Se gestisci un’azienda che si occupa di installare impianti tecnologici, oppure ci lavori e segui la preventivazione, saprai quanto sia importante presentare ai clienti preventivi precisi e dettagliati. Ma quale strumento è il migliore per creare questi preventivi: Excel®, le app per preventivi o un software specializzato?
Scopriamo come scegliere il miglior strumento per il tuo lavoro.
Come fare un preventivo di un impianto elettrico o idraulico
Prima di parlare di strumenti, capiamo un attimo come fare un buon preventivo per un impianto tecnologico. Ne abbiamo già parlato in altri contenuti dedicati, ma riepiloghiamo i passaggi chiave. Siamo sicuri che, da esperto del settore, li conoscerai bene!
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Analisi dei requisiti del cliente
prima di tutto comprendi bene le esigenze e le aspettative del cliente. Fai domande dettagliate per identificare le specifiche tecniche necessarie
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Stima dei materiali e dei costi
valuta con attenzione quali materiali e risorse saranno necessari per completare l’installazione. Tieni conto dei costi diretti e indiretti
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Calcolo delle ore lavorative
la manodopera è una componente essenziale e strategica in cantiere. Stima il tempo necessario per completare l’installazione, includendo eventuali ore straordinarie o di lavoro specializzato
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Aggiunta del margine di profitto
non dimenticare che la commessa deve portare reddito all’azienda, quindi includi un margine di profitto nel preventivo
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Revisione, modifica e approvazione
se necessario, revisiona il preventivo oppure fai simulazioni con diversi scenari economici (per ricarica, sconti o margine) prima di inviarlo al cliente. Questo ti serve per presentare l’offerta da un lato più competitiva e vicina alle sue esigenze, dall’altro più redditizia per la tua azienda
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Che programma usare per fare preventivi
Ora che abbiamo chiarito i passaggi fondamentali, passiamo agli strumenti da utilizzare per una buona preventivazione.
Ecco tre opzioni comuni, sicuramente ne userai già una (o anche più) anche tu.
Preventivo Excel®
Lo sappiamo, tante volte si ha l’abitudine di ricorrere a Excel® per creare preventivi e offerte.
È un classico nelle attività di preventivazione e nelle aziende in generale … Excel® è facile, flessibile, veloce.
Certamente Excel® ha tante qualità e tra queste ci sono la facilità d’uso e la possibilità di essere “personalizzato” nell’aspetto e nelle formule di calcolo. Puoi infatti utilizzare formule per creare modelli riutilizzabili. Puoi usare fogli elettronici pronti, o preparati ad hoc, in cui riportare tutte le voci di costo e ricavo necessarie a un corretto calcolo del preventivo dell’impianto.
Come creare un Preventivatore con Excel®?
Excel® è un programma che quasi tutti conoscono e sanno utilizzare, in particolare nel settore impiantistico. Quindi non è strano che tanti tecnici, responsabili o titolari di azienda usino Excel® anche per scrivere i preventivi degli impianti elettrici o idraulici da realizzare.
Quindi, se anche tu lo usi per creare i tuoi preventivi, ti diamo alcuni suggerimenti:
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Scegli un modello
hai visto quanti modelli predefiniti ha Excel®? Puoi iniziare con uno di questi e lo puoi personalizzare in base alle esigenze specifiche della tua azienda. In questo modo hai la comodità di un modello già impostato che però, con le personalizzazioni, diventerà il tuo modello specifico di preventivo
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Utilizza formule e funzioni
Excel® ne ha davvero tante! Sfrutta le potenti formule e funzioni per automatizzare i calcoli e risparmiare tempo
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Organizza i dati nel modo più chiaro per te
struttura il foglio di calcolo in modo chiaro, così che sia facile da leggere e comprendere, per te e per il cliente
Preventivo con app per preventivi
Le app per preventivi sono strumenti comuni che offrono un’alternativa conveniente e accessibile per le aziende che desiderano semplificare il processo di preventivazione.
Esistono infatti numerose app progettate specificamente per la creazione di preventivi.
Oggi le app riescono a gestire tanti dati: puoi caricare le giacenze, i listini, le anagrafiche di ogni fornitore, le commesse in corso, i tecnici disponibili, i contatti dei clienti, puoi gestire la tracciabilità delle offerte e la generazione di report etc. … in modo facile, immediato e integrato.
Possiamo dire che le app per preventivi rappresentano soluzioni pratiche per le piccole e medie imprese che cercano soluzioni semplici per la loro attività.
Preventivo con software specialistico
La terza opzione è il software specialistico, cioè sviluppato apposta per fare i preventivi di impianti.
Sono sempre di più le aziende che scelgono di investire in questi software specializzati per la preventivazione.
Questi software offrono solitamente funzionalità avanzate, come la gestione delle stime, del fabbisogno di commessa, le procedure di calcolo dei costi previsti per realizzare la commessa, la creazione del preventivo, la revisione e la stampa.
Le aziende che cercano la massima efficienza, precisione e competitività nel mercato, investono in un software specialistico e ne traggono beneficio.
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Consigli su come fare preventivi di successo?
Excel®, app per preventivi o software specialistico: cosa è meglio usare?
Questa è una bella domanda! Abbiamo infatti visto tre strumenti molto comuni che, in modo diverso, hanno pro e contro.
Excel® è lo strumento giusto per fare i preventivi degli impianti elettrici e idraulici?
O meglio le app?
O ancora, meglio il software gestionale?
La risposta dipende dalle esigenze specifiche della tua azienda e dalle tue preferenze personali e lavorative.
Quello che possiamo consigliarti per scegliere lo strumento di preventivazione migliore, è di considerare alcuni fattori:
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Primo fattore: quanto è complesso il progetto da stimare
se gestisci progetti complessi con molte variabili, un software specialistico può darti molti benefici in termini di precisione, organizzazione, gestione economica. Le funzionalità avanzate di questi software, infatti, sono progettate proprio per permettere di avere tutto sotto controllo, sia in fase di stima dei lavori che in fase di controllo dei valori in fase di avanzamento della commessa
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Secondo fattore: che budget vuoi investire
se hai un budget limitato, Excel® potrebbe essere la scelta migliore, in quanto è spesso più conveniente rispetto alle app, agli strumenti digitali o ai software specializzati
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Terzo fattore: quanto lo vuoi semplice
se preferisci un’opzione user-friendly e immediata, un’app potrebbe essere la scelta migliore, poiché molte offrono interfacce intuitive, semplici da usare e facili da navigare, con funzionalità essenziali per creare e inviare preventivi in modo rapido ed efficace
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Sebbene Excel® e le app per preventivi possano essere scelte valide, nelle aziende che mirano a fare preventivi di successo in modo efficiente e professionale, l’investimento in un software verticale specialistico potrebbe essere la soluzione più vantaggiosa.
Questi software verticali offrono funzionalità avanzate specificamente progettate per le imprese di impianti tecnologici e i vantaggi sono molti:
- una gestione ottimizzata dei progetti
- una riduzione dei tempi di elaborazione di stime e quotazioni
- una tracciabilità accurata e una analisi dei costi
- la possibilità di personalizzare i preventivi in base alle esigenze specifiche dei clienti
- il controllo delle trattative commerciali: preventivi presentati, aperti o in trattativa, chiusi, vinti o persi
Quindi, scegliere un software specializzato può portare a una maggiore precisione, efficienza e competitività sul mercato.
È insomma la scelta per quelle aziende che cercano di fare un passo in più e vogliono dotarsi di qualcosa di più strutturato.
3 migliori app per i preventivi
Preventivi Facili
Si tratta di un’applicazione è gratuita, davvero semplice da usare, ottimizzata sia per tablet che per smartphone.
Ecco le sue funzionalità:
• Crea preventivi facilmente, da inviare ai clienti
• Salva e modifica i clienti
• Mostra l’elenco di tutti i preventivi creati
• Gestisce l’imposta personalizzabile
• Personalizza i termini e le condizioni per ogni preventivo creato
• Invia per email, condivide, stampa e apre i preventivi
PayPal Business
E’ un’applicazione che offre funzionalità utili sia per i liberi professionisti che per le aziende.
Si basa sul servizio PayPal e facilita il processo di creazione di preventivi e di fatture pro-forma. Questi documenti possono essere elaborati in maniera semplice e gratuita, consentendo agli utenti di inviarli agevolmente ai propri clienti.
Ogni preventivo viene salvato nel proprio account PayPal Business ed è raccolto in un elenco ordinato, rendendo immediata la consultazione e la gestione di tutte le trattative in corso.
I clienti possono accettare un preventivo e procedere con il pagamento senza complicazioni direttamente tramite PayPal. Questa integrazione tra la fase di preventivazione e quella di pagamento non solo accelera il processo commerciale, ma aumenta anche la comodità per entrambe le parti coinvolte, riducendo notevolmente gli ostacoli burocratici e amministrativi.
Invoice Home
E’ un’applicazione versatile e gratuita disponibile per dispositivi Android e iOS.
Questa app è progettata per aiutare gli utenti a creare preventivi in modo semplice e veloce, utilizzando modelli predefiniti che possono essere facilmente adattati alle singole necessità.
L’utente può selezionare un modello di documento e modificarlo in base alle proprie esigenze specifiche. In questo modo l’app è adatta per piccole imprese che necessitano di uno strumento rapido per la gestione dei propri documenti.
Il preventivo viene salvato, può essere inviato direttamente via email, scaricato in formato PDF sul dispositivo per essere archiviato o stampato, o condiviso attraverso altre applicazioni.
4 migliori software per i preventivi
Perfetto
Se gestisci un’azienda che installa impianti tecnologici, ti parliamo di un programma per preventivi dedicato agli impiantisti che conosciamo molto bene: Perfetto.
Sezioni, righe, elenchi prezzi, capitolati, distinte base, schemi tecnici, ricariche, sconti, politiche commerciali … Perfetto li gestisce tutti, perché è il software specializzato per le aziende di impianti tecnologici, che semplifica e ottimizza il processo di creazione dei preventivi.
Crea una nuova sezione del preventivo, inserisci le righe nelle sezioni, visualizza i componenti sulle righe, confronta i valori finali del preventivo, allega un documento, stampa il preventivo e invialo via e-mail. Questi sono i passaggi della preventivazione con Perfetto.
Take off
Con Take Off, puoi gestire in modo efficace le tue attività commerciali. Questo strumento ti consente di creare preventivi che non sono semplicemente liste di prezzi, ma documenti completi e personalizzati.
Puoi integrare non solo le informazioni di contatto e i dati aziendali, ma anche schede informative che descrivono la tua attività, oppure immagini e documentazione sui prodotti o servizi che offri.
Puoi spedire i documenti ai tuoi clienti via email o utilizzando applicazioni di messaggistica.
Danea
Questo software offre supporto completo durante l’intero ciclo di vendita, iniziando dalla gestione dei listini prezzi (per mantenere aggiornati i prezzi dei prodotti o servizi offerti), garantendo così trasparenza e coerenza ai tuoi clienti.
Il software include strumenti per creare e gestire preventivi in maniera efficiente. Questa funzionalità consente di elaborare proposte commerciali rapide e professionali per i clienti, riducendo il tempo impiegato e minimizzando il rischio di errori manuali.
Fatture in cloud
Software per preventivi, flessibile nel suo utilizzo.
Gli utenti possono scegliere come accedere: attraverso il web, utilizzando un computer o un laptop, oppure tramite un’applicazione installata sul proprio dispositivo mobile.
Offre funzionalità come la numerazione automatica dei documenti creati, che elimina il rischio di errori e consente una migliore organizzazione. Anche la ricerca di documenti è immediata, permettendo di ritrovare rapidamente qualsiasi preventivo senza dover passare troppo tempo a cercare nei file.
Come Perfetto ti aiuta nel processo di creazione dei preventivi
Nel contesto della preventivazione si inserisce il software Perfetto, progettato specificamente per il settore degli impianti tecnologici.
Perché è specifico?
Perché usa terminologie ed esigenze tipiche del settore e perché aiuta anche ad ottimizzare il processo di creazione dei preventivi, rendendolo più veloce e preciso.
Perfetto offre agli utenti una serie di funzionalità che coprono vari aspetti del processo di preventivazione, trasformando quello che potrebbe essere un semplice calcolo di costi in un’analisi completa e dettagliata.
La preventivazione con Perfetto:
- crei preventivi di varie tipologie in modo rapido
- calcoli i costi delle risorse, che siano interne all’azienda o provenienti da fornitori esterni
- accedi facilmente ai dati tecnici di prodotti e materiali
- gestisci gli aspetti economici essenziali come sconti, ricariche e margini, simulando anche diversi scenari economici
- integri la preventivazione, il magazzino e l’ufficio acquisti
- monitori in tempo reale l’andamento delle offerte, valutando il loro successo e il tasso di conversione in commesse
- conosci in anticipo il margine di guadagno previsto per ciascun preventivo
Con tutte queste funzionalità integrate, il flusso di lavoro con Perfetto diventa lineare, efficiente e orientato alla crescita aziendale.
Conclusione: strumenti diversi per esigenze e risorse diverse
Se ci hai seguito fino alla fine di questo articolo, probabilmente hai capito che esistono due mondi: quello del preventivo Excel® o con le app e quello del preventivo gestionale.
Come si sceglie, in conclusione, lo strumento migliore per la preventivazione di impianti tecnologici? Dipende!
Dalle esigenze specifiche e dalle risorse disponibili di ciascuna azienda.
Excel® offre flessibilità e familiarità, mentre le app per preventivi forniscono soluzioni convenienti e accessibili. Tuttavia, per le aziende che vogliono fare preventivi di successo in modo efficiente, veloce e professionale, l’investimento in un software di preventivazione verticale specialistico si rivela spesso la scelta più vantaggiosa.
Con le loro funzionalità avanzate, questi software permettono di realizzare preventivi competitivi, ottimizzando i tempi di elaborazione e aumentando la precisione nelle stime di costi e margine.
Indipendentemente dallo strumento scelto, è comunque sempre importante fornire preventivi accurati e trasparenti ai clienti. Questo aumenta la fiducia nella tua azienda e la competitività nel mercato. Vuoi saperne di più?
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