Software di gestione delle commesse gratis: vantaggio o pericolo?

Software free … cioè?

Nel mondo del software – anche se parliamo di gestione delle commesse – la parola “free” è diventata un termine associato a soluzioni diverse, più o meno complete o complesse.

Free significa libero, dunque – in lingua informatica – opposto a proprietario.
È basato su un modello di licenza e di sviluppo che ruota intorno alla libertà dell’utente di scaricare, utilizzare, copiare, studiare, distribuire, migliorare, cambiare il software.
Ci sono importanti differenze tra software free e software proprietario.
Parliamo di costo, certo, ma anche di funzioni, personalizzazione, stabilità, sicurezza.

Software controllo di gestione free. Se cerchi, li trovi

Nella tua vita di imprenditore – anche più di una volta – ti sarai trovato a scegliere il software per la gestione commesse da portare in azienda.

Dipendenti da gestire, opere da controllare, cantieri da organizzare, contabilità da fare, rendiconti da elaborare per i clienti, fatture da emettere e registrare.
I dati iniziano a essere tanti e in questa situazione bisogna farsi aiutare dalla tecnologia che, però, va scelta con attenzione.

Quando arriva il momento di “fare il salto di qualità” e scegliere uno strumento che sia meglio del classico foglio Excel, capita spesso che si cerchi la soluzione più semplice. Magari quella che costa meno. Magari, se c’è un software gratis, ancora meglio!

L’hai pensato anche tu?
Speriamo ci sia un software libero da scaricare e da usare sul pc per le mie commesse!

La buona notizia è che i software free per la gestione aziendale esistono.
Se cerchi, infatti, puoi trovare sistemi che permettono di:

Quali sono i rischi del software gratuito?

Oggi accedere ai programmi gestionali gratuiti è molto semplice.
Questo succede a partire dagli anni ’90, quando il boom di Internet ha accelerato la circolazione planetaria delle informazioni e quindi la possibilità per milioni di aziende di poter scaricare liberamente software, applicazioni e prodotti.

Giudicare in modo univoco il mondo dei sistemi free non è possibile, perché esistono tantissimi prodotti a disposizione degli utenti. Alcuni sono buoni, altri sono meno buoni, altri sono pessimi.

Vediamo i vantaggi del software gratuito ma anche gli svantaggi (sì, ci sono anche svantaggi!).

Vantaggi del software free

Il vantaggio principale dei programmi free è senza dubbio quello economico.
Il software è infatti gratuito, la licenza non costa.
Questo è l’elemento che attrae maggiormente le aziende, soprattutto le piccole realtà che hanno dei budget spesso limitati e che dunque scelgono soluzioni alternative ai software proprietari (o commerciali).

Vantaggi ma non solo. Attenzione ai rischi

Ci sono però altri aspetti da considerare oltre al fatto interessante che per questi prodotti non si spende nulla.
Sono aspetti che potrebbero esporre l’azienda a dei rischi, perché quando un software è free spesso mancano dei servizi essenziali.

Abbiamo analizzato in particolare 4 aspetti su cui riflettere.

Come viene scelto il programma free? Chi lo consiglia?
Tipicamente scegliere e scaricare una soluzione free è un’operazione semplice che si fa in autonomia, senza la consulenza di qualcuno esterno all’azienda.
Dobbiamo però chiederci se l’azienda sia davvero autonoma in questa scelta.

• Ci sono risorse interne che hanno le giuste conoscenze tecniche?
• C’è abbastanza preparazione sulla tecnologia?
• C’è la reale consapevolezza di cosa serve all’azienda?

A volte (più spesso di quanto si pensa) l’impresa da sola non è capace di scegliere la combinazione di software più adatti alle proprie esigenze.

Su questo punto il dibattito è molto ampio e diverso da soluzione a soluzione.

• Dove finiscono i miei dati aziendali?
• Come vengono protetti?

Da un lato possiamo dire che molti produttori di software free hanno investito (e investono) molto in tecnologie di security nella gestione dei dati.

È altrettanto vero però che in molti casi le edizioni gratuite mal si conciliano con le garanzie di sicurezza.
Per questo occorre avere consapevolezza dei pericoli che si corrono con un sistema free e scegliere le soluzioni più adatte in funzione del settore di attività e dell’esposizione al rischio.

Molte soluzioni, benché free, richiedono competenze tecniche quando si installano.

• Se l’installazione non va a buon fine, ci sono tecnici in azienda capaci di risolvere i problemi informatici?

Spesso la presenza di supporto sistemistico e di servizi di installazione e configurazione possono essere fondamentali per il buon utilizzo del software in azienda.
Le soluzioni free non prevedono sempre questi servizi, a differenza dei sistemi proprietari.

Dopo aver installato il software free hai difficoltà o dubbi sulle procedure?
In questa fase è importante poter contare su un servizio di supporto tecnico attivo e rispondente.

• Se non capisci come usare una procedura, c’è qualcuno che può rispondere alle tue domande?

La presenza di questo servizio è uno di quei vantaggi fondamentali da valutare, ma purtroppo non sempre le soluzioni free lo offrono.

Free non è sempre sinonimo di conveniente

La panoramica appena fatta ci permette di dire che è sempre bene mettere a confronto il software free con il software proprietario prima di fare la scelta definitiva.

Questo è ancor più vero se parliamo di software gestionali, per i quali i 4 aspetti visti sopra fanno capire se il software free è davvero il più conveniente per gestire le commesse e le attività aziendali.

Riepiloghiamo i pro e i contro delle due tipologie di sistemi.

In conclusione

Se parliamo di un sistema di gestione della commessa (che è il cuore dell’azienda che installa e realizza impianti tecnologici), una particolare riflessione deve essere fatta proprio sulla possibilità di accedere ai servizi di consulenza, formazione e affiancamento.

Ogni azienda ha le proprie esigenze organizzative e di controllo.
Trovare il software giusto, quello che veramente aiuta a raggiungere gli obiettivi, è possibile spesso soltanto con un aiuto da parte di tecnici esperti.

Scegliere la soluzione free in autonomia può purtroppo tradursi in una grossa perdita di tempo (e quindi solo in costi), con il rischio di passare dalla convinzione di una scelta vantaggiosa, perché non pagata, alla consapevolezza di una scelta insoddisfacente.
Il gestionale è un concreto supporto allo sviluppo aziendale.
Per questo, quello che si sceglie, deve essere completo e deve garantire una gestione dei processi aziendali specifica, idonea e senza alcun limite.
Solo così può davvero garantire controllo, analisi e correzione di tutte le procedure necessarie alla gestione dell’impresa.