Parliamo di software per fare il controllo di gestione sulle commesse nelle aziende che installano impianti tecnologici. Lavori in questo ambito o dirigi un’attività impiantistica?
Allora fermati a leggere, perché quando parliamo di aziende che operano nel settore dell’installazione di impianti elettrici e idraulici il controllo di gestione diventa uno strumento indispensabile.
Ma partiamo dall’inizio.
A cosa serve il controllo di gestione?
Il controllo di gestione è una funzione che serve per organizzare e dirigere le attività aziendali nel modo più efficiente.
Cosa significa?
Significa che puoi impostare tutta una serie di controlli per monitorare l’andamento delle commesse di impianti elettrici e idraulici, calcolando sempre i flussi finanziari (entrate e uscite di denaro) e la redditività che ogni commessa porta all’azienda.
Ovviamente per fare un buon controllo di gestione servono degli strumenti: sono i software per il controllo di gestione, strumenti specializzati che consentono di tenere sotto controllo i costi di commessa, i ricavi e le scadenze, oltre a fornire una stima relativa all’andamento futuro dell’azienda. È importante conoscerli, perché ne esistono diversi e la scelta dell’uno o dell’altro dipende dalle specifiche esigenze dell’impresa.
Quali sono le fasi del controllo di gestione?
Possiamo dividere il controllo di gestione in quattro fasi:
- Pianificazione: si identificano le commesse da analizzare e i relativi obiettivi economici
- Programmazione: si analizza il rischio associato a ogni commessa e si definisce un piano d’azione per affrontarlo
- Verifica: si controlla l’andamento delle commesse per valutare i progressi realizzati
- Revisione: si misurano i risultati ottenuti, si identificano i motivi di eventuali scostamenti e si decidono quei miglioramenti da apportare alla gestione dei lavori
Software controllo di gestione commesse: da dove partire?
La buona (o ottima) notizia se ti occupi di impianti, è che esistono dei sistemi di controllo di gestione specifici per il settore impiantistico e già predisposti per eseguire analisi approfondite sui dati di commessa.
In generale, possiamo dire che i software migliori per il controllo di gestione per impiantisti sono quelli che consentono di raccogliere informazioni in tempo reale sull’andamento dei cantieri e delle attività, per poter intervenire tempestivamente in caso di problemi o situazioni critiche.
Nella scelta del software giusto è importante selezionare quelli che permettono di tracciare l’intera “vita” della commessa, dalla preventivazione, all’esecuzione, alle varianti, fino alla consegna finale dell’impianto con gli incassi e i pagamenti. E allora vediamo quali software servono per un controllo di gestione efficiente.
Excel o sistema specifico per un’azienda di impianti?
Tra i software più diffusi presso le aziende impiantiste – anche per fare controllo di gestione – Excel resta senza dubbio uno strumento molto apprezzato e utilizzato.
Lo utilizzi anche tu nella tua azienda? Immaginiamo di sì.
Il vantaggio di Excel è la sua flessibilità: può essere adattato alle singole realtà aziendali e permette di controllare tanti aspetti della gestione delle commesse.
Tuttavia – concorderai con noi – Excel ha anche alcuni limiti.
Excel:
- non offre un’analisi dei dati in tempo reale
- non gestisce le informazioni in modo automatico
- richiede una buona padronanza del programma da parte degli operatori
- non fornisce sempre un quadro aggiornato della situazione economica aziendale complessiva
Nei nostri quasi 30 anni di esperienza al fianco delle aziende impiantiste, siamo entrati in tante realtà e abbiamo visto un uso notevole e massiccio di fogli Excel per la gestione prima della preventivazione e poi delle commesse.
Possiamo dire però che, nonostante Excel sia uno strumento potente e versatile, non è adatto al controllo di gestione sulle commesse. Questo perché i fogli di calcolo non sono in grado di mostrare una visione d’insieme sull’andamento dei cantieri e delle attività, limitandosi a fornire informazioni parziali. Inoltre, Excel non dispone di funzionalità avanzate per la gestione delle commesse, come quelle di Forecasting, che calcolano in anticipo la redditività di una commessa.
Come scegliere il software più adatto?
E allora, se escludiamo Excel, quali sono i software migliori per il controllo di gestione sulle commesse?
Prendi carta e penna e segnati quanto descriviamo qui di seguito.
Sono i requisiti essenziali per portare il controllo di gestione nella tua azienda in modo strategico per il futuro della tua attività, assicurando migliori performance, profitti ed efficienza.
Innanzitutto, ti consigliamo di individuare una soluzione con queste tre caratteristiche funzionali fondamentali:
1. capacità di integrarsi a gestionali/ERP aziendali:
le funzioni del controllo di gestione devono riuscire a scambiare i dati con i programmi e i software già in uso in azienda, per accedere a tutte quelle informazioni che servono a elaborare analisi, indicatori, previsioni e simulazioni economiche. Deve dunque essere un software facile da integrare.
2. presenza di una reportistica dettagliata e aggiornata in tempo reale:
parliamo di report sia di tipo direzionale che operativo, che devono fornire una panoramica immediata sull’andamento dei cantieri e sulle performance delle singole squadre. Parliamo quindi di:
- analisi, misurazioni, grafici che diano una panoramica completa dell’andamento delle commesse
- simulazioni su cui basare le decisioni aziendali
3. tecnologie digitali:
la tecnologia è una caratteristica importante per un software, che può aumentare notevolmente la capacità di elaborazione dei dati e la potenza del controllo.
Se i software che stai valutando hanno questi tre requisiti, probabilmente sei davanti a delle soluzioni molto valide per fare il tuo controllo di gestione sulle commesse.
Ma non basta.
5 operazioni essenziali che deve svolgere un software controllo gestione
Accertati anche che il software che stai scegliendo ti permetta di fare queste cinque operazioni:
- raccogliere i dati operativi, quelli sulle tue attività in cantiere e in ufficio legate alla commessa
- predisporre il budget aziendale, una delle attività fondamentali del controllo di gestione
- fare attività di contabilità analitica e riclassificazione del bilancio aziendale
- eseguire l’analisi comparata, cioè il confronto tra bilancio attuale e bilancio dell’anno precedente
- fare l’analisi degli scostamenti tra i risultati effettivi e quelli ipotizzati all’interno del bilancio previsionale
Insomma … anche la piccola o media impresa – come la tua – si trova oggi di fronte alla necessità di dover scegliere un software di controllo di gestione. Sei d’accordo?
Scegliere un software professionale è sempre un buon investimento, anche se occorre prestare molta attenzione in fase di scelta.
In conclusione …
Il controllo di gestione è sempre più strategico e importante per le imprese, sia grandi che piccole.
La concorrenza, infatti, in tutti i mercati, impone di monitorare costantemente i dati di commessa per lavorare senza rischi e con rendimento: costi, oneri, tempi, ricavi, incassi e pagamenti. Questo si fa con procedure specifiche, quali sono appunto quelle del controllo di gestione.
Sono però necessarie soluzioni software adeguate, diventate sempre più strategiche anche per le piccole e medie imprese.
Gestire grandi quantità di dati, misurare le performance, analizzare e rilevare le anomalie e concentrare gli sforzi correttivi dove necessario: questo fa il software di controllo di gestione sulle commesse.
È il momento di trovare il software giusto per iniziare a farlo?
