elaborazione di questi dati.
Nel caso di un’azienda parliamo dunque dei dati riferiti ai costi, ai ricavi e al margine economico.

Controllo di gestione per commessa in Excel: esempio di utilizzo

Molte aziende utilizzano modelli gestionali su Excel, più o meno articolati. Questi modelli sono di solito relativi ai preventivi, alle commesse, al bilancio, alle spese, alla manodopera. Un esempio è quello della gestione di commesse con Excel.

Facciamo un esempio
Di seguito riportiamo un modello di gestione delle commesse realizzato con Excel in un’azienda impiantista.
L’azienda in questo modo controlla lo stato dei lavori (chiusi o in progress), la programmazione delle attività, il bilancio delle commesse e l’impiego della manodopera:

I dati utili alla Direzione Aziendale più o meno ci sono.
Ma Excel rappresenta davvero un sistema in grado di soddisfare le esigenze di gestione precisa, completa e attendibile delle informazioni?
E soprattutto … questi dati sono sufficienti per pianificare strategie di sviluppo aziendale?

Un altro esempio: analisi di budget di commessa in Excel

Parlando ancora di uso dei fogli di calcolo, l’analisi di budget di commessa in Excel rappresenta uno strumento fondamentale per le aziende di impianti elettrici e idraulici.

Come si fa?
Attraverso l’utilizzo di fogli di calcolo, è possibile pianificare le spese previste, monitorare i costi effettivi e identificare eventuali scostamenti.
Creare un modello di budget consente di inserire voci di spesa dettagliate, come materiali, manodopera e costi generali, facilitando la comparazione tra budget e consuntivo.

Per questo tipo di analisi Excel offre la possibilità di utilizzare formule per calcolare automaticamente le variazioni e generare grafici che visualizzano l’andamento dei costi nel tempo. Tuttavia, ci teniamo a dirti che, per un’analisi più approfondita e una gestione integrata, le aziende potrebbero considerare l’adozione di software gestionali, che offrono funzionalità avanzate di reporting e analisi dei dati. Ma di questo parliamo sotto.

Pro e contro della gestione economica con Excel

Excel si adatta bene alle fasi iniziali di organizzazione aziendale: inserire i dati è facile, come pure impostare le tabelle di analisi.
Excel inoltre permette di modificare la struttura delle informazioni con la massima semplicità, senza vincoli rigidi che invece si possono ritrovare nelle applicazioni più complesse.

Ma non ci sono solo vantaggi …

Excel, se usato come unico strumento gestionale, presenta infatti rischi e limiti abbastanza elevati.

La stessa facilità di modifica dei dati è un rischio. Come pure la frequenza degli errori nei dati, la difficoltà di aggiornamento dei valori, la non integrazione tra i fogli di calcolo e la difficoltà di eseguire analisi approfondite.
Tutti limiti che un’azienda vive man mano che crescono le attività, le persone da gestire e quindi la quantità di dati da controllare.

Priorità nella gestione commesse

L’azienda impiantista che deve controllare in modo ottimale la commessa e deve essere sicura dei dati economici ha delle reali esigenze gestionali.

Sono queste:

• massima precisione e sicurezza delle informazioni
• aggiornamento dei dati di commessa in tempo reale
• gestione veloce e non ripetuta dei dati
• interazione ottimale con i clienti
• condivisione dei valori economici

Quando evitare la gestione commesse con Excel

La gestione commesse e cantieri con Excel in alcuni casi non è la soluzione ideale.

Per esempio, quando l’azienda cresce e inizia ad avere esigenze gestionali più complesse, cambia lo scenario sia dal punto di vista organizzativo che tecnico.
Può essere utile valutare il passaggio ad un sistema gestionale ben progettato e verticale per il settore.

Gestione Cantiere XLS: esempio

La gestione della contabilità cantiere con Excel può rappresentare un punto di partenza accessibile per molte aziende di impianti elettrici e idraulici, lo abbiamo visto sopra.

Utilizzando fogli elettronici, è possibile tracciare costi, materiali utilizzati e ore lavorative in modo organizzato.

Tuttavia, mentre Excel offre flessibilità e familiarità, può presentare limitazioni nella gestione avanzata dei progetti e nella collaborazione in tempo reale. Un software gestionale strutturato, in alternativa, permette una gestione più integrata, con funzionalità dedicate alla contabilità di commessa, al monitoraggio delle risorse e alla reportistica dettagliata.
Questa soluzione porta una maggiore efficienza operativa e decisionale, essenziale per le aziende che mirano a ottimizzare i processi di cantiere.

Ti facciamo di seguito un esempio di software gestionale pensato apposta per le esigenze di un’azienda di impianti e, quindi, pensato per gestire la contabilità di cantiere e di commessa.

Un sistema verticale: Perfetto

Un esempio di sistema strutturato e verticale può essere Perfetto, il software gestionale specifico e completo per aziende impiantiste, che offre strumenti innovativi  di analisi e di gestione dei dati.

Il Centro di Controllo della Commessa, in particolare, aiuta l’azienda nell’organizzazione dei dati di cantieri e impianti e soprattutto nell’analisi economica aziendale.

Il Centro di controllo di Perfetto migliora e rende più efficace il controllo di commessa, grazie agli indicatori visuali immediati e all’interpretazione logica per ogni commessa.

Se l’azienda impiantista – elettrica o idraulica – cerca un sistema affidabile, con il Centro di Controllo di Perfetto può rispondere alle domande principali sull’andamento delle commesse e dell’attività in generale. Eccone alcune:

1. quanto ho guadagnato realmente sulla commessa, in valore e in percentuale
2. quanto sto spendendo per l’acquisto dei materiali o per la manodopera
3. come stiamo andando rispetto alle previsioni di guadagno
4. a quanto ammonta il valore totale dei costi di una commessa
5. qual è l’efficienza della gestione tecnica del cantiere

Tu da che parte stai? Excel o sistema gestionale?