Nel settore dell’impiantistica, efficienza operativa e gestione commesse sono le parole che tecnici e direttori dei lavori dicono tutti i giorni.
Una commessa, infatti, rappresenta un contratto o un accordo per la realizzazione di un progetto specifico, che in questo mercato consiste nell’installazione di impianti industriali, civili o edili.
La commessa è quindi il cuore di ogni attività impiantistica, il principale strumento per pianificare le attività e le risorse, definire gli obiettivi da raggiungere e controllare il rendimento.
Di cosa vogliamo parlare allora?
In questo articolo cerchiamo di capire perché la gestione della commessa (dal punto di vista contabile ed economico) è tanto importante.
Ti presentiamo 10 regole d’oro, cioè i pilastri su cui dovresti costruire la tua strategia, indipendentemente dalla dimensione o dalla complessità delle commesse che stai realizzando.
Gestione commesse: le 10 regole d’oro
Quante commesse realizza la tua azienda in un anno?
Tante o poche, lunghe o brevi poco importa … è sempre fondamentale organizzare il lavoro con efficienza, che siano risorse, materiali, tempi.
Una gestione commesse efficace, infatti, non solo migliora la tua reputazione e le tue relazioni con i clienti, ma ottimizza anche le risorse, aumenta la produttività, ti garantisce liquidità e, alla fine, contribuisce al successo a lungo termine della tua impresa.
Senza farla troppo lunga, entriamo in dettaglio nelle 10 regole d’oro per il tuo impianto:
- definisci obiettivi e scadenze
- pianifica risorse e materiali
- assegna ruoli e responsabilità
- registra contabilmente tutte le spese
- monitora costantemente costi e avanzamento
- gestisci le problematiche
- comunica con il cliente e con la squadra di lavoro
- struttura una reportistica di controllo
- assicura la qualità del tuo impianto
- valuta il rendimento di commessa
- utilizza l’esperienza per migliorare le gestioni future
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Regola 1: definire obiettivi e scadenze
La base di una gestione commesse efficace è la definizione chiara e precisa degli obiettivi.
Prima di iniziare qualsiasi progetto, è essenziale che tu e la tua squadra abbiate chiaro ciò che il cliente richiede e ciò che si aspetta quando consegnerai la commessa.
OBIETTIVI CHIARI: specifici, misurabili, realistici e vincolati nel tempo. Dovrebbero essere definiti in modo tale da non generare ambiguità.
Un esempio?
Invece di “migliorare l’impianto”, un obiettivo chiaro potrebbe essere “aumentare l’efficienza dell’impianto del 15% entro sei mesi”.
Una cosa molto importante per seguire questa regola è il coinvolgimento del cliente nella definizione degli obiettivi. Infatti, capire bene le sue aspettative e le sue necessità è fondamentale per fornire un servizio di qualità e soddisfarlo.
Puoi avere bisogno di “documentare” gli obiettivi. In questo caso produci una documentazione dettagliata degli accordi presi e condividila con tutta la squadra coinvolta nei lavori. Permetterà a tutti di lavorare verso gli stessi obiettivi, quelli appunto definiti con il cliente.
Regola 2: pianificazione di risorse e materiali
Parliamo di pianificazione accurata, indispensabile perché l’esecuzione dei lavori avvenga nel miglior modo possibile.
Una pianificazione ben strutturata è una guida chiara per i tecnici in cantiere e aiuta a evitare problemi costosi e ritardi.
PIANO DI PROGETTO: inizia da qui, crea un piano di progetto dettagliato (utile, in questo caso, realizzare il diagramma di gantt). Questo piano deve includere la sequenza di attività, specificare quali risorse impiegare nella commessa, i tempi di esecuzione, scadenze realistiche, l’assegnazione dei ruoli, il budget economico.
Anche in questo caso è bene condividere il piano con tutta la squadra di lavoro coinvolta e, soprattutto, pensare che la pianificazione non è statica. Va infatti monitorata e, se necessario, adattata in risposta a cambiamenti o imprevisti in corso di avanzamento.
Regola 3: assegnazione ruoli e responsabilità
Una commessa è un progetto su cui lavorano più persone. Va da sé quindi che la loro gestione e il controllo dei loro ruoli è un aspetto critico.
ASSEGNAZIONE DELLE COMPETENZE: Assegna le persone giuste alle mansioni adeguate in base alle loro competenze ed esperienze. Questo massimizza l’efficienza del cantiere e riduce gli errori.
Persone ma non solo … in una commessa le risorse sono anche le attrezzature e i materiali, anche queste da definire in anticipo e da distribuire ai tecnici in modo adeguato.
Un consiglio importante che ti diamo su questo aspetto è quello di comunicare.
Mantieni una comunicazione continua e regolare con la squadra riguardo ai compiti da svolgere. Se ci sono cambiamenti o nuove esigenze, condividili subito per far procedere il progetto senza intoppi rispettando le scadenze.
Regola 4: registrazione e monitoraggio constante
Esegui una commessa, controlla che l’avanzamento dei lavori proceda secondo la pianificazione e le aspettative.
SISTEMA DI MONITORAGGIO: è importante implementare un sistema di monitoraggio che ti permetta di tenere traccia dello stato della commessa in tempo reale. Di solito si utilizzano strumenti come i software gestionali specializzati appunto sulla contabilità (generale e di cantiere) e sul controllo di commessa.
Possono essere utili gli indicatori chiave di performance specifici per la commessa. Questi KPI dovrebbero essere in linea con gli obiettivi prefissati e ti aiuteranno a valutare il successo del progetto.
Regola 5: gestione delle problematiche
Durante la commessa possono insorgere cambiamenti imprevisti e problematiche, lo sai già. Essere pronti a adattarsi e mostrare flessibilità è una delle regole più importanti per affrontare queste situazioni con successo.
PIANIFICAZIONE CONTINGENTE: prevedi piani di gestione per le situazioni più comuni o per le problematiche che potrebbero emergere durante la commessa, che magari ti sono già capitate. In sostanza devi abituarti a prevedere azioni specifiche da intraprendere in caso di imprevisti.
La capacità di rispondere prontamente ai cambiamenti e di trovare soluzioni creative può diventare un vantaggio competitivo nel settore dell’impiantistica.
Regola 6: comunicare con il cliente
Parliamo di comunicazione efficace nella gestione delle commesse.
È infatti importante comunicare in modo chiaro e regolare con il cliente.
COMUNICAZIONE CON IL CLIENTE: informalo sugli sviluppi dei lavori, sulle le scadenze e gli eventuali problemi in atto. Ascolta attentamente le sue preoccupazioni e le sue richieste.
Se lo fai, contribuisci alla trasparenza, alla fiducia e alla collaborazione nella squadra di lavoro e con il cliente. Sempre meglio evitare fraintendimenti, errori e malintesi, non credi?
Regola 7: documentazione e reporting
Una reportistica ben strutturata per ogni singola fase della commessa è cruciale per monitorare l’andamento dei lavori, condividere informazioni con i tecnici e mantenere il cliente informato. Come pure sono importanti i documenti di cantiere, che devi avere sempre aggiornati.
I REPORT CHE TI SERVONO: identifica i tipi di report necessari e gli indicatori (KPI) che devono mostrare. Questi potrebbero includere report di avanzamento, report finanziari, report sulla qualità o sull’impiego delle risorse.
La reportistica è uno strumento prezioso per la gestione delle commesse, perché ti offre una visione chiara dello stato delle attività e ti fa prendere decisioni informate.
Regola 8: assicurare la qualità
Il controllo di qualità è essenziale per l’azienda di impianti.
Significa che l’impianto rispetta gli standard richiesti.
Un’azienda impiantista sa che la qualità dell’impianto dipende dalla qualità dei materiali e dei componenti utilizzati.
Per questo, nella gestione della commessa, questa regola è fondamentale e si applica dalla scelta dei fornitori, all’ordine di materiali, alla verifica dei prodotti in uso, al collaudo finale.
CONTROLLO DI QUALITA’: include ispezioni regolari e test per verificare che tutti i componenti dell’impianto siano sicuri, efficienti e conformi alle specifiche concordate.
È la regola che ti fa prevenire errori costosi e ti fa mantenere la reputazione dell’azienda per la qualità del lavoro svolto.
Regola 9: valutazione del rendimento
Al termine dei lavori non puoi non applicare questa regola: analizzare i risultati ottenuti.
È molto importante per il miglioramento della gestione commesse.
Qualsiasi azienda di impianti, infatti, lavora per produrre un margine economico sulla commessa.
ANALISI DEI RISULTATI: valuta i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi stabiliti. Cosa è stato raggiunto e in che misura? Quanti costi effettivi rispetto al budget? Qual è il feedback del cliente?
Identifica eventuali scostamenti di obiettivi e costi e anche le cause che li hanno generati.
Questo è il momento ideale per apportare correzioni e perfezionamenti.
Regola 10: favorire il miglioramento continuo
Questa ultima regola viene a braccetto con la precedente, la 9.
Infatti, la valutazione del rendimento si inserisce nel ciclo di miglioramento continuo dell’azienda.
Cosa significa?
Che le lezioni apprese da una gestione conclusa vengono applicate nei progetti successivi.
ANALISI DEI PROCESSI E MIGLIORAMENTO: identifica inefficienze, sprechi, attività superflue nelle commesse gestite e lavora per migliorare la gestione delle prossime commesse.
I miglioramenti introdotti con questo processo sono proprio quelli che rendono più efficiente la tua strategia di gestione delle commesse.
MyPerfetto: il software per ottimizzare la gestione della commessa
Quante regole e quanti consigli!
Ma come applicarli? E come fare in modo che la tua azienda di impianti possa effettivamente gestire la commessa nel modo più completo, accurato, efficiente?
Ti parliamo a questo proposito di Perfetto, il software verticale per impiantisti.
Perfetto è una soluzione completa per controllare il rendimento, l’organizzazione, il margine e le inefficienze di commessa e applicare – più o meno – le 10 regole d’oro che abbiamo visto.
In particolare, Perfetto ti offre 4 strumenti per gestire la commessa:
CENTRO DI CONTROLLO
Lo strumento che rende semplice l’analisi a colpo d’occhio dei principali indicatori di commessa: costi, spese, margine, produttività, ricavi, anomalie.
Il controllo è in progress, non solo a chiusura dei lavori!
TREND MENSILE COSTI
È una finestra sempre aggiornata e sintetica sulle attività di cantiere in corso e sulla loro rendicontazione. Tutti i dati più importanti per tenere l’azienda sempre davanti agli occhi.
HELP BOX
È la guida grafica per usare e capire correttamente i dati di Perfetto e accedere ai documenti gestionali. Spesso chi utilizza un software gestionale per le commesse vuole essere sicuro di farlo nel modo migliore. L’help box ti aiuta a leggere e capire sempre i tuoi dati di commessa.
PROSPETTO INCASSI E PAGAMENTI
Questo strumento rende disponibile e chiara la situazione degli importi incassati e da incassare per commessa. Un aiuto per la tua gestione finanziaria.
Che si tratti di commesse consegnate, chiuse, aperte, ancora in progress o preventivi in attesa … è sempre necessario calcolare e controllare costi diretti, indiretti, spese generali, tempi di lavoro, impiego delle risorse, scadenze finanziarie.
È sempre necessario avere strumenti utili per la migliore gestione della marginalità di commessa e dell’efficienza operativa del cantiere.
Cosa ti serve ancora per scoprire Perfetto per la tua azienda?
