Se gestisci o controlli un’azienda di impianti, sai bene qual è il desiderio comune di tutti gli imprenditori del tuo settore (e non solo): riuscire a controllare i dati delle attività per prendere le decisioni migliori e avere un’azienda sana e in crescita.
Questo, probabilmente, è anche il tuo desiderio.
Ma cosa succede in realtà nelle aziende, qual è la situazione effettiva?
La realtà è questa, spesso un po’ lontana dal desiderio: il controllo è una competenza che tutti dicono di voler raggiungere ma che non tutti gli imprenditori hanno.
Questo succede per vari motivi: mancanza di tempo (il principale), mancanza di strumenti, mancanza di competenze.
E allora che succede in azienda?
L’azienda va bene? Per dirlo basta il fatturato?
Entrando in tante aziende impiantiste – piccole, medie ma anche grandi – incontriamo spesso una gestione del controllo in cui la persona preposta (quasi sempre il titolare, ma anche il responsabile amministrativo) calcola il fatturato realizzato e lo confronta con quello di un altro periodo, ad esempio l’anno precedente o il trimestre precedente.
L’andamento dell’azienda – positivo o negativo – dipende quindi dal fatto che il fatturato degli impianti sia cresciuto, sia stabile oppure sia diminuito.
Ma il fatturato è una misura sufficiente per dire che l’azienda sta bene?
Dobbiamo chiederci se questo valore – da solo – riesce a rispondere a domande come:
- l’azienda guadagna?
- recupera gli investimenti fatti?
- lavora a costi competitivi?
- vende i propri prodotti e servizi al giusto prezzo?
Domande tanto delicate quanto fondamentali per eseguire un vero controllo sull’azienda.
L’obiettivo dell’imprenditore impiantista non è soltanto quello di fatturare i propri impianti!
L’abbiamo scritto in apertura: l’imprenditore (impiantista e non) deve guidare un’azienda che guadagna e, per raggiungere questo obiettivo, il fatturato – ahimè – non basta.
Oltre il fatturato degli impianti: il controllo di gestione
Il fatturato realizzato su un impianto non dice se le scelte fatte per realizzarlo sono state economicamente convenienti.
La tua azienda ha invece bisogno di sapere se hai usato le risorse nel modo più conveniente, se la tua gestione è stata efficiente, se il tuo flusso di cassa è in grado di sostenere i tuoi pagamenti, se la tua attività ti ha effettivamente fatto guadagnare, se il guadagno realizzato sulla commessa è in linea con gli obiettivi aziendali o se ci sono delle differenze.
In questo caso la tua azienda ha bisogno anche di sapere se ci sono state inefficienze di gestione e dove si sono verificate.
Tutto questo si chiama controllo di gestione.
E allora possiamo dire che per sapere come sta andando la tua azienda hai bisogno proprio del controllo di gestione (con un occhio che resta aperto sul fatturato, si intende!)
Il controllo nell’azienda impiantista: facile o difficile?
Le imprese di impianti, come sai, possono gestire commesse di diverso tipo: piccole o grandi, lunghe o brevi, semplici o complesse.
Al di là del tipo di commessa, comunque, l’imperativo resta quello di controllare i costi delle attività che vengono svolte.
In altre parole, occorre tenere sotto controllo l’avanzamento fisico dei lavori, la gestione del cantiere e i relativi costi maturati.
Ci sono però situazioni che rendono complesso il controllo dei costi. Il più delle volte le difficoltà stanno nella disorganizzazione interna (ad esempio capire chi controlla e quando) e nella mancanza di strumenti adeguati di raccolta e di analisi dei dati.
Ecco, quindi, che entra in gioco il primo elemento che – se presente – può semplificare l’attività di controllo: la presenza di un preventivo (budget) di commessa, con stime accurate di tempi, materiali e manodopera necessari.
Il budget di commessa
Parliamo allora di preventivo (o budget).
La presenza del preventivo permette di monitorare l’avanzamento dei lavori sia dal punto di vista economico che di efficienza (ad esempio nel rispetto dei tempi di realizzazione), grazie all’analisi degli scostamenti tra preventivo e consuntivo.
Possiamo dire che usare il budget di commessa significa compiere queste tre operazioni:
- stima (cioè si preventivano) in modo preciso i costi della commessa
- controllo dell’avanzamento delle attività calcolando i costi che si vanno via via a sostenere
- confronto tra i costi e i ricavi, preferibilmente nel momento in cui questi ricavi effettivamente maturano
Perché aiuta avere un preventivo di commessa?
Perché dobbiamo considerare come le aziende impiantiste gestiscono i ricavi.
Spesso si emette la fattura al cliente quando si elabora lo stato avanzamento lavori. Quello è il momento in cui maturano i ricavi, quando dunque le attività sono state svolte.
Tutto questo ci fa capire che non basta sapere qual è il valore della commessa che l’azienda fatturerà al cliente, perché quel valore (il ricavo atteso, cioè il fatturato degli impianti) potrebbe non corrispondere al valore dei costi che maturano in un certo periodo.
Lo strumento fondamentale nelle aziende impiantiste è il controllo di gestione, che permette di monitorare l’andamento dei costi diretti e indiretti, raccogliendo i dati precisi sulle attività in base al loro reale svolgimento.
I costi reali maturati ad una certa data devono essere rapportati ai ricavi reali maturati alla stessa data e poi confrontati con i dati previsionali del budget di commessa: questo è il controllo davvero efficace per dire se l’azienda sta andando bene e per evitare rischi di gestione.
Le informazioni sui tuoi impianti che puoi ottenere con il controllo
di gestione delle commesse
Per essere sicuri di aver capito quanto detto fin qui, definiamo bene il controllo di gestione:
processo di controllo che permette di misurare i risultati raggiunti dall’attività aziendale (costi e ricavi reali) rispetto agli obiettivi prefissati (budget di commessa), al fine di identificare eventuali aree da correggere e di definire le strategie dell’azienda.
In parole meno teoriche e più pratiche possiamo dire che il controllo di gestione è lo strumento fondamentale per gestire l’azienda.
Con il controllo di gestione si ottengono queste informazioni:
- il costo reale del prodotto/servizio offerto
- i costi diretti e indiretti
- il prezzo da proporre al cliente (valore della commessa)
- il rendimento del prodotto o del cliente
- l’entità dei flussi di cassa per mantenere l’equilibrio finanziario
- l’impatto di un nuovo investimento sul rendimento aziendale (es. acquisto di un’attrezzatura)
- l’efficienza del modo di impiegare le risorse
Interessante, no?
Ma facciamo il caso pratico di un’azienda impiantista che fa controllo di gestione.
I numeri dell’impiantista, oltre il fatturato: 4 indicatori che tutti dovrebbero controllare
Guardiamo oltre il fatturato degli impianti, lo abbiamo detto ripetutamente.
Passiamo all’esempio pratico:
Abbiamo un’azienda che installa impianti elettrici e domotici da circa 20 anni, con molte commesse gestite.
Il titolare è abbastanza soddisfatto perché il lavoro non manca.
Secondo lui l’azienda sta andando bene perché fattura (in modo abbastanza costante) e le squadre lavorano.
C’è però un problema di liquidità.
Spesso l’azienda si ritrova a pagare i fornitori prima di incassare.
Questo comporta un problema finanziario e l’impossibilità per l’azienda di investire in tecnologie, nuove attrezzature per far lavorare meglio gli operai.
Il fatturato attuale consente dunque a questa azienda di coprire i costi e le spese generali … e così l’attività va avanti. Ma il suo futuro com’è?
Ci sono dati e indicatori che ogni azienda di impianti dovrebbe conoscere, oltre al proprio fatturato, per capire se quello che sta facendo (o come sta lavorando) effettivamente produce risultati positivi per la crescita e la stabilità sul mercato.
Impostando un buon controllo di gestione, un’azienda come quella sopra descritta non si fermerebbe al fatturato degli impianti ma arriverebbe a controllare almeno 4 importanti indicatori:
1
Marginalità dei prodotti e servizi
Su 100 € di fatturato (valore della commessa), qual è il margine lordo di quella commessa? Cioè il margine che dovrà coprire i costi fissi, le spese generali e quelle amministrative.
2
Incidenza dei costi fissi
Su 100€ di fatturato degli impianti, quanto “pesano” i costi fissi, come i costi di struttura, i costi del personale, i costi amministrativi, ecc…
3
Correttezza del prezzo di vendita della commessa rispetto al costo
sapendo quanto costa realizzare la commessa (grazie al budget), l’azienda può sapere qual è il prezzo di vendita che non mette a rischio le finanze.
4
Il flusso monetario dell’attività
cioè la sostenibilità finanziaria della gestione delle commesse. Fatturare (anche molto) non basta per avere un’azienda stabile. Se le uscite di cassa anticipano le entrate (quindi il saldo monetario è negativo) l’azienda rischia di non poter pianificare nessuna strategia di crescita.
Impostare il controllo di gestione
Non ci dilungheremo sul processo di impostazione del controllo di gestione.
Il nostro obiettivo è farti capire quanto sia importante per la tua azienda controllare i numeri sui costi e sui flussi monetari, senza fermarti al valore del fatturato.
Accenniamo però alle 4 fasi con cui si costruisce il processo di controllo:
- Fase 1: pianificazione
è la fase in cui si definiscono gli obiettivi e i programmi di medio-lungo periodo.
Si definiscono anche i dati aziendali da controllare per rispondere alle domande del management su come sta andando la gestione aziendale. - Fase 2: definizione del budget
è la fase in cui si stabiliscono gli obiettivi quantitativi di breve periodo (programmazione) e le risorse da impiegare per raggiungerli. - Fase 3: analisi degli scostamenti
in questa fase si pone l’attenzione sul sistema di gestione dati e di reporting.
I report infatti misurano l’avanzamento del programma stabilito in fase 2.
Questa analisi permette di confrontare i risultati effettivi con il budget. - Fase 4: provvedimenti correttivi
questa fase si svolge, sia a livello operativo che direzionale, quando vengono riscontrati problemi e stalli gestionali e porta alla loro correzione.
Andiamo quindi oltre il fatturato degli impianti … sei d’accordo?
Abbiamo insistito molto su questo concetto, che è l’idea di partenza di questo contenuto.
In conclusione della nostra riflessione (… grazie per aver letto fin qui!), ribadiamo la necessità di andare oltre il fatturato che, da solo, non è una misura di benessere per l’azienda.
“Se fatturo vuol dire che l’azienda va bene e guadagna” … nulla di più sbagliato.
Certo, tutti gli imprenditori vogliono aumentare il numero di clienti e vendere impianti, ma non sempre accettare una commessa significa portare guadagno in azienda perché non sono i ricavi (o meglio non solo questi) che portano crescita dal punto di vista organizzativo, dei costi e di liquidità.
La crescita arriva dalla corretta gestione dei costi, dal rispetto delle stime, dall’equilibrio tra entrate e uscite. Solo a queste condizioni la commessa è redditizia e il fatturato non rappresenta una metrica “vuota” – o apparente – di benessere.
La buona organizzazione delle risorse, l’analisi degli scostamenti e l’equilibrio monetario sono indicazioni importanti e strategiche per decidere gli investimenti da fare o le scelte di mercato, ad esempio quella di prendere o meno un nuovo cliente.
E questi sono i benefici del controllo di gestione … irraggiungibili inseguendo soltanto il miraggio dell’aumento del fatturato.
