Nell’azienda che lavora su commessa, c’è un documento indispensabile per poter fare il controllo di gestione: è il budget di commessa, chiamato anche preventivo esecutivo.
Vogliamo quindi parlare, in questo articolo, proprio del budget di commessa che l’azienda normalmente elabora quando un cliente commissiona un impianto da realizzare.
Si tratta di un preventivo che deve essere redatto in modo da garantire l’equilibrio finanziario/economico tra i ricavi e i costi previsti per la realizzazione dell’opera. Inoltre, il budget consente anche di monitorare l’andamento dei lavori e di intervenire tempestivamente in caso di necessità.
Ma vediamolo meglio nel dettaglio.
Il budget di commessa
Ti interessa controllare in modo strategico la gestione della tua azienda di impianti?
Bene, allora non puoi non occuparti del budget di commessa.
Definiamolo:
il budget di commessa è un documento contabile che serve a pianificare l’esecuzione di un impianto da parte di un’azienda. Viene redatto, di solito, in apertura della commessa e riepiloga tutti i costi e tutti i ricavi previsti per la realizzazione dell’opera, in modo da garantire l’equilibrio finanziario tra i due.
In linea generale, il budget si basa su tre elementi fondamentali:
- i ricavi
- i costi
- il margine di profitto
Deve quindi contenere tutti i dati relativi alla commessa: dai costi della manodopera a quelli delle materie prime e delle attrezzature, ai tempi di realizzazione, senza dimenticare i ricavi previsti.
Prendendo in considerazione tutti gli aspetti relativi alla commessa, il budget deve essere in grado di garantire il pareggio finanziario.
Soprattutto deve stabilire se l’azienda ha le risorse finanziarie per realizzare l’impianto commissionato dal cliente e, allo stesso tempo, quanto guadagnerà su quell’opera.
Budget di commessa e controllo di gestione
Il preventivo esecutivo di commessa – appunto, il budget – è un input fondamentale per la costruzione del più ampio budget aziendale. Questo, infatti, è proprio rappresentato dalla sommatoria dei preventivi riferibili alle singole commesse, quindi dei vari budget di commessa.
Partiamo allora da qui per capire il rapporto tra il budget di commessa e il controllo di gestione.
Il controllo di gestione nelle aziende di impianti si focalizza sulle commesse.
Sono due gli strumenti che permettono alle imprese di fare un vero controllo di gestione:
- il budget (aziendale)
- il bilancio
Parlando di budget (aziendale), possiamo definirlo come un piano economico/finanziario che descrive le previsioni di ricavi e di costi per un determinato periodo di tempo, per la realizzazione di più commesse.
Quindi, volendo descrivere con parole semplici il percorso di controllo, possiamo illustrarlo come segue:
Sia il budget di commessa che il budget aziendale vengono di volta in volta confrontati con i dati consuntivi di costo, ricavo e margine che si rilevano man mano che le commesse avanzano.
Quindi, dagli stati avanzamento lavori si rilevano i dati consuntivati con i quali sarà possibile fare un’analisi di scostamento rispetto ai dati di previsione, quelli appunto contenuti nei budget.
Strumenti per elaborare i budget di commessa
La redazione del preventivo esecutivo – o budget di commessa – è un’operazione molto importante.
Occorre infatti saper valutare e valorizzare correttamente tutte le attività da svolgere per realizzare l’impianto in linea con le richieste del cliente.
Costi interni, costi esterni, costi diretti. Prevederli e includerli tutti determina il calcolo della reale redditività della commessa.
Se decidi di fare i tuoi budget di commessa, come puoi essere sicuro di non sbagliare?
Esistono in commercio dei software gestionali specifici per aiutare l’azienda nella redazione dei budget di commessa e nell’esecuzione di un corretto controllo di gestione.
Si tratta di software che offrono funzionalità dedicate proprio alla preventivazione, alla consuntivazione dei dati in base all’andamento dei lavori in corso, alla rilevazione delle differenze tra i preventivi iniziali e i valori reali relativi alla commessa. Ne trovi un esempio qui 👉 “il software Perfetto per il controllo di gestione“
Insomma, esistono software per aziende di impianti che permettono di redigere precisi budget di commessa e di fare il controllo di gestione, sia per singola commessa che aziendale.
Perché è importante usare software specifici per impiantisti
Sei un impiantista e quindi ti stiamo per dire quello che per te è scontato … in pratica stiamo per scoprire l’acqua calda!
Scherzi a parte … sai bene che spesso durante lo svolgimento dei lavori si verificano scostamenti importanti rispetto al budget previsto: maggiore impiego di risorse umane, tempi di realizzazione che si allungano, attività non previste che si aggiungono a quelle da eseguire, materiali che non bastano.
Solo utilizzando un sistema in grado di gestire tutte le fasi della commessa, in grado di rilevare i singoli costi e di imputarli correttamente ad una precisa commessa, puoi sapere se le tue attività stanno realizzando profitto oppure no.
E, di conseguenza, puoi evitare rischi di costi superiori alle previsioni e puoi sapere dove intervenire per correggere una situazione critica.
Controllo e pianificazione: è tutto nel budget
Abbiamo cercato di approfondire l’importanza e l’utilità di questo strumento, del budget di commessa.
Se fai parte di quegli imprenditori che vogliono un’azienda di impianti capace di pianificare e controllare tutte le attività in corso, allora ti consigliamo di iniziare ad utilizzarlo per le tue commesse.
Grazie a questo documento, infatti, sarai in grado di sapere esattamente quali sono i costi da sostenere e potrai prevedere quali saranno i ricavi generati.
Potrai verificare l’andamento della singola commessa e intervenire in caso di necessità in quelle situazioni che stanno mostrando livelli di costi eccessivi o sopra le aspettative.
