Benvenuto in questo articolo! Vogliamo approfondire un aspetto molto importante per tutte le aziende, quello della contabilità, e – nello specifico – come la gestione dei dati può essere agevolata usando un software contabile per impiantisti.
Gestire la contabilità in azienda può essere complesso, lo sai bene, ma con gli strumenti giusti è possibile trasformare la gestione contabile e finanziaria in un punto di forza per l’azienda.
Da imprenditore impiantista, sai infatti che il tuo lavoro è fatto di tanti particolari tecnici, progetti più o meno complessi, molte attività di cantiere da coordinare e seguire, tanti fornitori, contratti e collaboratori da gestire.
Andiamo allora a scoprire l’importanza di una corretta gestione contabile nelle aziende impiantiste e come l’utilizzo di software e strumenti contabili specifici può essere di grande aiuto. E allora …. quanto e come ti occupi della parte contabile della tua azienda?
Scoprilo continuando a leggere.
Le aziende impiantiste hanno caratteristiche che influenzano la contabilità
Le aziende impiantiste hanno delle caratteristiche specifiche, importanti da conoscere per scegliere lo strumento contabile giusto.
Partiamo dalla prima: la gestione dei progetti, che spesso sono complessi.
Le commesse di impianti possono infatti essere complesse. In questo caso, la pianificazione delle attività, l’acquisto dei materiali, il controllo delle forniture e la gestione del personale si intrecciano tra loro e richiedono un approccio contabile specifico, che conosca le procedure e le abitudini tipiche del settore.
La seconda caratteristica di questo mercato riguarda la variabilità dei costi.
Le commesse impiantistiche prevedono il calcolo dei preventivi basato sui prezzi di mercato dei materiali, sulla stima dei costi del personale e degli strumenti necessari all’esecuzione dei lavori. Spesso questi calcoli sono influenzati dalle fluttuazioni nei prezzi di materiali e attrezzature o dalle esigenze dei cantieri che possono cambiare in corso d’opera. Questa è una situazione che nel settore termoidraulico capita spesso.
Per questo c’è bisogno di una contabilità di commessa agile e adattabile, che registra e aggiorna le informazioni per ogni singola commessa.
La terza caratteristica è la durata media delle commesse, che può variare tra 3/6/12 mesi e in alcuni casi superare anche l’anno.
Questo significa che i relativi costi si producono in tutto il periodo della commessa e possono non coincidere con il momento degli incassi.
Di conseguenza l’azienda impiantista deve predisporre una previsione di cassa in base ai costi previsti, tenere sotto controllo il flusso di entrata e uscita del denaro e garantire in questo modo la propria liquidità, senza dover ricorrere a finanziamenti esterni.
Le caratteristiche uniche delle aziende impiantiste hanno un impatto diretto sulla contabilità: capire bene le dinamiche di commessa è infatti essenziale per una contabilità che non solo rispecchi la realtà aziendale, ma che gestisca anche i dati in modo utile per prendere decisioni strategiche mirate.
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Software contabile per impiantisti: consigli
Abbiamo parlato dell’importanza dei dati di contabilità.
Se sei d’accordo con quanto abbiamo scritto fin qui, sarai allora anche d’accordo sul fatto che per gestire bene la contabilità di commessa, un’azienda impiantista ha bisogno di usare strumenti contabili specifici.
Parliamo allora del software contabile per impiantisti, cioè dello strumento che permette di organizzare tutte le informazioni aziendali e di tenere sotto controllo i numeri di commessa.
Lo usi già nella tua azienda?
Vediamo le caratteristiche dei migliori software per impiantisti.
La contabilità e la gestione finanziaria
Ci sono software dedicati, come ad esempio Perfetto, che offrono funzionalità contabili avanzate:
- contabilità attiva
- contabilità passiva
- emissione e gestione dei pagamenti
- bilanci e rendiconti
- scritture contabili
- gestione dello scadenzario
- gestione delle liquidità
- fatturazione
- gestione dei costi e dei ricavi
- gestione dei rapporti di bilancio
I migliori software gestionali offrono anche funzioni evolute per la registrazione e il monitoraggio delle transazioni finanziarie:
- semplificano la categorizzazione accurata dei costi legati ai progetti
- danno una visione chiara della redditività di ciascuna commessa
- facilitano la pianificazione finanziaria e la gestione delle risorse
Da non tralasciare le funzioni di reportistica e la possibilità di integrarsi con sistemi di gestione dei materiali e dei fornitori, facilitando ad esempio le procedure di acquisto dei materiali per la commessa.
I vantaggi per l’azienda impiantista
Alla fine, per l’azienda impiantista quali vantaggi ci sono ad utilizzare un software contabile specifico e non uno genericamente dedicato a tanti settori? Ne abbiamo trovati 5.
Il software contabile per impiantisti permette:
1
la gestione finanziaria delle singole commesse, più o meno complesse
2
la tracciabilità dei costi per tipologia e commessa
3
la gestione dei contratti a lungo termine
4
precisione nella registrazione dei dati, riduzione degli errori umani e tempi di lavoro più efficienti
5
un focus più ampio sulle strategie di crescita e sviluppo aziendale
Esempi concreti di gestione contabile efficace
Abbiamo detto che la gestione contabile ha un ruolo importante: ottimizzare l’efficienza e la redditività.
Vediamo allora come la contabilità nelle aziende impiantiste – soprattutto quando fatta con strumenti specialistici – influenza positivamente la gestione dei costi.
Lo facciamo con degli esempi concreti.
Registrazione costi per commessa
Immaginiamo una commessa che riguarda l’installazione di sistemi elettrici complessi.
In questo caso, la corretta registrazione dei costi dei materiali, dei servizi di installazione e delle risorse umane è fondamentale per monitorare e controllare i costi e il rendimento del progetto.
Il software di contabilità assegna ogni transazione economica alla commessa specifica, consentendo un’analisi dettagliata dei costi associati. Il controllo è sempre aggiornato.
Ad esempio, se ci sono variazioni nel costo dei materiali, il software permette un aggiornamento immediato del budget di commessa e una revisione istantanea dell’impatto finanziario.
Lo stesso succede se variano la retribuzione delle risorse umane coinvolte nella commessa e le spese di trasporto.
Gestione dei tecnici e della manodopera
Pensiamo a un’azienda impiantista con diversi cantieri in corso contemporaneamente.
La contabilità consente di registrare in modo preciso le ore lavorative e i salari dei dipendenti associati a ciascuna commessa. Questo permette di monitorare il costo del lavoro in modo dettagliato, fornendo informazioni preziose per l’ottimizzazione delle risorse umane e la pianificazione dei progetti futuri.
Suddivisione dei costi per tipologia e per commessa
È fondamentale classificare tutti i movimenti contabili per tipologia, per avere una visione dettagliata delle spese e delle entrate.
Ad esempio, se una commessa richiede l’uso di materiali specifici, la contabilità dovrebbe consentire di tracciare gli acquisti di materiali, monitorare gli inventari e assegnare i costi direttamente alle commesse che usano quei materiali. Questo facilita la gestione degli approvvigionamenti, la prevenzione delle carenze e l’ottimizzazione della spesa per i materiali.
Gestione fatturazione e incasso
Un aspetto critico per le aziende impiantiste è la corretta fatturazione dei lavori e la riscossione dei crediti.
La contabilità per impiantisti agevola la generazione di fatture dettagliate, associate a commesse specifiche, e offre un sistema di monitoraggio dei pagamenti. Questo aiuta a garantire flussi di cassa regolari e la tracciabilità delle entrate per ogni commessa.
Analisi della marginalità
Un sistema contabile specifico per impiantisti permette l’analisi della marginalità di ogni commessa.
Si calcolano quindi i costi totali rispetto alle entrate generate, consentendo una valutazione precisa della redditività di ogni progetto o di ogni cliente.
Consigli pratici per una contabilità accurata
Per garantire una contabilità precisa e affidabile nelle aziende impiantiste, è essenziale adottare alcuni consigli pratici. Quelli che ti diamo qui sono quattro.
1
Utilizza un software contabile specifico
investire in un software contabile per impiantisti può facilitare la gestione di transazioni complesse, la suddivisione dettagliata delle spese e la generazione di report personalizzati. Con questi strumenti registri precisamente entrate e uscite (e le controlli), e semplifichi il processo di compilazione delle dichiarazioni fiscali.
2
Integra contabilità e gestione delle commesse
assicurati che il sistema contabile che usi sia integrato con le procedure di gestione delle commesse per consentire un flusso efficiente di tutti i dati aziendali. Solo in questo modo diventa possibile monitorare i costi in modo preciso e sincronizzare le informazioni finanziarie e le attività operative. Questo, ad esempio, lo trovi in Perfetto.
3
Aggiorna regolarmente il sistema contabile
devi scegliere un sistema che si aggiorna con frequenza. Come sai, cambiano le normative e le dinamiche di mercato. Mantenere il sistema aggiornato ti permette di gestire l’azienda basandoti su dati affidabili, sicuri e coerenti con il mercato che cambia.
4
Esegui una conciliazione periodica
eseguire regolarmente una conciliazione tra i dati contabili e le transazioni bancarie mette in evidenza – se ci sono – le differenze o gli errori nelle informazioni finanziarie. La conciliazione periodica contribuisce a mantenere l’integrità dei registri contabili e a identificare tempestivamente eventuali anomalie.
Conclusione – la gestione contabile nelle aziende impiantiste non è solo una pratica amministrativa
La contabilità è uno strumento di controllo indispensabile nell’azienda di impianti.
Perché?
Perché parliamo di aziende in cui c’è un lavoro complesso da svolgere, tante attività da coordinare e soprattutto costi da pagare.
Spesso i lavori sono molteplici e vengono realizzati in contemporanea, richiedendo investimenti continuativi per riuscire a garantire sia la copertura dei costi, sia l’organizzazione dei tecnici, sia l’efficienza operativa del cantiere.
Senza un dettagliato controllo della situazione economica aziendale e del flusso di cassa, la gestione diventa molto complessa. Pensiamo, ad esempio, alla gestione delle emergenze, come i ritardi nella consegna dei materiali, dilazioni nei pagamenti o i disagi legati al funzionamento degli impianti installati.
Se non c’è un buon software contabile per impiantisti, come si affrontano queste situazioni?
Investire nell’ottimizzazione della gestione contabile rappresenta un elemento chiave per mantenere la solidità finanziaria, fornire una base solida per prendere decisioni strategiche e garantire la conformità alle normative fiscali e contabili.
Fatture, liquidità, costi, ricavi, margini, preventivi, lavori in corso, fatture da incassare e da saldare: la contabilità diventa un alleato potente per le aziende impiantiste.
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